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Chapter7 段取りとコミュニケーション|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

仕事の効率アップに必要なのは、真の〝段取り〟だった 成果に差をつける「段取り力」 仕事の効率アップに必要なのは、真の〝段取り〟だった 成果に差をつける「段取り力」

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Chapter07段取りとコミュニケーション

仕事を円滑にすすめるために行う「段取り」。しかし、せっかく「段取り」をしっかりしても、周りの人との連携がうまく取れなければビジネスはスムーズに動きません。
仕事は「団体戦」です。団体で仕事をする以上、お互いの「コミュニケーション」が円滑でなければ仕事は上手く進まないでしょう。連携や根回しも含め、チームのメンバーとの間でどれだけ協力関係を築けるかが「段取り」のポイントとなります。

メンバーとのコミュニケーションを円滑にするコツ

メンバーとのコミュニケーションを円滑にするコツ

リーダーとしては、自分の仕事をどうやって効率的に進めるかを考えるのと同時に、メンバーとのコミュニケーションにも細心の注意を払う必要があります。 そうしてチームとしての目標を達成すること、メンバーを育てることが大切です。
では、どうすればコミュニケーション力が向上するのでしょうか? 基本的なことではありますが、下記のことに留意してみましょう。

「挨拶」や「声掛け」をし、笑顔で接する

コミュニケーションの多くは、言葉以外の要素によってメッセージが伝わっています。顔つきや表情をはじめとした「非言語メッセージ」をまず重視していきましょう。
また、挨拶や声掛けは「簡単なこと」と思うかもしれませんが、挨拶や声掛けをされたメンバーにとっては「存在を認識してもらえた」という気持ちになり、信頼関係を築いていくための第一歩となります。

メンバーに仕事を頼むときは、都合を確認してからにする

リーダーの中には、メンバーに仕事を頼むとき相手の都合も聞かないまま「これ、今週中によろしく!」などという人がいます。 これでは、一方的に要望を押し付けているだけで、相手の都合を聞くという「双方向のコミュニケーション」がとれていません。こういう仕事の依頼では、メンバーとの段取りを狂わせることになってしまいます。
「上司の権限によってメンバーへ仕事の命令をする」という意識を変え、相手の都合を聞いてから「依頼をする」という考えを持ちましょう。「相手のことを考える」点が段取りには不可欠です。

「根回し」も「段取り」の一部

まず、「根回し」と「駆け引き」とは異なります。「根回し」とは、交渉や会議などを上手く運ぶために、あらかじめ手を打っておくことです。 駆け引きのように相手を出しぬき、自分に有利になるように処置することではなく、関係者とのコミュニケーションによってお互いに良い関係を保ちながら、より良い合意を得るための段取りといえるでしょう。

根回しは、次のようなことのために行います。

事前の情報収集 計画などの発表前の情報提供 会議の前の下打ち合わせ 共通認識づくり

関係者とのコミュニケーションを十分に取り、ミーティングや意思決定のための会議に挑む前には根回しを行っておくこと。これも大切な「段取り」なのです。
また、リーダーの立場であっても、コミュニケーションの基本的な部分の重要性は変わりません。過去の「オトナのたしなみ実践編」コンテンツも参考にしてみてください。

「聞く力」を伸ばすトレーニング
http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/tashinami2/hearing/

メンバーの仕事を把握し「ホウ・レン・ソウ」をしやすい雰囲気を作る

メンバーの仕事を把握し「ホウ・レン・ソウ」をしやすい雰囲気を作る

「報告」「連絡」「相談」……いわゆる「ホウ・レン・ソウ」は職場におけるコミュニケーションの〝核〟と言えるもの。 しかし、リーダーが「『ホウ・レン・ソウ』をするようにしましょう」と言っただけでは、すぐできるようにはなりません。
メンバーに「ホウ・レン・ソウ」をする気にさせるには、まずそれをしやすい雰囲気や環境を作ることが必要です。そのためには、次のようなちょっとした声掛けを行いましょう。

1メンバーの仕事に関心を示す一言を伝える

「どう、うまく進んでいる?」「何か困ったことがあったらいつでも相談にのるよ」

2仕事の中身をよく見て、褒めるところははっきりと褒める

「うまくいっているね、この部分なんか特にいいよ」「予定より早く出来たね。品質的にもOKだ」

3不十分な場合は、具体的にアドバイスする

「ここはもう少し掘り下げてほしいな」「このデータを別な角度から分析できないかな」

4ねぎらいの言葉を添える

メンバーが報告などに来たら「お疲れさま」「ご苦労さま」の一言を。さらに、仕事の手を止めてメンバーの話を聞くことも心がけましょう。

  • 「ホウ・レン・ソウ」をするためのしくみやルールを作る

「ホウ・レン・ソウ」を行うにはタイミングが大切です。しかしそれをつかめず、つい後回しにしてしまうメンバーもいます。 そういったことを改善するために、「ホウ・レン・ソウ」をルーチンワークにしてしまうという方法もあります。
例えば朝礼やチームのミーティング、個別ミーティングの時間に「ホウ・レン・ソウ」を組み込めばルーチン化しやすくなります。 さらに、報告のタイミングは仕事が終わった時の「完了報告」だけでなく、予定より時間がかかりそうなとき、予定よりも早く終わりそうなとき、また特に長期に渡る仕事を任せた時などにおける「中間報告」も必要なことを教えておきましょう。

多数の人と一緒に働く「職場」だからこそ、コミュニケーションの重要度は増していきます。苦手意識を持っている人は些細なことからでもいいので、まずは実践してみましょう。

次は「人員を見積もる方法」をご紹介します。

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公開日:2015年3月9日

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