就業管理システムとは？必要性や選定基準を詳しく解説

就業管理システムとは？

就業管理とは、社員の出欠勤や休暇取得などの勤怠情報を把握し、法令に基づいた企業の就業規則が守られているかを確認し、管理することです。これらの管理記録に基づいて、多様な働き方をする社員の健康管理や給与・残業代の計算がおこなわれるため、就業管理は正確性・確実性・柔軟性が求められる業務といえます。

つまり就業管理システムとは、社員の出勤時刻や休憩時間、退勤時刻、休暇取得状況などを適正に管理するシステムのことです。業種・規模を問わず、近年の多様な雇用形態や勤務形態にも対応し、これまで紙ベースの手作業で起こりがちだった課題を解決できるITツールとして、さまざまな企業の人事戦略・経営戦略に活用されています。

似たような意味で用いられる「勤怠管理」とは、社員の労働時間の管理を指すもので、数字面における管理がメインとなります。労働時間に限らず、社員の心身の状態まで把握し守ることが就業管理とされており、勤怠管理はその中に含まれるといえますが、実際の使い方に大きな違いはなく、ほぼ同様の意味として考えてよいでしょう。

就業管理システムの必要性

働き方改革への対応やコロナ禍における労働環境の整備などにより、多くの企業が導入を進めている就業管理システム。複雑な作業や工数が多く、人事部門に過度な負担がかかっているなど、以下にあげるような課題が顕在化している企業においては、適正な就業管理をおこなうためにシステムの導入が必要になると考えられます。

ただし、社員数が少ない企業ではシステムを導入するよりも、エクセルやアナログな管理方法の方が手間をかけずに管理しやすい場合もあるでしょう。システムの導入については、自社の状況に合わせて検討が必要です。

就業管理における企業の主な課題は次の5つです。

これらに加え、2019年の労働安全衛生法改正で「客観的方法による労働時間把握」が義務化され、社員の自己申告による記録だけでは法的な要件を満たさなくなったことも、就業管理システムの必要性に大きく関連しています。罰則規定はないものの、社員の労働時間を把握していない場合は法令違反となり、是正勧告の対象となります。

法令を遵守した適正な就業管理をおこない、業務効率化による人事部門の負担軽減や組織のパフォーマンスの最大化につなげるためには、客観的かつ正確に記録・管理ができる就業管理システムの導入が必要不可欠となるでしょう。

就業管理システムの選定基準

就業管理システムの導入は、自社に合ったシステムの選定が大変重要になります。

導入に成功すれば、これまでの企業課題が解決し、多くのメリットを得ることができますので、就業管理システムを選定する際には、次にあげる導入形態と選定基準を踏まえて検討を進めていきましょう。

就業管理システムの導入形態

就業管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つのタイプがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、社内にサーバーやシステムを構築し、自社で管理・運用する形態をいいます。クラウド型よりも多くの導入コストがかかるものの、自社で機能を自由にカスタマイズできるメリットがあります。オンプレミス型の就業管理システムは、社内ネットワークが既に整備されていて、専門性の高い情報システム責任者などが在籍する場合に適しているでしょう。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供事業者が管理・運用するサービスを、インターネット経由で利用する形態をいいます。社内にサーバーを設置する必要がないために導入スピードが速く、法改正などにもスピーディーに対応できるメリットがあります。クラウド型の就業管理システムは簡単かつ短期間での設定が可能なため、初めてのシステム導入にも適していますが、導入の際にはセキュリティ対策が万全なサービスを選択することが重要です。

就業管理システムを選定する基準

就業管理システムの選定基準には次の4つが挙げられます。

対応する企業規模

業種にかかわらず、自社の環境や規模に合った就業管理ができるシステムが基準となります。企業規模が大きくなると就業規則も多様化・複雑化してくるため、システム選定の際には自社の就業規則に対応できるかという観点が必要です。また、サービス事業者の経験や実績も重要なポイントです。検討中のサービス事業者に「自社と同規模の導入実績があるか？」を確認してみるのもおすすめです。

外部システムとの連携

自社で既に導入している給与計算システムや経費精算システム、モバイルデバイスなど、さまざまな外部システムとの連携が容易にできることも選定基準の一つに挙げられます。CSVファイル出力にも対応し、労務管理や健康管理、スケジュール・シフト管理などの業務に加え、社員情報や承認状況の管理なども一元化できるシステムを選ぶことがポイントです。

機能と操作性

ひと目で必要な情報が把握できるような使いやすさと、自社の運用に適した機能を兼ね備えた就業管理システムであれば、操作する社員と管理する人事部門の両方の負担が軽減します。また、リアルタイムに勤怠を把握することが可能になれば、サポートが必要な社員にもスムーズにフォローをおこなうことができます。

サポートの充実度

新たなシステムの採用により組織内で混乱が起こらないよう、システム導入の決定直後から導入後まで、継続的に充実したサポートが受けられるサービスが理想的です。定期的・継続的な機能改善をおこなっている就業管理システムであれば、市場環境や法制度の変化にも柔軟かつスピーディーに対応できるでしょう。

システムの選定について、さらに詳しく知りたい方はこちら
【保存版】勤怠管理システムの教科書～選び方編～

就業管理システム導入のポイントや注意点

就業管理システム導入のポイントは、ツールの「操作性・使いやすさ」にこだわることです。せっかく導入したシステムでも、社員がうまく使いこなせなければ適切な就業管理がおこなえず、導入前よりも業務負担が増えてしまう可能性があります。

システム導入においては、情報システム選任者がいなくても簡単に使えるような、誰にとってもわかりやすい設計のサービスを選ぶことが重要です。社員一人ひとりが迷わずに直感的に操作できるユーザーインターフェイスであれば、システムによる就業管理が社内にスムーズに定着するでしょう。これまで自社に起こりがちだった人事課題・企業課題の解決に加え、組織・個人のパフォーマンス向上にも期待が持てます。

また、システム導入には一定のコストがかかるため、コストをかけても導入を進めるべき理由を明確にしておくことも大切です。まずは自社に潜在している課題を洗い出し、導入後のコストパフォーマンスはどのくらいか、導入前と導入後でどれだけ業務を効率化できるのかなど、システムによる費用対効果を比較・検討するとよいでしょう。

システム活用で就業管理の課題を解決しましょう

就業管理システムとは、社員の出欠勤や休暇取得状況などの勤怠に加え、就業規則が適正に守られているか確認する作業をITの活用によって運用できるシステムをいいます。就業管理システムの導入を成功させるためには、システムの導入形態や選定基準について十分に理解したうえで、その成果や費用対効果を比較・検討し、自社に最適なサービスを選ぶことが大切です。

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