そもそも電子契約とは？

電子契約とは、従来では書面で行っていた契約の締結を電子上で行うことです。

電子契約の定義は、法令上で定められているわけではないため、場合や状況に応じて、定義が異なることもあります。ただし多くの場合は、電子上で契約などを行う電子承認や電子署名そのものを示していると考えて問題ないでしょう。

電子契約は、ペーパーレスやハンコレスを推進するうえで有用な技術であり、多くの企業で急速に導入されつつあります。電子契約を行うことで、わざわざ出社して書面を印刷したり、紙の書面へ押印したりする必要がなくなるため、リモートワークを実施するうえでも必要な仕組みだといえるでしょう。

電子化できる契約書類

契約書などの電子化が急速に進んでいるものの、電子化できる契約書類と電子化できない契約書類が存在します。

電子化できる契約書類の例は、下記のとおりです。

• 売買契約書
• 業務委託契約書
• 納品書・請求書
• 注文書・注文請書・検収書
• 購買契約書
• 基本契約書
• 機密保持契約書
• アライアンス契約書
• 雇用契約書

そもそも契約書とは、取引を行ううえで契約があったことを示したり、契約の内容を明確に表したりするために、契約が締結されたことを証明する文書です。

この意図を踏まえると、上記の契約書類に関しては電子化が行えます。そのほか、受発注を行ううえで使用する請負書や注文書などのやり取りも電子化が可能です。

さらに、検収書など取引の存在を確かにする契約書類や、取引内容を明確にする契約書類の多くは電子化が可能です。

ただし、契約書類を電子化する場合は、いくつかの要件を満たす必要があります。

1つ目の要件は、「電子契約サービスの利用者と電子文書の作成名義人の同一性が確認されること」です。

当然ながら、契約を行ううえでは必ず当事者が契約の締結を行うための署名や押印を行う必要があります。
書面で行う場合は署名の筆跡などで確認ができますが、電子取引は、対策を行わない限り、誰でも署名などを偽造できてしまうのです。

そのため電子契約を行う場合は、必ず作成者および受け手の双方が、書面に記載されている人物と同一であることを担保する必要があります。

2つ目の要件は「内容が改ざんされていないこと」です。当然ながら、契約書などの内容を改ざんできる状態では、契約書の意味をなしません。
このため、刻印された時刻に契約書などの電子文書が存在していたことを保証するタイムスタンプを付与することが求められます。

以上の2点を満たすことで、初めて電子契約が効力を持つものになります。電子契約を行う場合は、上記2点をおさえたうえで行いましょう。

なお、上記2点を満たすためには、電子承認ソフトや電子署名サービスが有用です。これらのなかには、取引先が電子署名を行うソフトやサービスを使用していなくても、電子署名を行えるものも多くあります。

煩雑なセキュリティ管理などの手間を省きたい場合は、電子承認ソフトや電子署名サービスを利用したうえで、契約書の電子化を行うことを強く推奨します。

電子化できない契約書類

電子化できる契約書類は多くあるものの、なかには電子化できないものも多くあります。電子化できない契約書類の多くは、法律で口頭約束での契約を禁じられているものであり、法令上で「書面で契約すること」が義務付けられています。

電子化できない契約書類の代表例としては、不動産契約での重要事項証明書や農地賃貸借契約書、定期借地契約書および定期借家契約書、任意後見契約書などが挙げられます。

多くの書類の電子化が許されているなかで、上記の契約書類は法令が障壁となり、電子化が行えません。
ただし、電子化の動きは上記のような、法令によって書面での契約が必要なものでも一部では進んでいます。
代表的な動きとして挙げられるのが、「IT書面一括法（書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律）」です。

IT書面一括法では、書面での交付や手続きを義務付けている書類において、条件を満たした場合は電子的手段を使うことが可能になりました。
しかし、IT書面一括法によって、すべての書面の電子化が認可されているわけではありません。電子化が適切ではないものは、電子化の対象外とされています。

