調達業務の刷新

製造業、建設業、不動産業

調達業務の課題

調達業務で、このようなお悩みはありませんか？

企業が必要な物資・サービスをサプライヤーから購入・契約する調達業務は、自社の商品やサービスの競争力を高めるために非常に重要で、サプライヤーから購入・契約する物資・サービスのコスト・品質・納期・リスクをしっかり管理することが求められます。
しかし、調達業務では、年間に何万件もの取り引きが発生し、数百、数千のサプライヤーとやり取りすることも珍しくありません。そのような中、各種帳票が紙ベースで非効率に運用されていたり、部門間の状況確認に電話が頻繁に使われていたりして情報連携の負荷が増大し、月末・月初に集中する処理の遅延、漏れが発生しやすい状況となっていませんか？

お悩み 1

業務プロセスが複雑で
対応が属人化

品目や取引金額などの違いに加えて、サプライヤーの与信審査評価結果や特定の依頼部門への個別対応など、条件ごとに異なる業務プロセスが多数存在し、対応しきれない。
業務プロセスが複雑で、属人化（特定の担当者しか進め方を把握していない状態）や情報の伝達ミス、見落としが起こりやすい。

お悩み 2

取り引きの進捗状況確認への
対応負荷が大きい

各取り引きの進捗状況が一目で把握できないため、依頼部門からの進捗状況確認への対応に時間が取られる。
進捗状況確認への対応以外にも複数のサプライヤーに対して、見積依頼や注文書を毎回個別にメールで送っているなど、事務的な対応に手間がかかっている。

お悩み 3

タスクの優先順位がわからない

依頼内容に、「期限」や「重要度」が明示されていないことが多く、優先順位の判断が属人的になる。
期限が近づいても通知が来ないため、対応が後手に回る。（対応漏れや遅延が発生しやすくなる、優先順位の高いタスクが埋もれてしまう）

活文業務プロセスデジタル化ソリューションで解決

解決 1: 多種多様な業務プロセスも
ノーコードで効率的にデジタル化
属人化の解消を支援

解決 2: 業務プロセスを見える化し、
関係者が状況を把握できる
仕組みを構築

解決 3: 一覧表示と自動通知で、
タイムリー・計画的な対応を支援

調達業務の課題解決策

活文業務プロセスデジタル化ソリューションは、調達業務の複雑な業務プロセスをデジタル化して標準化・見える化し、効率的で統制の取れた運用を支援します。

工程ごとの業務プロセスをノーコードでデジタル化　現在の工程が完了すると次の工程が自動で開始されるので、業務をスムーズに進められます

解決1：多種多様な業務プロセスもノーコードで効率的にデジタル化

取り引き内容の違いや特定の依頼部門への個別対応など、多種多様な業務プロセスもノーコードで効率的にデジタル化が可能です。

業務プロセスのデジタル化をサポート

お客さま固有の業務プロセスのデジタル化を日立ソリューションズが丁寧にサポートします。

業務プロセスの例

■通常の作業依頼

見積依頼準備から注文書送付までの通常のシナリオ。

■緊急の作業依頼

緊急の依頼は、通常とは異なる特別なプロセスで処理を進められます。

■仮発注（価格交渉に時間がかかるケース）

発注は確定しているが、詳細の交渉に時間がかかるため、一部の情報は仮入力の状態で処理を進める場合にも対応できます。

■サプライヤー再選定

交渉が決裂したエビデンスを保持したまま、サプライヤーを再選定するプロセスから始めたい、などのケースにも対応できます。

■通常購買切替

事前に発注予定額を入手する業務シナリオで、発注予定額を入手した後に、正式な見積依頼、注文書送付などを実施できます。

■簡易購買

基幹システムから発行された注文書を基に発注する業務シナリオで、発注までに依頼部門、調達部門での見積依頼準備、価格交渉などのプロセスはなく、自動で注文書送付までを実施できます。

解決2：業務プロセスを見える化し、関係者が状況を把握できる仕組みを構築

■一連の業務プロセスをワークフロー化

依頼準備から入庫・検収まで、一連の業務プロセスをワークフロー化し、依頼部門や調達部門の担当者が自ら取り引きの進捗情報を把握できるようにします。

■サプライヤーも含めて関係者が情報を共有

ワークフロー化された業務プロセスに沿って、サプライヤーが必要な情報は、自動的にサプライヤーに共有されます。

解決3：一覧表示と自動通知で、タイムリー・計画的な対応を支援

■一覧表示

ポータルサイトにステータスごとのタスク（自分が担当の取り引き）を一覧で表示し、対応漏れや遅延を防止します。

■自動通知

フローが自分あてに回ってきた際の自動通知や、期限日・期限前の督促通知に対応できます。

ソリューションのポイント

ノーコードでスピーディーに、お客さまの業務に合わせたアプリケーションを開発可能

活文業務プロセスデジタル化ソリューションを導入することで、お客さまの業務内容や運用に合わせたアプリケーションを、ノーコードでスピーディーに開発できます。現場のニーズに合わせた変更もスピーディーに反映することができます。

※アプリケーションは、日立ソリューションズが開発することも、お客さま自身で開発することもできます。

既存システムとの連携や個別対応もお任せください

日立ソリューションズは、既存システムとの連携に必要なアドオン開発はもちろん、「決まったタイミングで基幹システムからデータを取り込みたい」「依頼部門やサプライヤーに、適切なタイミングでアラートを通知したい」といった個別の業務要件にも柔軟に対応し、現場の運用を支援する仕組みを提供します。

AIの活用

多種多様な対応が求められる調達業務は、生成AIを活用することで、過去の知見をすばやく引き出せるようになり、必要な情報を探す時間を短縮できます。また、経験の浅い担当者でも過去の事例をもとに判断できるようになるなど、見落としを減らし、業務の精度向上も期待でます。

過去の事例から必要な情報をすばやく抽出

過去の案件から類似の案件や、参考となる見積依頼書・仕様書・発注条件書を探し出し、必要な情報を探す時間を短縮できます。
過去の案件から適切な取引先の候補をリストアップ

担当者の経験や記憶に頼らず、客観的に取引先の候補をリストアップできるようになります。
契約書のリスクチェック

過去の契約書と比較して抜けている必要な条文を抽出するなど、契約書のレビューをサポートします。