大きく分けるとオンラインイベントには2種類あります。そのひとつがBtoC、つまり一般消費者向けのイベントです。
代表的なものとしては、音楽フェスやコンサートが挙げられるでしょう。数千から数万人が来場するような大規模なイベントがオンラインで行われています。また、従来劇場で行われてきた演劇やお笑いライブなどでも、オンライン配信が採用され、自宅で観劇するスタイルが定着してきています。ほかにも、セミナー、講座、フィットネスのような学習や自分磨きに関わる催しもオンライン化が進んでいます。

もうひとつがBtoB、つまり企業向けのビジネスイベントです。
代表的なものとしては、見本市や展示会、商談会が挙げられるでしょう。従来であればキャパシティが数万人もある大きな会場に、特定分野の企業が一堂に会して自社商品のPRを行うような大規模な展示会が、コロナ禍の影響によりオンラインで実施されるようになったケースもあります。ほかにも新商品の発表会や株主総会、プロモーションとしてのセミナーやシンポジウムなどが、オンラインで行われています。

イベントを行う際にかかる費用の中でも大きな比率を占めるのが会場費ですが、オンラインイベントであれば会場費がかかりません。また、会場設営のための人件費や設備費、装飾費も不要になるため、大幅なコスト削減になります。

実際のイベント会場では、物理的な制約や安全上の理由などで、入場できる人数に上限があります。しかしオンラインイベントであれば、オンライン上の仮想空間に参加者が集うため、人数に制限がありません。参加を希望される方を漏れなくイベントに招くことができます。

リアルイベントであれば、開催場所が決まっているため、遠方の方には時間と手間をかけて足を運んでもらう必要があります。しかし、オンラインイベントであれば、参加される方の通信環境さえ整っていれば、日本はもちろん世界各国から参加することができ、リアルイベントに比べて幅広い集客が期待できます。

屋外で行うイベントの場合、台風や雷、大雨などで中止となるリスクがあります。屋内イベントであっても、荒天によって交通機関がストップしてしまったり、参加者のモチベーションが下がってしまったりする可能性もあります。しかし、オンラインイベントにはそういった心配をする必要がありません。

ITツールを使うオンラインイベントであれば、チャットやコメント機能を利用することで、主催者と参加者が容易にコミュニケーションを取ることができます。イベント内での企画として交流会や討論会を設ければ、リアルイベントよりも参加者とのつながりを持ちやすくなります。

リアルイベントであれば、どこの誰が参加したのかといったデータを拾うことが難しいケースが多くあります。一方オンラインイベントであれば、申し込み時だけでなく、Web上でのアンケートで参加者の情報を獲得できます。また、参加者の行動履歴をデータとして取得できるツールもあるため、イベント後のデータ分析やアクションに活用できます。

参加人数が多いイベントであれば、それだけトラフィックも多くなります。負荷がかかればかかるほど、通信トラブルが発生するリスクは高まります。大規模なトラブルになってしまった場合には、システムが復旧できずに、イベントが中止になるケースもあります。ITツールや機材といった配信環境を整備する際には、トラブル防止に努めましょう。

会場内の温度や雰囲気、人の動きなどを肌で感じることができるリアルイベントに比べると、オンラインイベントはその場の盛り上がりを感じにくいと言えます。来場者が主体的に取り組める参加型のコンテンツを用意するなど、一体感を醸成できるような体験を提供するための工夫が必要です。

参加費が無料のオンラインイベントであれば、どこからでも気軽に参加できるメリットがある反面、いつでも離脱できてしまうというデメリットもあります。上記の一体感醸成にも関わりますが、魅力的なコンテンツを用意することで、離脱防止に努めましょう。

リアルイベントであれば、参加者にパンフレットやノベルティなどを手渡しすることができますが、オンラインイベントではそういった物理的なアプローチができません。オンライン上で資料が取得できるようにしたり、参加者のデータを取得して後日郵送したりするなど、アプローチする方法を工夫しましょう。

イベント運営の主体となるチームや事務局を立ち上げたら、最初にやることはイベントの内容を考えることです。コンセプトを決めて、それに沿うコンテンツを企画していきます。上述したとおり、参加者が離脱しやすいオンラインイベントでは、魅力的なコンテンツを提供し、なるべく滞在してもらえるようにすることが重要です。しかし、魅力を感じるかどうかは個人差があり、チームでディスカッションをしても決定しづらいところがあります。そのため企画立案をする際には、参加者のペルソナ（ユーザー像）を設定すると良いでしょう。設定したペルソナにとって魅力的か否かを基準にすると、チーム内の意見を集約しやすくなります。また、企画会議はブレスト形式にするのがおすすめです。実現可能かどうかや予算などの条件を気にせずに、まずは自由にアイデアを出すことで、より魅力的な企画を生み出すことができます。