電子化が適切ではないと判断される理由としては、下記のようなものがあります。

• 公正証書を要求しているもの：公正証書は公証人の面前で作成されなければならないと定められているため
• 取引が対面で行われるなど、電子での取引が行われないもの：質屋営業法などによって定められているもの
• 国際条約に基づくもの：国際海上物品運送法などによって定められているものなど
• 契約をめぐるトラブルが多発しているなど、書面での署名や押印の代替が困難なもの：賃金業規制法や商品取引所法などによって定められているもの

また、上記に該当して電子化が認可されていない場合であったとしても、民間事業者間における手続きは、電子化の認可を行う動きが進んでいます。

特に不動産関係や金融関係、会社法関係においては、書面の電子化やハンコレスを実現するための動きが進んでいるため、近い将来実現する可能性も考えられるでしょう。

このように電子化できない書類などは多くあるものの、IT書面一括法やe-文書法（紙での保存が義務付けられていた法定保存文書を電子データで保存することを認める法律）などによって、文書の電子化は進んでいます。
今後の法律改訂によって、より多くの契約書類の電子化が認可、推奨されていくことになるでしょう。

契約書を電子化する方法

契約書を電子化する方法は複数ありますが、最も簡単でありセキュリティ面の安全性も高い方法は、電子契約サービスを活用することです。
これらのサービスには、契約書の雛形が既に用意されていたり、メールアドレスさえあれば契約書の共有が行えたりと、非常に便利な機能が揃っています。署名が行われた書類の保存や保管も簡便です。

なお、ワードやエクセルなどで書類を作成し、PDF化したものに電子署名を行うことも不可能ではありません。
しかし、この方法を活用する場合は、電子署名が法的効力を持つ条件である「改ざんが行われていないこと」「署名を行った者が本人であること」を証明する仕組みを自ら作る必要があります。

これらの作成には非常に手間を要するうえ、不完全なものの場合は署名の法的効力が失われるため、非常にリスクも大きいものです。

特別な理由がない限り、契約書を電子化する場合、電子契約サービスなどを活用することを強く推奨します。

契約書を電子化するメリット

契約書を電子化するメリットは、下記のとおりです。

• メリット1 コスト削減
• メリット2 業務効率の向上
• メリット3 リモートワークへの対応
• メリット4 契約期限の管理

メリット1 コスト削減

契約書を電子化する大きなメリットとして、コスト削減が挙げられます。書面で契約書などのやり取りを行う場合、収入印紙が必要となり、それだけで多くのコストがかかってしまうことが珍しくありません。
また、印刷を行う紙やインク、書面の郵送費用や企業に持参する際の交通費などにもコストがかかります。

これらのコストは、契約書などのやり取りが多いほどかさむものであり、頭を抱えている事業者も多いのではないでしょうか。

電子文書であれば、収入印紙が不要であるうえに、上述した印刷や郵送にかかるコストは必要ありません。そのうえ適切な電子署名を行うことで、契約締結の強固なセキュリティを実現することが可能です。

メリット2 業務効率の向上

契約書などを電子化することで、先述した印刷や郵送などの手間が省かれるため、業務効率が向上します。
従来の書面でのやり取りを行う場合、多くの人力を割く必要性がありました。契約書面の確認から署名、再共有までに多くの時間を要することもあり、それが要因で事業展開が思うように進まない、といった経験をされた方も多いのではないでしょうか。
加えて、書面で契約などを交わした場合は書面の保管にかかる業務も発生するため、結果的に本業に充てるリソースが少なくなってしまいがちです。

契約書の電子化を行うことで、すべてメールなどを通じて契約の締結が完了します。さらに、締結後の書類についても電子データとして保存できるため、書類を管理する場所や人員が不要です。そのため、業務効率の向上が期待できるでしょう。

