企業担当者必見。
テレワーク・在宅勤務でも
円滑に勤怠管理を実施する方法

テレワーク・在宅勤務の働き方とは

テレワークとは「ICTを活用した柔軟な働き方」のことで、働き方改革の推進を機に、企業で導入が広まった仕事スタイルです。オフィスから離れ、時間や場所を有効的に活用できる働き方ですが、そのなかでも従業員の自宅を就業場所とする「在宅勤務」を選択した企業や従業員が多いでしょう。

すべての勤務日で終日テレワークを実施する企業もあれば、週に数日の出社日を設けたり、勤務時間の一部を自宅での業務にあてる「部分在宅勤務」を可能にしていたりと、テレワーク・在宅勤務の取り入れ方は企業によってさまざまです。

テレワークや在宅勤務には、育児・介護との両立による離職防止やキャリア継続支援、通勤負担の軽減による従業員のワークライフバランス向上など、企業と従業員にとって多くのメリットがあります。一方で、業務や従業員間のやりとりのほとんどがオンラインを通じて行うことになるため、オフィス勤務の際は特に問題なく行えていたことが、テレワークになるとうまくいかなくなるという状況も起こり得ます。

たとえば、勤務状況や作業進捗を把握しにくい、コミュニケーション不足で従業員の孤立やモチベーション低下につながりやすい、長時間労働やサービス残業が発生しやすいなど、テレワークの導入で注意すべき点はいくつもあります。企業としては、テレワークが企業と従業員の双方にとってデメリットの多い働き方とならないよう、その課題を把握し必要な対策を実施していかなければなりません。

テレワーク・在宅勤務における勤怠管理の課題

テレワークの課題として挙げられる長時間労働やサービス残業の発生を防ぐためには、適切な勤怠管理によって従業員の労働時間を正しく把握する必要があります。しかし、従業員の様子を把握しにくいテレワークでは、出退勤時間が自己申告制になってしまったり、規則設定が難しかったりと、勤怠管理そのものに課題を感じる企業も少なくありません。

テレワークや在宅勤務を円滑に行うために解決すべき勤怠管理の課題には、次のようなものが挙げられます。

オフィス勤務を前提とした勤怠管理が通用しない

テレワーク・在宅勤務における勤怠管理の一番の課題は、オフィス勤務を前提とした勤怠管理ではテレワークに対応しにくい、対応できないケースがあるということが挙げられます。

これまでタイムカードや入退室管理システムで行っていた勤怠管理が、テレワークの導入により従業員の自己申告制になると、申告漏れや不正申告が発生する可能性があります。従業員が業務中なのか休憩中なのか、オフィス勤務であれば上司が目視ですぐに確認できますが、人の目が届きにくいテレワークではそれも難しいでしょう。

また、テレワークで発生しやすい「中抜け」（従業員の都合により一時的に業務から離れること）の際の申告方法や勤怠管理上の扱いなど、テレワークになると別途ルール設定が必要な場面も多くなります。オフィス勤務を前提とした勤怠管理方法を継続しているとこれらの課題に対応できないため、企業としては「テレワークに適応した勤怠管理」を考え、実施していく必要があります。

勤務状況をリアルタイムで把握できない

オフィスに出社し、対面で働いているときには比較的簡単に従業員の勤務状況を把握することができます。しかし、テレワークや在宅勤務では直接顔を合わせてやりとりすることができないため、出社時と比べると従業員の勤務状況がどうしても見えづらくなります。

勤務状況をリアルタイムに把握できなくなると、進捗状況の確認が十分にできない、一人ひとりにかかっている業務負担の程度が分かりづらいなどの状況から、上司が気づかないうちに部下の長時間労働やサービス残業が発生してしまうおそれがあります。テレワークや在宅勤務における勤怠管理では、オフィス勤務と同様に、従業員一人ひとりの勤務状況をリアルタイムで把握できる環境をつくることが重要です。

過度な監視がストレスやモチベーション低下につながる

勤務状況の把握やコミュニケーションを目的として、Webカメラを常時接続したり、チャットツールで逐一報告をあげるなど、管理を徹底する方法も考えられますが、従業員が「監視されている」と感じる管理方法をとると、ストレスやモチベーション低下の原因になり、かえって生産性が落ちたり離職につながってしまうリスクがあります。

上司が部下の状況を把握することや、部下が把握されていると意識を持ってもらうことは、テレワークにおけるマネジメントでは大切かもしれません。しかし、これらは「監視」とは異なるということを理解しておく必要があります。

