はじめに、エンタープライズサーチとはどのようなものか、基本的な機能について解説します。横断検索の考え方、一般的なWeb検索との違い、主な機能を順に見ていきます。

エンタープライズサーチとは、企業内にある膨大なデータを横断的に一括して検索できる仕組みです。「横断検索エンジン」とも呼ばれており、企業内のさまざまな情報を素早く検索できます。一般的なWeb検索がインターネット上の公開情報を対象とするのに対し、エンタープライズサーチは、組織内の利用者が業務で必要とする社内情報も検索対象にできます。

企業のデータは、ファイルサーバーやクラウドストレージサービスなど、さまざまな場所に分散して保管されることが少なくありません。そのため目的のデータを見つけ出すには、多大な時間と労力を費やさなければならないのが現状です。しかし、エンタープライズサーチを活用すれば、既存の保管先と接続し、利用者のアクセス権限に応じて参照可能な情報だけを表示できます。さらに、企業内にあるさまざまな種類のデータをスピーディーに検索できるようになり、データを探すための時間や手間の削減が期待できます。

エンタープライズサーチは、企業内に散在するデータを横断検索するために、主に「データの収集」「インデックス作成」「検索の実行と結果表示」という流れで動作します。ここでは、各プロセスの仕組みとともに、検索を効率化する基本機能についても解説します。

エンタープライズサーチでは、まず、ファイルサーバー、クラウドストレージサービス、データベース、Webサイト、社内ポータルサイトなどの検索対象へ接続します。クローラーと呼ばれるプログラムが検索対象を定期的に巡回し、新しく追加された文書や更新された文書の情報を収集します。検索対象によって接続方法や文書の更新頻度が異なるため、導入前に検索対象を整理する必要があります。

収集した文書から本文のテキストを抽出し、ファイル名、作成者、更新日、保存先などのメタデータとともに、検索用のインデックスへ登録します。インデックスとは、本の巻末にある索引のように、どの情報がどこにあるかを検索しやすい形で整理したデータです。
あらかじめインデックスを作成しておくことで、利用者が保存場所やファイル名を把握していなくても、本文に含まれるキーワードによる検索や、作成者・更新日などのメタデータによる絞り込みが可能になります。

利用者がキーワードや自然文を入力すると、エンタープライズサーチはインデックスを参照して高速に検索結果を返します。検索結果の該当キーワード部分を強調して表示したり、サムネイルやプレビューを表示したりする機能を備える製品もあります。利用者が目的の情報を探しやすくするため、以下のような検索補助機能を利用できる場合があります。

エンタープライズサーチを導入すると、社内のさまざまな情報を横断検索できるようになり、業務の効率化が期待できます。一方で、セキュリティを確保することも重要になります。検索実行時に既存システムで設定された権限情報を活用することで、利用者の所属や役職などに応じて、閲覧が許可された情報だけを検索結果として表示できるようになります。

エンタープライズサーチには、検索語、検索回数、参照されたファイルなどのログを分析する機能を持つものがあります。ログを利用することで、利用者が必要としている情報や、検索しても見つけにくい情報を把握できます。検索対象やキーワード設定、コンテンツの整備に生かすことで、導入後の検索環境を継続的に改善できます。

ここでは、業務におけるエンタープライズサーチの主なメリットを解説します。

企業内の保管場所がわからないデータを手作業で探し出す場合、多大な労力と時間を要します。そこでエンタープライズサーチを活用することで、データを探す時間の短縮が期待できます。
作業者1人当たりの「探す時間＋文書作成時間」を1カ月当たり約12時間削減できるという試算もあります。

このように、エンタープライズサーチでは、さまざまな検索方法を利用して必要な情報を探しやすくすることで、情報検索にかかる時間の短縮が期待できます。

エンタープライズサーチを導入することで、部署間での社内情報の共有を円滑に行えるようになります。企業には、作成者や所属部署内の社員しか存在を把握していないデータが数多く存在します。エンタープライズサーチを利用することで、部署や勤務場所を問わず社内データを検索できるようになり、情報共有を円滑に進められます。また、過去の資料や業務ノウハウを再利用しやすくなり、情報の所在を一部の担当者のみが把握している状態の解消にも役立ちます。

社内業務の分析につながることも、エンタープライズサーチのメリットの一つです。検索されているキーワードの統計、検索結果からよく参照されているファイルの統計を取ることで、「最近、社員が何を探しているか？」「何が探せずに困っているか？」などの課題や傾向を知ることができます。また、よく参照されているファイルの作成者を確認することで、その業務に貢献している人やその技術に詳しい人を知ることもできます。このように、検索で得られた情報から現在の課題や特定の分野に強い人などを見つけることができます。

ここでは、エンタープライズサーチの業務への活用事例を紹介します。

営業部門では、提案書、製品資料、過去の商談記録を横断して検索し、顧客への提案準備に利用できます。研究開発・製造部門では、設計資料、技術文書、過去の不具合情報などを探し、類似事例の確認や技術継承に役立てられます。法務部門では、契約書や社内規程を検索対象とし、関連文書を確認する用途が考えられます。

エンタープライズサーチでは、顧客ニーズの把握に役立つ情報や商品の購入履歴などのデータも検索できます。新商品の開発を行う際には、顧客ニーズの把握や過去の販売実績などのデータが必要になります。エンタープライズサーチでこれらのデータを活用することで、新しいビジネスにつながる可能性があります。