メリット3 リモートワークへの対応

近年リモートワークが一般的に推奨されていることはもちろん、業務効率化の観点からもリモートワークを推進していきたいと考えている企業は少なくありません。
一方、契約書などの管理や締結にかかる署名や押印などの業務のために、出社義務が発生しているケースもあるでしょう。

契約書の電子化を行うことで、社内で署名や押印を行う必要がなくなります。デバイスや場所、時間に縛られることなく契約書の作成や署名を行えるため、契約締結のために出社する必要がなくなるのです。

リモートワークを推進するうえで契約書などの締結が障壁となっている場合は、積極的に契約書の電子化を検討するとよいでしょう。

メリット4 契約期限の管理

サービスを提供する側と受け取る側にとって、契約期間が満了となるタイミングは非常に重要です。契約期間が満了になったことに気づかず、継続的にサービスを提供してしまっていたり、気が付かないうちに打ち切られていたりするケースも少なくありません。

しかし、多くの契約を行っている企業にとって、それぞれの契約期間を正確に把握し、管理することは非常に困難であり、多大な労力が必要です。

一方、電子契約であれば契約期限の管理を比較的容易に行えます。電子契約時に契約期間とアラートを設ける時期を設定しておくことで、契約満了が近づくタイミングで通知を確認できるためです。通知の回数や通知先を細やかに設定することで、さらに契約期限の管理を簡略化することもできるでしょう。

契約書を電子化するデメリット

契約書を電子化するデメリットは、下記のとおりです。

• デメリット1 取引先の協力が必要
• デメリット2 サポートが必要な場合も

デメリット1 取引先の協力が必要

契約書を電子化する場合は、取引先の協力が必要不可欠です。当然ながら、契約は2社の間で行われるものであり、双方が契約方法に対して同意を得ていることが前提であるためです。

契約書の電子化を行っている場合は、必ず取引先が電子署名に対応していることを確認したうえで電子契約を行いましょう。取引先が電子署名などに対応していない場合は、従来の書面での契約を行う必要があります。

ただし、電子契約サービスによっては、メールアドレスさえあれば、簡易的に電子署名を行えるものも多くあるため、取引先が電子契約サービスを利用していない場合でも、電子契約を行えることも少なくありません。

このような電子契約サービスを利用している場合でも、必ず取引先に電子署名を行う旨を共有したうえで契約の締結を行うことが、トラブルを避けるためには重要だといえるでしょう。

デメリット2 サポートが必要な場合も

電子契約を初めて行う場合には、導入コストや労力がかかります。自社は電子取引に慣れていたとしても、取引先が慣れていない場合は、少なからず取引先に負担がかかることを念頭に置いておきましょう。

電子契約が容易に行えるサービスを使った場合でも、取引先が契約に戸惑うこともあるため、電子契約に必要な情報や手続きなどを伝えることが重要です。

また、電子契約が法的効力を持っている事実について知らない場合、電子契約に対して不信感を覚える方も少なくありません。この場合、電子契約が法的効力を持つことや、安全面が高いことなどを伝えることが大切です。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約を導入する際の注意点は、下記のとおりです。

• 注意点1 無料の電子契約サービスは機能が限られる
• 注意点2 紙との並行利用が負担になる可能性も

注意点1 無料の電子契約サービスは機能が限られる

電子契約サービスのなかには、無料で利用できるものも多くあります。無料の電子契約サービスでも、セキュリティ面に不備があることはなく、法的効力を持つ電子契約を締結することが可能です。

しかし無料の電子契約サービスは、機能や月間で行える契約の件数に制限があることも少なくありません。中規模以上の企業の場合、機能や件数の制限によって電子契約サービスを実務に生かしきれないこともあるでしょう。

そのため、無料の電子契約サービスを利用する場合は、事前に無料で利用できる機能の範囲を確認することが重要です。無料の範囲でこと足りる場合は、無料プランを継続して利用し、物足りなさを感じる場合は有料プランへの変更を検討するとよいでしょう。

