電子契約とは？仕組みやメリットを解説！
インターネットが普及したことで、今ではほとんどの企業がインターネットを使用した電子取引を行っています。さまざまな電子取引の中でも、電子契約について、その法的な効力やメリット、さらに注意点までを解説します。
電子契約の仕組み
電子契約とは、文字通り、PDFのような電子文書を用いて契約を締結することです。紙文書のように直接ペンで署名を行ったり、ハンコを押したりすることができないため、その代わりとして、電子的に署名を行います。このとき、紙文書での署名と同じく、本人によるものであることが重要になるため、公開鍵暗号方式という暗号技術を用いることで、なりすましを防止することができます。 また、電子文書は紙文書に比べると、改ざんが容易にできてしまいます。そこで、タイムスタンプという技術を用いて、電子文書の内容に日付情報を付与することにより、後から改ざんができないようにします。
電子契約の仕組み
電子契約は法的に認められる？
電子契約の法的な効力については、「電子署名及び認証業務に関する法律」（以下、電子署名法）という法律で規定されています。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
電子署名法第2条第1項
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
電子署名法第3条
上記の条文が示すとおり、電子的な署名の中でも、法的な要件を満たしたものを「電子署名」と呼び、「電子署名」が行われている電子文書は、真正に成立したものと推定されます。
つまり、電子契約において、「電子署名」があれば法的な効力が認められるということです。
電子契約は紙の契約書と何が違う？
ではここで、従来の紙文書での契約と比べて、電子契約にはどんな違いがあるのかを簡単に整理します。
①契約書の形式
紙という物理的なものが存在する従来の契約と違い、電子契約では、電子文書つまりデータという形で存在しています。
②証拠能力
真正に成立していると法的に認められるために、紙文書の契約では署名や押印をするのが一般的です。
私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
民事訴訟法第228条第4項
それに対して、電子契約では、電子署名やタイムスタンプといったデジタル技術を用います。
③送付方法
紙文書であれば、封入して相手方に郵送したり、持参したりすることになりますが、電子契約では、オンライン上で契約手続きが完結します。
④保管方法
紙文書であれば、ファイリングするなどして、書類棚や保管庫のような場所で保管することになりますが、電子契約では、サーバーやクラウド上のストレージにデータとして保管することになります。
電子契約のメリット
さまざまな点で、紙文書での契約と電子契約に違いがあることはお分かりいただけたと思いますが、ここからはその違いによって、どんなメリットがあるのを一つずつ確認していきます
電子契約のメリット
リードタイム短縮
紙の契約書の場合、契約手続きには、契約書の印刷、製本、押印をしてから相手方に送付し、さらに相手方が押印をして、返送してもらう必要があります。いくつもの作業工程があり、手続き完了までにはかなり時間を要します。 それに比べて、電子契約の場合は、オンライン上ですべての契約手続きができるため、契約合意をした当日中に契約書の取り交わしまで終わらせることも可能。スピードが求められる現代のビジネスにおいて、リードタイムを大幅に短縮することができるのは、大きなメリットであると言えます。
コスト削減＆生産性アップ
電子契約はオンラインで完結するため、用紙代、印刷代、郵送代がかかりません。さらに、電子契約の場合、収入印紙を貼る必要がないため、印紙代も削減することができます。 それと同時に、業務フローを見直すことができます。印刷や郵送を行うために割いていた労働力を、新たな契約獲得など、別の業務に当てることで、組織としての生産性を向上させることが可能です。
テレワークで大活躍
新型コロナウイルスの感染拡大防止策のひとつとして、社会全体でテレワークが推奨された際に、「書類に押印するために出社する必要がある」ということが大きな課題となりました。
しかし、電子契約であれば電子署名を行うので、押印のために出社する必要はありません。いずれ新型コロナが収束したとしても、働き方改革を背景に、今後も社会全体としてテレワークが推し進められる可能性が高く、電子契約を導入することは、働きやすい環境を整えるという点でもメリットがあります。
ペーパーレス化の推進
政府が推奨しているペーパーレス化という観点で見ても、紙文書を作成しない電子契約は重要な役割を果たします。
ペーパーレスのメリットとしては、紙文書を保管するためのスペースが不要になることや、契約書を探すときにも、わざわざ保管場所に出向く必要がなく、どこからでもデータを検索するだけで、探し出すことができるといことが挙げられます。
また、ペーパーレス化を進めることは、紙資源を節約することになり、環境に配慮している企業として、企業イメージの向上にもつながります。
コンプライアンスの強化
電子契約に用いられる電子署名やタイムスタンプには、暗号技術や改ざんを防止するデジタル技術が採用されているため、紙文書で管理するよりもセキュリティを強化し、不正を防止することができます。その結果として、企業としてのコンプライアンス強化につながります。
また、もし万一、誰かが改ざんをしようとしたとしても、データ上に履歴が残るため、リスクマネジメントがしやすいというメリットがあります。
電子契約の注意点
上述したとおり、電子契約にはさまざまなメリットがあります。しかし、実際に導入する際には、いくつか気をつけなければいけないポイントもあります。
①電子契約が認められていない契約がある
企業活動を行ううえで、業界業種によって、さまざまな内容の契約がありますが、2022年2月時点では紙文書での契約手続きを法律で義務付けられているものもあります。
たとえば、電話勧誘販売、訪問購入など、特定商取引法に関わる契約は、消費者保護の観点から書面の交付義務があります。
ただし、不動産取引など、電子契約を認める方向で法改正が検討されているものもあり、導入する際には最新の情報を確認することをおすすめします。
②取引先の協力が必要
契約は取引相手があってはじめて成立するものです。当然、契約方法を従来の紙から、電子契約に変更する場合には、取引先に承認してもらう必要があります。しかし、取引先内での業務フローにも少なからず影響があるため、抵抗を示される場合もあると考えられます。取引先に電子契約そのものを理解してもらうための手間がかかることや、拒否される可能性があることは、事前に認識しておくべきでしょう。
③適切なサービスを選ぶためには一定程度の知識が必要
「電子契約サービス」と言っても、各社からさまざまなサービスが提供されており、どのサービスが自社に最適なのかを選ぶ際には注意が必要です。
これについては、総務省・法務省・経済産業省が連名で留意点として挙げています。
電子契約サービスにおける利用者の身元確認の有無、水準及び方法やなりすまし等の防御レベルは様々であることから、各サービスの利用に当たっては、当該各サービスを利用して締結する契約等の重要性の程度や金額といった性質や、利用者間で必要とする身元確認レベルに応じて、適切なサービスを慎重に選択することが適当と考えられる。
「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A
（電子署名法第３条関係）」より抜粋
まずは電子契約についての正しい知識を身につけて、慎重に検討しましょう。
まとめ
電子契約はメリットが多く、政府によるDX（デジタルトランスフォーメーション）推進もあり、今後ますます導入する企業が増えると思われます。ただし、導入にあっては上記のような課題もあり、コストもかかります。導入後に削減できるコストや生産性向上などを、しっかりと見極めつつ、導入準備を進めることが大切です。
また、電子契約サービスを選定する際には、導入後のトラブルに備えて、サポートが充実しているかどうかも確認すると良いでしょう。
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