労務管理システムとは？
勤怠管理との違いや必要性を解説

労務管理とは

労務管理とは、労働基準法の規則に沿った労働条件や職場環境の整備により、従業員が働きやすい職場作りをおこなうことです。また、労働に関する法的な手続きを滞りなく進め、コンプライアンス違反によるリスクを回避することを指します。

具体的には次のような業務が労務管理にあたります。

• 勤怠管理
• 給与管理
• 就業規則の作成・管理
• 社会保険や福利厚生の手続き
• 雇用・昇進・転勤など労働条件変更に伴う手続き
• 安全衛生や健康診断の管理
• ハラスメント対策や長時間労働是正に係る業務改善

労務管理に求められる役割としては、従業員が安心して働ける環境を整えることで生産性の向上に貢献すること、コンプライアンス遵守によって社会やステークホルダーからの信頼を高めることなどが挙げられます。労務管理は主に人事部が担う業務ですが、企業によっては総務部が担当することもあります。

労務管理と勤怠管理の違い

労務管理と勤怠管理はよく混同されやすいのですが、労務管理と勤怠管理の主な違いは「業務範囲の大きさ」にあります。

労務管理には、勤怠管理や給与管理、社会保険の手続きなど、従業員の労働環境や労働条件に関わる幅広い業務が含まれます。一方、勤怠管理とは出退勤時間や休憩時間、時間外労働時間、有給休暇の取得状況など、従業員の労働における数字的な記録を管理する業務です。労務管理のなかでも特に重要な業務であり、勤怠管理により従業員の労働時間を正しく記録することで、給与や保険料の正確な計算、長時間労働の把握・是正などの労務管理ができるようになります。

労務管理と勤怠管理は区別されることが多いものの、そもそも勤怠管理は労務管理の一部であり、適切な労務管理をおこなうために欠かせないものです。正確な勤怠管理ができていなければ、従業員に正しい給与が支払われない、コンプライアンス違反を犯してしまうなど、さまざまな労務トラブルにつながるおそれがあります。法律を遵守した健全な企業経営をおこなううえでも、勤怠管理は非常に重要な意味を持っているのです。

また、このようなトラブルを防ぐためには、勤怠管理をしっかりできる労務管理システムを選ぶことが重要です。労務管理システムには、1つのシステムで一元管理できる製品もあれば、勤怠管理システムや給与管理システムなどの各製品を連携し、自社に合った労務管理システムを構築する場合もあります。個々に勤怠管理システムや給与管理システムを選べば、機能が豊富かつ、より柔軟な運用にも対応できることが多いため、自社の規則や要望に沿った適正な勤怠管理をおこなうことができます。

労務管理システムの必要性

労務管理の業務は多岐にわたり、取り扱う情報の量や法律に関わる重要な手続きも多いため、アナログな手法や表計算ソフトのみを用いた管理では非常に手間がかかります。このことから、近年では勤怠管理から給与計算、各種手続きまで、システムを活用して労務管理をおこなう企業が増えています。

労務管理にシステムが必要な理由には、次のようなものが挙げられます。

労務管理業務の効率化

労務管理の業務のなかには、労働時間の記録や給与計算、手続きのための書類発行など、システムで自動化することで業務効率化を図ることができるものが多くあります。また、有給休暇の申請や承認など、これまで紙ベースでおこなっていた業務をシステム上で対応することで、従来よりも迅速に業務を進行できるようになります。

システムの導入によりアナログな作業がなくなれば、担当者の負担が軽減し、就業規則の考案・作成といったシステムで代替できない重要な業務に時間を割けることもポイントです。

勤務時間の正確な把握が可能

先に述べたとおり、労務管理には適切な勤怠管理が非常に重要です。システムを用いた勤怠管理をおこなうことで、従業員の勤務時間や休暇取得状況を正確に把握し、労務管理に役立てることができます。

特に出退勤時の打刻については、カードリーダー打刻やPC・スマートフォンからのWeb打刻、GPSを活用した打刻など、さまざまな方式に対応しているものが多く、従業員がテレワークをしているケースであれば、自己申告制による隠れ残業や不正申告の防止にも有効です。また、設定時間を超える残業が発生するとアラートで知らせる機能を備えたシステムもあり、長時間労働の把握・改善に活用できます。

遠隔地や複数拠点の管理が容易

労務管理システムや勤怠管理システムには、社内ネットワークから自社サーバーに接続して利用するオンプレミス型と、インターネットを介してサービス事業者が提供するシステムを利用するクラウド型の2種類があります。特にクラウド型のシステムは自社サーバーが不要で、インターネット環境があればオフィス外から打刻や申請ができるため、テレワークや出張中の従業員、地方にある拠点で働く従業員の労務管理もまとめておこなうことができます。