企画内容が決まれば、次にその内容に適した出演者を決定し、出演を依頼します。
例えば、商談会や展示会であれば、出展する製品やサービスの営業担当者やマーケティング担当者、新商品発表会であれば、会社の代表や商品企画担当者が出演するのが一般的です。セミナーやシンポジウムであれば、社内の人材だけではなく、専門家や学会の権威、著名人などに依頼すると、コンテンツとしてより充実するほか、集客につながりやすくなります。
進行役に関しては、社内の人材で適任の人がいない場合には、プロの司会者をアサインするのも良いでしょう。

オンラインイベントを実施するためには、会場の代わりとなる仮想空間が必要です。小規模なセミナーであれば、ZoomやMicrosoft TeamsのようなWeb会議ツールでも行うことはできますが、展示会のように参加者が自由に動き回れるイベントをオンラインで行う場合には、オンラインイベントのプラットフォームを利用するようにします。どのプラットフォームを利用するかを決める際には、企画内容に適しているかのほかに、サポートがどれだけ充実しているかも確認しておきます。通信トラブルに弱いオンラインイベントでは、配信環境をしっかりと構築しておくことが大切です。社内にITリテラシーの高い人材があまりいないなど、配信環境の構築に不安なところがあれば、サポートを受けながら準備を進めましょう。

いざイベントを実施しても参加者が少なければ、有料イベントの場合は収益を上げることができません。無料イベントだとしても、その後のビジネスチャンスにつながる可能性が低くなってしまいます。イベントの中身を充実させるだけでなく、集客にも力を入れて取り組みましょう。
手軽にできるものとしては、自社サイトやSNS、メールマガジンを使った告知が挙げられます。そのほかでは、プレスリリースを出したり、イベント内容に関連するメディアに広告出稿を行ったり、事前イベントを実施したりする方法などがあります。ここでも参加者のペルソナが重要です。設定したペルソナに合わせて、どの媒体でどんなプロモーションを行うのが効果的かを検討します。

リアルイベント同様に、オンラインイベントでも本番を想定して、進行担当者と運営スタッフが当日のスケジュールやそれぞれの役割を確認します。特にオンラインイベントの場合、通信関連のチェックがリハーサルの中心になるでしょう。ツールやプラットフォームの設定や操作手順、映像や音声が途切れることはないかなどを確認。また、当日通信トラブルが発生した場合の対処法についてもリハーサルで確認しておくようにします。

リハーサルで確認した手順やスケジュールに沿って、イベントを進行します。通信トラブルはいつ発生するかが分かりません。進行を担当するメンバーとは別に、通信状況を常に監視する担当者を決めておくと良いでしょう。

イベント終了後は参加者に対して、アンケートへの協力を依頼します。オンラインイベントでは参加者と直接触れ合うことができないため、満足度を推し量ることが難しいので、アンケートがイベントの成果を知るための大事な手段になります。そのほかにも参加人数や滞在時間、参加者の行動履歴、参加者の連絡先といったデータは、利用したツールやプラットフォームから必ず取得して分析するようにします。アンケートやデータ分析の結果は、自社の事例としてアーカイブし、次にイベントを実施する際に生かしましょう。
また、参加者へのフォローも大切です。参加のお礼を伝えるとともに、興味を持ってもらえそうな資料を送付するなど、コミュニケーションを取ります。無料イベントの場合の多くは、イベント自体はあくまで認知拡大のための施策です。その後の収益につながるアクションを積極的に行いましょう。

イベントの企画立案の際には、目的を明確にすることが重要です。面白い企画でも、目的達成につながらなければ意味がありません。無料イベントの多くは、その後のビジネスにつながるきっかけづくりを目的として実施されています。そういった場合でも、誰にアプローチするのか、どんな行動をしてもらうのかなど、目的をより具体的しておきましょう。

前項で挙げたとおり、目的を明確にすることは重要ですが、それは配信ツールの選定にも関わってきます。参加者の属性や人数、期待する行動を具体的にしたうえで、数あるオンラインイベント用のツールやプラットフォームの中で、どれが最適かを選ぶようにしましょう。

オンラインイベントのデメリットとして紹介したとおり、リアルイベントに比べて一体感を生み出すのが難しいため、オンラインイベントならではの体験を提供できるコンテンツを準備しましょう。もちろん、ここでも目的に沿っていることが前提です。物理的なアプローチができないというデメリットへの対策としては、デジタルカタログを用意するほか、動画やVRを活用するという方法があります。

通信トラブルは、参加者の離脱や満足度の低下に直結します。選定したツールやプラットフォーム、そのほかの機材のパフォーマンスチェックは入念に行うようにします。それでも通信トラブルが避けられない場合もあるので、もしトラブルが発生した場合の対応方法や窓口を事前に参加者に伝えておくなど、リスク管理を徹底しておきます。

データ取得と分析がしやすい点は、オンラインイベントの大きなメリットです。「イベント終了後のデータ分析やフォロー」の項でも紹介したとおり、必ずデータ分析を行いましょう。例えば、展示会イベントであれば、参加者がどのブースにどのくらいの時間立ち寄ったのか、どういう導線だったのかといったデータは、次のイベントだけではなく、マーケティングにも生かすことができます。