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CHAPTER 3 基本編〜タスクを予定通りにこなす〜|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

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Chapter03基本編〜タスクを予定通りにこなす〜

複数のタスクを段取りよくこなし、予定通りに終わらせることは、時間管理の基本。このページでは、時間管理に関する"基本的な悩み"を解決しながら、解説します。

Question 1 タスクがどんどんたまってしまいます

ToDoリストを作成しているおかげで漏れはなくなったが、残業時間は減っていないし、できなかったタスクがどんどんたまる……。

Answer 1 優先順位をつけても、全体の仕事の量は減らない

「仕事に優先順位をつける」ことを、時間管理術の一つとして重視している人は多いようですが、そのこと自体にあまり意味はありません。なぜなら、優先順位をつけても、全体の仕事量は減らないからです。

また、どの仕事が重要か考え、順位をつけることにある程度時間がかかるため、余計に時間がかかってしまう可能性もあります。

タスクに優先順位をつける必要はなく、期日に間に合うよう、週ごとに「どのタスクをいつやるか」を決めます。どうしても仕事量が多すぎる場合は、「このタスクはやらない」という取捨選択もしましょう。

タスクとアポイントメントは一緒に予定に組み込む

また、ToDoリストは、ポストイットなどに書いてパソコンに貼るよりも、アポイントメントといっしょに手帳に書き込むといいでしょう。こうすると、その週の仕事の流れと、各日の仕事量が一目で把握できます。具体的な書き方については、下の画像例を参考にしてください。

クリックで拡大します。

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Question 2 突発的に予定が崩れてしまいます

せっかく1日の予定を立てても、突発的な仕事の依頼や電話などがあると、予定がすべて崩れてしまうのですが……。

Answer 2 余分な時間を十分に確保して予定を立てる

突発的な仕事依頼や電話連絡、返信が必要なメールなど、予定外の仕事は、どんな職種の人にも必ず発生するものです。予定外の仕事に対応するには、タスクを詰め込みすぎず、1、2時間の余裕を残しておくことが大切です。

こうしておけば、予定外の仕事も含めて終業予定の時刻までに終えることができます。突発的な仕事が多ければ、今日やる予定のタスクの一部を翌日に回し、逆に時間が余ったら、明日やる予定のタスクを先にやっておくなど、状況に応じて柔軟に対応するといいでしょう。

私の場合、新しい仕事が入ったら『その場でやるか、その場でスケジュールに書くか』のどちらかに徹底しています。すぐに対応しなければいけない案件や、メールの返信など5分以内で終わることはその場でやってしまい、期日まで余裕がある案件は、その場で「いつやるか」を決めてタスクとしてスケジュールに加えておきます。

こうすれば漏れも生じませんし、後で該当のメールを探し直して確認する必要もありません。

Question 3 スケジュール帳、いつも挫折してしまいます

時間管理に役立つと評判のスケジュール帳を購入しても、いつも途中で挫折してしまいます……

Answer 3 ウィークリータイプがオススメ

人気のスケジュール帳が必ずしも自分に合うとは限りません。時間管理のために開発されたスケジュール帳の中には、1日の予定を複雑な手順で書き込む設定になっているものが多いようです。

ちゃんと実践できれば理想的な時間管理ができるかもしれませんが、マメな人でないと使いこなせない可能性もあります。

スケジュール帳を選ぶ際は、中身をよく見て、自分の性格や仕事内容にあったものを選ぶことが大切です。とは言え、スケジュール帳の種類はあまりに豊富なので、どれが自分に合うのかは使ってみないと分からないもの。

個人的にどんな方にもおすすめなのは、Question1で紹介した画像のような、1週間の予定が見開きで見渡せるウィークリータイプ。タスクも書き込めるスペースがあるとベストです。

マンスリータイプでは書き込むスペースが少ないですし、デイリータイプは、ページをめくらないとその週の予定が把握できません。

チャレンジ!1週間のタスク管理を実践

普段の手帳でアポイントメントを管理し、タスク管理はToDoリストで行っているタカハシですが、「1週間の予定が把握しやすい」と言う水口先生考案のスケジュールシートで時間管理にチャレンジしてみました。

先生のアドバイスを踏まえて、アポイントメントとのバランス、時間配分を考えながら、この週でやるべきタスクを各曜日に記入します。

タカハシが実際に書いたスケジュール

水口先生写真

水口先生の評価

「基本はOK。リソース(使える時間)の中で、タスク、アポイントメントをバランスよく配分して無理のない予定を立てていると思います。細かいアドバイスは上の図を見て下さい。」 (水口先生)
タカハシ写真

タカハシの感想

「今までは、スケジュール帳とPCに貼ったToDoリストを見比べないと、その日の仕事量やその週の仕事の流れが把握できませんでしたが、この書き方だと、どちらも一目瞭然。いちいち確認する手間も省けるし、落ち着いて仕事に集中できそうです。」(タカハシ)
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水口和彦先生写真
水口和彦先生
Kazuhiko Mizuguchi
プロフィール
「時間管理」を専門とする数少ない研修講師・コンサルタント。(有)ビズアーク取締役社長。同社にて研修・講演・執筆・コンサルティング活動を行っている。『たったこれだけのことで! 仕事力が3倍アップする時間活用術』、『情報整理達人7箇条』など、数多くの著書を出版。
(有)ビズアークHP
student
タカハシ写真
生徒のタカハシです。
最近、徐々に仕事が増えてきたので、今実践している時間・タスク管理がこれからも通用するか、ちょっと心配。今のうちに、効率的で無理のない時間管理術をマスターしておきたいです。

本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、日立ソリューションズまでお問い合わせください。

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