システムを利用すれば、オフィスで働いているか否かにかかわらず、出社時と同等の労務管理・勤怠管理が可能です。また、オフィス勤務からテレワークに切り替わっても対応が容易であるため、業務の効率化も実現します。

労務管理システムに必要な機能

労務管理では、あらゆる機能を一元化した既存のパッケージシステムを活用するよりも、自社の課題や要望に応じて勤怠管理・給与管理など個々の機能に優れた製品を連携させるほうが、自社に適した労務管理システムを構築できるでしょう。

具体的には以下のような機能があれば、勤怠・各種申請業務から人事・給与管理業務まで、人事業務全般のカバーが可能です。

• 勤怠管理
• 給与管理
• 入退社管理
• 年末調整
• 電子申請
• 従業員名簿・マイナンバー管理

上記を参考に、勤怠管理システムや人事管理システム、給与管理システム、汎用ワークフロー、Web明細など、自社にとって必要な機能を備えているシステムを連携、もしくは拡張していくとよいでしょう。

ただし、導入したシステムでも補えない機能がある場合は、外部の人事システムやIT全般のセキュリティ、デバイス管理などの連携が必要となりますので、こうした他サービスへの連携が柔軟におこなえるシステムを選ぶのがおすすめです。

労務管理システムの活用ポイント

労務管理システムを最大限に活用するためのポイントを以下にまとめました。

必要な機能を明確にする

労務管理に求める機能を選ぶ際は、あらかじめ自社の業務に必要な機能や効率化したい業務を明確にしておきましょう。たとえば、自社の人事施策にも活用したいなら、人事管理機能にも対応しているシステム、従業員の作業実績をしっかりと把握したいなら工数管理機能を備えたシステムというように、自社の状況や課題を整理し、それに合ったシステムを選ぶことがポイントです。

自社に合った勤怠管理ができるシステムを基準に設計する

従業員の労働時間を正確に記録する勤怠管理は、数ある労務管理のなかでも特に重要な業務といえます。長時間労働の是正や有給休暇の管理など、労働基準法を遵守した適切な労務管理をおこなうには、自社の就業規則や多様化する勤務体系にも適応できる勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

働き方改革による時代の変化や従業員の多様な働き方にも柔軟に対応し、担当者の業務も効率化してくれるような、自社に合った勤怠管理がおこなえるシステムをベースに設計していくとよいでしょう。

セキュリティ対策を確認する

労務管理の業務では、個人情報や勤務実績、保険や税金に関するものなど、従業員に関するさまざまな情報を扱います。これらの大切な情報を不正アクセスや情報漏洩から守るためには、システムのセキュリティ対策が万全でなければなりません。

労務管理システムを選ぶ際は、自社が求めるセキュリティ要件に対応できるかどうかを必ず確認しましょう。

システムや操作画面が分かりやすいか確認する

労務管理には法律が関わるものもあるため、担当者が操作する際に手違いや勘違いを引き起こさないよう、分かりやすい設計・操作画面のシステムを選ぶことが重要です。特にクラウド型のシステムは、本導入前にトライアルとしてお試し期間を設定しているサービスも多いため、実際にシステムを使用し、操作性を確かめてみることをおすすめします。

また、労務管理システムは従業員が労務に関連した申請をおこなう際にも利用するものです。従業員一人ひとりが迷うことなく申請を完了できるよう、誰にとっても分かりやすく、操作しやすいシステムを選びましょう。

労務管理システムで業務効率化と働きやすい環境を実現

労務管理とは、労働基準法の規則に沿った勤怠管理や給与計算、就業規則の作成、長時間労働の是正といった幅広い業務により、従業員が働きやすい職場作りとコンプライアンス遵守をおこなうものです。従業員に関する情報を扱うこと、法律に関わる重要な手続きを含むことから、アナログな手法や表計算ソフトでの管理ではなく、業務効率化とセキュリティ対策を同時に実現できる労務管理システムによる管理が望ましいでしょう。

労務管理システムを選ぶ際は、自社の課題や要望に応じた労務管理をおこなえるよう、あらかじめ課題の整理や必要な機能を明確にしておくことが重要です。労務管理のなかでも、従業員の勤怠情報を正しく記録する勤怠管理は特に重要な業務であるため、自社に合った勤怠管理がおこなえるシステムを基準に設計していくとよいでしょう。

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