エンタープライズサーチによって、顧客対応に関する情報や商品情報、対応マニュアルなどを素早く検索できます。「どの情報が頻繁に検索されているのか」「顧客がどのような用件で問い合わせをしたのか」を把握できるため、自社のカスタマーサポートのサービス向上につなげられます。また検索キーワードが定かでない場合も、検索頻度の高いキーワードがサジェストされるため、スピーディーに対応を進められます。
カスタマーサポートやコールセンターでは、スピード感のある対応が求められます。必要な情報をすぐに検索できるエンタープライズサーチは、このような業務でも役立ちます。

エンタープライズサーチは、ツールを導入して検索対象に接続するだけでは期待した効果が得られるとは限りません。検索対象との接続方法や検索対象データの更新頻度、運用要件などを確認し、自社の要件に合う製品・サービスを選ぶとともに、事前の準備をしっかり行うことが重要です。製品を比較検討する際は、以下のポイントに注意して選定を進めましょう。

まずは、優先する業務を踏まえて、どのシステムやファイル形式を検索対象にするのかを定めます。古い文書、重複文書、作成途中のファイルが多いと、検索結果に不要な情報が混ざることがあるため、文書の保管ルールや更新状況も確認します。
製品の選択では、検索対象のシステムに対応するコネクター（検索対象システムとの接続機能）が提供されているかを確認します。さらに、現在の文書件数だけでなく将来の増加量を想定し、初回のデータ取り込みや差分更新が業務に支障のない速度で行えるかを検証します。

全文検索（検索対象中のすべてのテキスト（全文）を対象に検索する仕組み）に加え、表記ゆれ、同義語、入力ミス、自然文での質問など、利用者の検索スタイルにどこまで対応できるかを確認します。
また、導入して終わりではなく、実際の検索ログをもとに同義語辞書や検索結果の順位付けを調整（チューニング）していく運用が重要です。自社固有の専門用語や略語が多い場合は、実際の文書と検索例を使ったPoC（概念実証）を行い、必要な情報が上位に表示されるか、精度の調整がしやすいかを評価します。

複数のシステムを横断検索する場合は、各システムのアクセス権限を検索結果へどのように反映するかを確認します。利用者に閲覧が許可されていない文書が表示されないよう、認証方式、権限情報の更新、ログの取得、クラウドへ送信されるデータの範囲を設計します。
既存システムのアクセス権限や権限変更を検索結果に正しく反映できるかを確認します。標準機能で接続できない独自データベースや業務システムがある場合は、個別のデータ連携開発に対応できるかも選定基準になります。

社内情報を活用した対話型検索や生成AIとの連携を見据える場合は、RAG（検索拡張生成）に対応しているかもポイントになります。
検索した社内情報をもとに回答を生成できるかだけでなく、ハルシネーション（生成AIが事実にもとづかない情報をあたかも正しいかのように回答すること）への対策として、回答の根拠となった文書を提示できるか、そしてAIが生成する回答にも利用者のアクセス権限が反映されるかを確認します。

検索対象の追加、権限変更への対応、検索ログの確認、利用者からの問い合わせなど、導入後に必要な運用を整理します。ライセンスや基盤の費用だけでなく、データ連携、初期設定、検索精度の調整、保守にかかる費用も含め、削減できる検索時間や対象業務への効果に見合うかを評価します。

機密情報の取り扱い、既存インフラ、社内の運用方針に応じて、クラウド、オンプレミス、ハイブリッドのどの構成が適するかを検討します。あわせて、要件整理、PoC、本番環境の構築、データ取り込み、利用者向けトレーニング、導入後の改善などに関して、どこまで支援を受けられるか確認します。

特に、標準機能では対応しきれない複雑なアクセス権限や独自の業務システム連携がある場合は、自社の個別要件に合わせて検索基盤を構築し、運用を支援できるベンダーを選定することが重要です。

「活文 企業内検索基盤」は、Elasticsearchを検索エンジンとして活用し、企業内に散在する情報の横断検索を支援する製品です。検索対象、データ規模、アクセス権限、既存システムとの連携、生成AIの活用など、企業ごとに異なる要件に応じた検索基盤の構築を支援します。

データベース、ファイルサーバー、Webサイト、SharePointなど、複数のシステムに格納された情報を横断して検索できます。Elasticsearchの適用により、数千万から1億件以上の大規模なデータを検索する要件にも対応します。

利用者が参照可能な情報だけを検索結果に表示するアクセス制御や、独自データベース・既存業務システムとの連携など、企業ごとの要件に対応します。標準機能だけでは接続が難しいシステムや複雑な権限設定がある場合も、要件整理から検索画面、データ連携、運用方法まで検討します。

株式会社日立ソリューションズ

生成AI活用で社内の情報検索・ナレッジ活用を変革。実現した年間14,000時間相当の効率化

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株式会社 ジュピターテレコム（J:COM） 様

8,000万件を超える文書の管理を効率化。契約内容の照会などユーザビリティが向上。

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エンタープライズサーチは、企業内のデータを横断的に素早く検索できるシステムです。導入にあたっては、検索対象、データ規模、検索精度、アクセス権限、既存システムとの連携、生成AIへの対応、導入後の支援を確認することが重要です。

日立ソリューションズは、大量データの高速検索を特長とするサーチエンジン「Elasticsearch」を活用し、企業内の情報検索を効率化する「活文 企業内検索基盤」を提供しています。高速な横断検索による業務効率化はもちろん、データ可視化ツールによる検索状況の可視化など、お客さまのニーズに合わせた検索機能の拡張を支援します。お気軽にお問い合わせください。

• ※本記事は、2026年9月時点の情報をもとに作成しています。
• ※本記事は、一般的な情報提供を目的としたものです。記事内の内容については、当社は情報が最新のものであること、また、正確であることを保証することはできません。当社は本情報を使用したことにより生じる責任、損害を補償する義務を負いません。

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