テレワークや在宅勤務での管理方法を考える際は、従業員に過度なストレスのかからない、負担の少ない方法を選択することが大切といえます。

勤怠管理の課題解決にはテレワーク・在宅勤務に適したシステムが必要

オフィスに出社せず、テレワークや在宅勤務で働く従業員の勤怠管理方法には、次のようなものが挙げられます。

• 電話やメール、チャットツールなど、連絡ツールで報告する
• エクセルやスプレッドシートなど、表計算ファイルに記入する
• 勤怠管理システムでWeb打刻する

連絡ツールや表計算ファイルによる勤怠報告は、既存のツールを活用するために容易に導入できます。しかし、報告を受ける管理者の負担が大きかったり、記入忘れや不正申告が起こる可能性があったりと、長期的な勤怠管理には向かない方法といえます。

一方、勤怠管理システムの場合、多くのサービスでPC・スマートフォンによるWeb打刻が可能です。ボタンを押すだけで出退勤の記録が残るため、従業員と管理者双方の負担を大幅に減らすことができます。くわえて、2019年4月の労働安全衛生法改正により企業に義務づけられた「労働時間の客観的な把握」に対応できることもポイントです。

勤怠管理システムであれば、アナログな管理方法で起こりがちな入力ミスや集計ミスを防ぎ、テレワーク・在宅勤務をはじめとした多様な勤務形態でも従業員の勤怠情報を正確に把握できます。また、他システムと連携すれば稼働時間から給与計算を行うことも可能となり、バックオフィス業務の効率化につながります。

テレワークや在宅勤務の勤怠管理を長期的に安定して行っていくには、勤怠管理システムの導入が必要不可欠といえるでしょう。

テレワーク・在宅勤務におすすめの勤怠管理システム・機能

勤怠管理システムのほとんどは、労働時間の正確な集計や不正打刻の防止が可能で、適正な勤怠管理に必要な機能を備えています。

そのなかでも、特にテレワーク・在宅勤務の課題解決に役立つものとしておすすめなのが、次の2つの勤怠管理システムです。

クラウド型の勤怠管理システム

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理には、さまざまな場所や端末からの利用を前提として作られているクラウド型の勤怠管理システムが適しています。モバイル端末からのWeb打刻や各種申請が可能で、テレワークや在宅勤務をはじめとしたさまざまな勤務形態に対応できます。

オンプレミス型の勤怠管理システムでもVPNなどの利用により社外からアクセスすることは可能ですが、自社サーバーへ外部からアクセスする機会が増えると、セキュリティ上のリスクが高まることが懸念されます。一方、クラウド型の勤怠管理システムはインターネットを通じて外部のサービスを利用するため、自社サーバーのセキュリティに影響はおよびません。オンプレミス型のように社内にサーバーやシステムを構築する必要がなく、短期間かつ定額で導入できることもポイントです。

また、労働基準法や労働安全衛生法などの勤怠管理に関わる法律の改正があっても、クラウド型の勤怠管理システムなら自社でシステムの変更を行う必要はありません。サービス事業者による変更をシステムアップデートで反映するだけで、法改正への対応が完了できることもクラウド型ならではのメリットといえるでしょう。

テレワーク環境に適した機能を持つ勤怠管理システム

テレワークとは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つの勤務形態の総称であり、テレワークを選択している従業員が自宅で仕事を行っているとは限りません。そのため、従業員がその日どこで業務にあたっているのか、一人ひとりの勤務場所の把握は企業にとって非常に重要となります。

さまざまな場所で柔軟に働けるテレワークにおいて、従業員の勤怠情報を正確に記録するには、テレワーク環境に対応できる勤怠管理システムを選ぶ必要があります。勤務場所の登録やGPS機能を用いた打刻など、従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できるようなテレワーク機能を持つサービスを選ぶとよいでしょう。

テレワーク・在宅勤務の円滑な実施に勤怠管理システムを活用しよう

テレワーク・在宅勤務は、従業員のキャリア継続支援やワークライフバランスの実現などに有効である一方、勤務状況や作業進捗の把握が難しいことや、長時間労働やサービス残業が発生しやすいなどの課題があります。テレワークや在宅勤務の課題を解決するには、オフィス勤務を前提とした勤怠管理を続けるのではなく、「テレワークに適応した勤怠管理」への移行と、従業員と管理者双方の負担を軽減できる方法の検討が必要です。

テレワーク・在宅勤務の勤怠管理にはさまざまな方法がありますが、最も適しているのはクラウド型の勤怠管理システムの活用です。「リシテア/就業管理クラウドサービス」なら、モバイル端末からの打刻や申請・承認だけでなく、勤務場所登録やGPS打刻によるテレワーク実施状況の把握も可能で、オフィスから離れた場所で働く従業員の勤怠情報を正確かつ効率的に管理できます。

テレワーク・在宅勤務の課題解決に役立つ勤怠管理システムの導入を検討したい方や、選定にお困りの方は、お気軽に当社までお問い合わせください。