勤怠管理システムとは？
導入目的からメリット・デメリットまで解説

勤怠管理システムとは？

規模や業種を問わず、従業員を雇用するあらゆる業態の企業において必要となる勤怠管理。2019年より働き方改革の一環として改正労働基準法が施行され、従業員の労働時間を把握することが義務化されました。これにより、企業活動にとって勤怠管理がますます重要な業務となり、よりいっそう適切な管理が求められるようになったといえます。

勤怠管理とは、使用者が従業員一人ひとりの勤怠情報を把握し、その情報を記録・管理することをいいます。具体的には「労働日ごとの出勤時間と退勤時間」「遅刻・早退」「休憩時間」「欠勤日」「残業時間や休日出勤」「深夜労働」「有給休暇の取得日数と残日数」「振替休日・代休」などを管理します。

このような勤怠管理の業務全般を支援するツールが「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムには、インターネット上でサービスを使用する「クラウド型」と、自社でサーバーを用意しソフトウェアをインストールして使用する「オンプレミス（パッケージ）型」があります。

煩雑で複雑化しがちな勤怠管理業務を客観的かつ適切におこなうために、またこれまでの勤怠管理で生じていた課題を解決するために、多くの企業が有効な管理方法として勤怠管理システムを活用しています。

勤怠管理システムの導入目的

2017年に厚生労働省が公表した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』では、勤怠管理の方法として「使用者自らが直接始業時刻や終業時刻を確認すること」または「タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに、始業と終業の時間を確認・記録すること」と定めています。

労働時間に関する記録は資料として5年間の保存が義務づけられており、出勤簿やタイムカードなどで管理する場合は紛失のリスクを考え、保管場所に注意する必要があります。

また、煩雑な勤怠情報をエクセルで管理する場合は、入力ミスや集計ミスを防ぎ、多様な勤務形態に対応した正しい給与計算をおこなわなければなりません。勤怠管理は一人ひとりの勤怠情報を記録するだけにとどまらず、その情報を収集・分析し、法令を遵守しているか、労務管理上問題がないかを確認する作業も必要です。正確な勤怠管理ができていなければ、従業員に正確な給与が支払われなかったり、過重労働を未然に防止できないなど、コンプライアンス違反に発展するおそれがあります。

これらを踏まえると、企業が客観的かつ適正な勤怠情報の管理・運用をおこなっていくためには、高度な領域までサポートしてくれる勤怠管理システムの導入が必要不可欠といえるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

勤怠管理システムの導入には、さまざまなメリットとデメリットが存在します。
システム導入を検討する際は、メリットだけでなく、導入によって起こり得るデメリットや注意点についてもあらかじめ把握しておくことが大切です。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムの導入メリットには以下が挙げられます。

正確な勤怠管理で多様な働き方に対応できる

働き方改革の推進により、テレワークや在宅勤務、時短勤務、フレックスタイム制などのさまざまな勤務形態・制度が拡充しました。多様な働き方が増えた分、従業員一人ひとりの勤怠情報の把握や労働時間の計算が複雑化し、勤怠管理をおこなう担当者の負担が増大している状況です。勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードやエクセルなどで起こりがちな手入力によるミスを防ぎ、正確な勤怠管理をおこなうことができます。

勤怠管理業務を効率化できる

従来のアナログな勤怠管理方法では、ミスや漏れを防ぐために担当者が何度もデータをチェックする作業が発生し、上長の承認・申請なども含めた対応によるタイムロスが生じがちでした。勤怠管理業務のスピードアップや残業規制、労働時間の削減をめざすためには、複雑な計算に対応可能で業務を自動化・効率化できる勤怠管理システムの導入が有効です。

コンプライアンス違反を防ぐ

企業は、労働基準法などの法律と労働条件が社内で守られているか確認し、従業員の働き方を適正に管理しなければなりません。法令に違反している場合は、労働基準監督署から指導を受けたり、労使トラブルに発展したりするおそれがあります。

例えば、勤怠管理が適正に行われていなかったために残業代の未払いが発覚したり、従業員の過重労働による事故が発生したりすると、企業のブランドイメージや社会的な評価を落とすことにもなりかねません。勤怠管理システムを導入すれば、最新の法改正にも迅速に対応でき、コンプライアンス違反を防げるメリットがあります。

不正やトラブルを未然に防ぐ

勤怠管理システムを活用すれば、タイムカードやエクセルの勤怠管理で起こり得る従業員の不正打刻の発生を防ぎ、会社の労務管理体制を整えることができます。システムにより現場の状況を常に「見える化」し、リスクマネジメントを徹底すれば、データ改ざんなどのトラブルを未然に防げるようになります。また、勤怠管理システムには従業員の打刻忘れを把握・通知するアラート機能があるため、意図せず発生する打刻漏れの防止にも効果的です。

従業員の状態をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間をいつでもリアルタイムで確認できます。残業の管理がしやすくなるため、過度な長時間労働を防ぎ、従業員の心身の健康を守れることがポイントです。企業が適正な勤怠管理をおこなうことは、従業員が健康的に働ける職場づくりの推進にもつながっています。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムにはさまざまなメリットがある一方で、新しいシステムを導入・運用する際には一定のコストがかかり、具体的には以下のような点がデメリットになると考えられます。

システム導入に費用がかかる

タイムカードやエクセルによる勤怠管理と比較して、システムの導入・運用にはコストがかかります。集計作業・入力作業に要する時間や人件費、人的ミスの削減など、業務効率化による担当者の負担軽減も含めてシステム活用には大きなメリットがあるものの、企業の売り上げに直結していると捉えにくいことから、現場以外には費用対効果が見えづらいともいえます。

システムを導入する際は、勤怠管理システムが必要な理由や運用の目的を社内でしっかりと検討し、説明する必要があるでしょう。くわえて、システム選定時には自社にとってコストパフォーマンスが最適かどうかを十分に検討することが重要です。

従業員への周知とサポートが必要になる

誰でも問題なく使いこなせる勤怠管理システムでなければ、かえって従業員に手間や負担がかかってしまいます。また、導入後にはシステムの操作方法を従業員に周知する必要があり、個別の問い合わせについては社内でどのように対応するのか、操作に慣れるまでのシステムサポートは充実しているかなど、導入から運用まで検討すべきことは数多くあります。

自社に合った勤怠管理システムの選定ができなければ、従業員にも管理者にも負担がかかってしまうでしょう。

柔軟性のある勤怠管理システム

勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のような状況になっても適切に対応できる柔軟性のあるものを検討しましょう。

導入目的とメリット・デメリットを理解して勤怠管理システムを活用しよう

勤怠管理システムとは、多岐にわたる勤怠管理の業務全般を支援し、煩雑で複雑化しがちな課題を解決するツールです。 厚生労働省が公表したガイドラインをもとに、従業員一人ひとりの勤怠情報を適正に管理するためには、高度な領域までサポートしてくれる勤怠管理システムの導入が必要不可欠です。

勤怠管理システムを導入することで、正確な勤怠管理と業務の効率化、トラブルやリスクの未然防止など多くのメリットが期待できます。一方で、導入にかかるコストや従業員の負担など少なからず発生するデメリットにも目を向け、自社にとってシステム導入が適切かどうか見極めることも大切です。

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