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日立ソリューションズは、社会生活や企業活動を支えるソリューションを提供し、持続可能な社会の実現に取り組んでいます。

ニュースリリース

2021年1月18日
株式会社日立ソリューションズ

フコク生命の文書管理を刷新し、高さ4,000メートルの紙書類を75%削減

紙書類をデジタル化し、「活文」で統合することで、新しい働き方の推進に貢献

 株式会社日立ソリューションズ(本社:東京都品川区、取締役社長:星野 達朗/以下、日立ソリューションズ)は、富国生命保険相互会社(本社:東京都千代田区、代表取締役社長:米山 好映/以下、フコク生命)に文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入し、2020年5月28日に稼働しました。
 フコク生命は、オフィスの移転に伴い、新しい働き方を推進しています。本システムでは、これまで内幸町本社において紙で保存していた手続き書類や業務マニュアルなどをデジタル化し、情報共有とオフィススペースの有効活用の実現を支援します。2020 年度中に、紙書類を「活文」へ登録したり、廃棄や外部倉庫へ保管したりするなどのペーパーレス化を推進し、高さ4,000メートル*1の紙書類のうち75%の削減目標を達成できる見込みです。
 本システムは、利用者の役職や業務などに応じてアクセスを制御し、業務文書を安全に管理します。また、大量のテキストデータから必要な情報を高速で検索できる機能を備えており、今後、文書が大量に増加した際も利用者の利便性を確保できます。
 日立ソリューションズは今後も、新常態の働き方に必要な業務のペーパーレス化を推進し、ビジネスデータを価値に変えるソリューションを提供していきます。

*1 書類約4,000万枚(4,000ファイルメーター)。1ファイルメーターはA4判のファイルを積み上げた高さが1メートルとなる書類の分量を示す単位で約1万枚相当。

■ 背景

フコク生命は、東京都千代田区の内幸町本社と千葉県印西市に千葉ニュータウン本社を置いており、2021年3月に内幸町オフィスの移転が予定されています。
 2023年に創業100周年を迎える同社の内幸町本社では、各種手続き書類などを紙のまま保管しており、資料の共有が困難でした。またその資料を積み重ねた高さは4,000メートル以上にもなり、オフィス移転に伴い書庫の大幅な削減が予定されていることから、ペーパーレス化が喫緊の課題でした。
 そこで、フコク生命は、幅広い業種における文書管理で多くの導入実績を有する点や、システムの拡張性、検索のスピードに優れた点を評価し、「活文」を文書管理基盤に採用しました。

■ システムの導入効果

1. スムーズなデジタル化を支援し、業務文書の情報共有とオフィススペースの有効活用を実現

 本システムでは、スキャンした紙書類の電子ファイルを登録する際に、「活文 Contents Lifecycle Manager OCRオプション」でテキスト情報を抽出するとともに、お客様のファイル管理ルールから個別開発したプログラムによって文書属性情報を抽出して、同時に登録しました。これにより、手間が掛かる検索や分類に使うインデックス情報の入力作業を軽減し、スムーズなデジタル化を支援しています。
 デジタル化した文書は「活文」で統合管理することで、情報共有を実現しています。

2. きめ細かなアクセス制御により、業務文書を安全に管理

 お客様の要望により、利用者の職位や文書の機密レベルに応じてきめ細かくアクセス権を設定しました。機密文書を参照できてもダウンロード権限のない利用者の場合、閲覧環境に文書を残さない
「活文 Contents Lifecycle Manager Document Viewer Option」のダウンロード抑止機能により、二次流出のリスクを回避でき、安全に管理することができます。

■ お客様からのコメント

富国生命保険相互会社 事務企画部 副部長 齋藤 賢様より、以下のコメントをいただいています。
 「当社が重視した検索スピードと検索のしやすさで、『高速検索オプション』を提供している『活文』に優位性がありました。また、これまでの実績から、日立グループの信頼性についても高く評価していました。
 構築段階での段取りから稼働後のサポートまで迅速かつ丁寧に対応してくれたことも感謝しています。今回のプロジェクトでは、文書管理の専門家がアクセス権に対する多様な要望を整理してくれたことも文書管理基盤の有効活用につなげることができると考えています。今後もグループウェアとの連携やデジタルツールの活用により文書管理基盤の利用範囲を拡大し、文書の活用や業務改善を支援いただくことを期待しています」

■ 文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」について

■ 導入事例紹介のサイト

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担当部署:経営企画本部 広報・宣伝部
担当:多田、安藤
E-mail:koho@hitachi-solutions.com

※ 活文は、株式会社日立ソリューションズの登録商標です。
※ その他、記載の会社名、製品名は、それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。

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