注意点2 紙との併用が負担になる可能性も

先述のとおり、すべての契約書や書面を電子化できるわけではありません。取引先の意向によっては、紙を用いた契約しか行えない可能性も十分にあります。

このような状況下では、紙と電子を併用することになります。「自社内では紙での契約も含めた全契約を電子保管する」と決めている場合も、どの契約を紙で行ったのかを確実に記録しなければなりません。

また、紙と電子の併用における負担を軽減していくために、電子化できる書面での契約を探し、可能であれば電子契約に移行していきましょう。

ただし紙の契約の方が多く、それらをすべて電子化するには非常に手間と時間がかかる場合は、電子契約の割合が増えるまで紙の契約をそのままにしておく、といった判断を行うことも大切です。

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスの選び方として、おさえておくべきポイントは下記のとおりです。

• 選び方1 サービス内容と費用を確認
• 選び方2 セキュリティ面も要確認
• 選び方3 既存の環境との相性をチェック

選び方1 サービス内容と費用を確認

電子契約サービスを契約する際は、必ずサービス内容と費用を確認しましょう。
サービスによってできることの範囲は異なります。電子契約サービスを導入したとしても、望んでいた機能が入っていなければ意味がありません。機能や使用感が気になる場合は、無料プランなどで事前に試してみるとよいでしょう。

また、予算にあった価格の電子契約サービスを利用することも大切です。電子契約サービスは契約件数や利用者数によって費用が変わることが多いため、どの程度費用が必要なのかを事前に確かめておきましょう。

選び方2 セキュリティ面も要確認

電子契約サービスを導入する場合は、セキュリティ面も必ず確認しておきましょう。電子契約に法的効力を持たせるためには、下記の要件を満たしている必要があります。

• 文書が改ざんされていないことが担保されていること
• 当事者が署名を行っていること
• 署名が行われたタイムスタンプが正確に記録されていること

ほかにも、情報漏洩を防ぐ秘密鍵暗号方式が取られているか、ハッシュ化が適切に行われるか、などを必ず確認しておきましょう。

選び方3 既存の環境との相性をチェック

電子契約サービスはさまざまな企業から発表されており、サービスによってはほかの会計システムなどとの連携を取れるものも多くあります。

自社で利用している会計システムなどをリリースしている企業が電子契約サービスをリリースしている場合、そのサービスを利用・連携することで、契約から請求まで一元的に管理することも可能でしょう。

そのほかにも、自社で利用しているパソコンのOSなどによって、利便性が異なることもあるため、既存システムとの相性を確認したうえで電子契約サービスを導入することが肝要です。

電子契約を導入するなら

電子契約の導入を検討している方には、電子署名の世界的な先駆けとなった「DocuSign（ドキュサイン）」がおすすめです。企業間の合意や契約はもちろんのこと、社内の稟議に関する準備や署名、押印、実行、管理といった業務をすべて電子上で管理できます。

DocuSign（ドキュサイン）は、下記をはじめ、多くの業務において活用されています。

• 業務委託契約
• 納品書や請求書に対する押印
• パートやアルバイトに対する雇用契約

このようにさまざまな場面で電子契約を導入できるのは、DocuSign（ドキュサイン）の大きな強みといえるでしょう。契約書締結に必要だった書面の印刷や製本、署名押印などをオンラインで解決することが可能です。

日立ソリューションズでは、電子署名サービス「DocuSign（ドキュサイン）」の販売だけでなく、導入にあたっての業務の整理や課題の洗い出し、対策方法の提案、社内規定の整備などをサポートしています。導入後も電子署名や電子契約の定着化をサポートしているため、スムーズな電子契約の一般化だけでなく業務効率化も期待できるでしょう。

電子契約の実現を検討している方は、ぜひ一度当社にご相談ください。

まとめ

本記事では、契約書をはじめとした書類の電子化や電子契約について網羅的に解説しました。

書類の電子化は急速に普及しており、日本全体でもペーパーレスやハンコレスが推し進められています。
ぜひ本記事を参考に、契約書などの書類の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。