契約書管理やマニュアル管理、ペーパーレス化や情報共有といった文書管理に関するさまざまな課題を解決。活文 Contents Lifecycle Manager

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活文 Contents Lifecycle Manager
機能

豊富な機能と人に優しいインタフェースを提供

インタフェース

ドラッグ&ドロップによるかんたん操作

文書の登録、コピー、移動はドラッグ&ドロップするだけ。フォルダの移動もドラッグ&ドロップで操作できます。

かんたん操作

多彩な検索機能

簡易検索では、文書の名前やコメントなどの属性と文書中の文字列を一度にすばやく検索できます。
詳細検索では、属性検索・全文検索・フォルダによる絞込み検索など、きめ細やかな検索条件を指定できます。
なお、簡易検索、全文検索ではデータベースによって、検索の仕様が異なる部分があります。

多彩な検索機能

クリップでまとめて参照・印刷

画面上でドラッグして重ねるだけで、複数の文書をクリップでたばねるように一つの文書として管理できます。クリップした文書は、異なるアプリケーションの文書でも、まとめて参照・印刷ができます。

クリップでまとめて参照・印刷

iPadからの検索・参照に対応

文書の参照に丁度いい画面サイズ、マルチタッチスクリーンで紙の資料を読むような感覚で、直観的に操作できる「iPad」から、簡単操作で社内文書へのセキュアなアクセスを実現します。

迅速な資料提供が不可欠となる"窓口業務"や"訪問営業"をはじめ、マニュアルなどの膨大な資料を扱う"保守業務"など、多種多様な文書を社外・社内で持ち運んで参照するさまざまな業務に適用できます。

iPad利用

主な機能

・フォルダツリーの参照
・文書の参照
・文書のオフライン参照
・全文検索(ファイルの中身の検索)、属性検索
・ブックマーク機能
    目的ページに素早くジャンプできます。
・お知らせ通知機能
    文書を閲覧する際に、お知らせをメッセージ通知できます。

活文 Contents Lifecycle Manager クライアント

iPad連携オプションを利用いただくためには、「活文 Contents Lifecycle Manager クライアント」をアップル社が運営するApp Storeにアクセスして、ダウンロード(無償)していただく必要があります。
「活文 Contents Lifecycle Manager クライアント」の詳細、体験方法などは、こちらをご覧ください。

※App Storeは、米国およびその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。

イメージデータの参照

イメージデータを参照する専用Webビューアを提供。マウス操作での拡大・縮小表示や90度ごとに回転させるなど、Webブラウザーで効率よくイメージデータを参照できます。また、OCRオプションを導入することで、検索結果中のキーワードのハイライト表示が可能です。

イメージビューア

文書やフォルダのセキュリティー管理

アクセス権設定

フォルダや文書にアクセス権を設定することで、フォルダや文書を操作できるユーザーを制限できます。

セキュリティー管理(アクセス権設定)

認証ポリシーの設定

ユーザー認証時のセキュリティー方針(パスワードの期限、使用できる文字種など)を、認証ポリシーとして設定できます。

監査証跡ログ

ユーザーがフォルダや文書に対して行った操作の履歴を取得できます。

セキュリティー管理(監査証跡ログ)

PDFへのセキュリティーの付与

活文 Contents Lifecycle Managerで変換したPDFファイルに、セキュリティーを付与してダウンロードできます。

PDF保護

文書原本のダウンロード抑止

文書原本のダウンロードを抑止した状態で文書を公開できます。閲覧環境に文書が残らないため、二次流出のリスクを回避できます。

ダウンロード抑止

登録文書にタイムスタンプを付与

登録した文書にタイムスタンプを付与し、有効期限切れの文書を一括検証できる機能を提供します。電子帳簿保存法で定められる
国税関係書類のスキャナ保存要件に対応したシステム機能を提供し、スキャナ保存の仕組みづくりを支援します。

※国税関係書類のスキャナ保存には運用ルール・規定などを整備したうえで所轄の税務署への届出が必要です。

タイムスタンプ付与

帳簿データや国税関係書類のセキュアな保管についてはこちら

英語および簡体字・中国語の文書操作Web画面を提供

海外拠点を含めた拠点間での情報共有をスムーズかつセキュアに行う環境を提供します。

多言語の文書操作Web画面説明

文書属性情報の自動抽出・登録

文書を登録する際に、検索や分類に使う属性情報を自動で抽出します。
ユーザーは抽出結果を画面で確認し、必要に応じて訂正するだけで、属性情報を付与することができます。
手間がかかる属性情報の入力作業を軽減できます。
PDFファイル、Officeファイル、TIFF・JPEG等の画像ファイルに対応しています。抽出対象は先頭ページのみです。

文書属性情報の自動抽出・登録

クラウドストレージ連携

活文 Contents Lifecycle Managerで承認された文書をクラウド上でセキュアに共有または配信するなど、文書の利用範囲を社外に拡大できます。BoxのBoxサービスと連携します。

文書の外部公開・クラウドストレージ連携

文書属性情報からの文書分類

文書をさまざまな属性値で分類。ユーザーや業務シーンごとに適切なフォルダを仮想的につくり、可視化します。さまざまな視点から目的の文書を探し出すことができます。

文書属性情報からの文書分類の図

DocuSign連携

DocuSignを連携することで署名済文書を活文 Contents Lifecycle Managerで一元管理することができます。 活文 Contents Lifecycle Managerでは文書をセキュアに管理し、フォルダ管理や多彩な検索条件による検索ができ、署名済み文書を安全に効率よく管理できます。 また、電子帳簿保存法対応における電子取引情報の電子保存などの場面に適用できます。

DocuSign連携の図

「電子帳簿保存法対応ソリューション」の詳細はこちら

電子署名サービス「DocuSign(ドキュサイン)」の詳細はこちら

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