テレワークに有効な「コミュニケーション基盤の活用」と「スマートデバイスのセキュリティ管理」

ワークスタイル変革の第一歩としてテレワークを導入する企業が多くあります。テレワークの導入にあたっては、離れた場所にいる社員とのコミュニケーションがうまくとれるのか、利用するＰＣやデバイスのセキュリティを守れるのか、などの課題があげられます。これらの課題を解決するためには、コミュニケーション基盤の活用と、ＰＣやスマートデバイスのセキュリティ管理が重要です。特に、外出先で利用するスマートデバイスは、適正に管理する必要があります。

社員のワークスタイル変革のための2つのソリューション

ここでは、「コミュニケーション基盤の活用」と「スマートデバイスのセキュリティ管理」の概要をご紹介します。

コミュニケーション基盤の活用

テレワークの課題として、オフィスにいない社員とのコミュニケーションが取りにくくなってしまうということが挙げられます。そのような場合は、コミュニケーション基盤を導入、活用しましょう。
メールに加え、チャットやビデオ会議などの柔軟なコミュニケーションが行えます。また、チームや組織で情報を共有する仕組みがあり、効率的な共同作業をオンラインで実施することも可能です。ネットワーク環境が整っていれば、オフィス内の人同士でも、在宅勤務やサテライトオフィスを活用している人とでも、誰がどこにいるかに関わらずコミュニケーションをとることができます。
例えば、メールだけでは業務の課題解決に時間がかかりそうな場合、社内ミーティングを急きょ実施する必要性も出てきます。そのような場合でも、コミュニケーション基盤が導入されていることで、どこにいてもチームで繋がり、課題解決に素早く取り組めます。

スマートデバイスのセキュリティ管理

ビジネスのあらゆる局面で利用されるスマートデバイスですが、社内ネットワークにつながる端末を持ち歩くことは、企業の機密情報をそのまま持ち出しているのと同様のリスクがあると言えるでしょう。社外でスマートデバイスを利用する場合、適正な管理が必要になります。社内の機密情報にアクセスする際には必ずファイアウォールを経由する、外部からの攻撃的なアクセスに対処するなどの対策です。また、万が一デバイスを紛失してしまった場合でも、遠隔操作でデバイス上の情報を削除する「リモートロック・ワイプ」といった対策を講じることで、情報漏洩のリスクを抑えることができます。このようなセキュリティ管理を行うことで、社員が安心してスマートデバイスを活用できるようになります。

具体的なメリット

テレワーク導入時の課題を解決する方法として、「コミュニケーション基盤の活用」と「スマートデバイスのセキュリティ管理」をご紹介しました。ここでは具体的にどのように課題が解決できて、どのようなメリットがあるかをご説明します。

コミュニケーション基盤の活用

コミュニケーション基盤として多くの企業で活用されているのが、Microsoft Office 365です。Office 365を活用したメリットをご紹介します。

1.どこにいてもリアルタイムに対話
緊急のミーティングが発生した場合、Skype for Businessがあると、メンバーの在席状況を確認できます。たとえ在宅勤務中など全員が集まれない場合でも、電話会議やビデオ会議などの機能で会議を実施して、どこにいてもチームメンバーとリアルタイムに繋がることができます。

2.効率的な共同作業を支援
効率的な共同作業を進めるなら、TeamsやSharePointなどのツールが有効です。チャットやファイルの共有など共同作業を進められる仕組みがオンライン上で実現でき、ナレッジをリアルタイムに共有して、アイデアを発展させていくことが可能です。またメンバーのコメントを時系列に共有できるので時間に制約されることなく、多様な働き方での効率的な共同作業が可能になります。

スマートデバイスのセキュリティ管理

1.出先での隙間時間の有効活用を促進して生産性を向上
スマートデバイスを保持していることで、電車での待ち時間やアポとアポの間でもメールの返信やスケジュール調整が可能になります。これにより、隙間時間の有効活用を促進して、生産性を向上できます。但し、外出先で利用する場合、セキュリティ確保が欠かせません。

2.全社のスマートデバイスを適正に管理し脅威から守る
スマートデバイスから社内システムへの不正アクセスを防止するためのデバイス証明書の発行や、デバイスの端末管理、アプリケーション管理などのセキュリティ管理を適切に行う必要があります。こうすることで、私用スマートフォンや悪意ある第三者の不正アクセスから社内システムを守り、また、公用のスマートデバイスを濫用されるリスクから守ります。

ワークスタイル変革事例

テレワークの導入により、働く場所を自由に選択しながらも社員間でのコミュニケーションを活性化している事例をご紹介します。A社では、テレワークの導入を推進し、コミュニケーション基盤の活用とスマートデバイスの適正管理によるワークスタイル変革を進めています。Office 365を活用し、コミュニケーションを円滑化し、スマートデバイスやPCを遠隔地から安全に社内へつなげるネットワークセキュリティ製品、情報共有基盤製品などを組み合わせて、多様な働き方を実現しています。チャットを活用することにより、対面で話すよりもフラットで効率的な対話が実現することもあります。このように、テレワーク導入の障壁となる課題をＩＴツールの活用により解決する事例も出てきています。

まとめ

コミュニケーション基盤の活用やスマートデバイスのセキュリティ管理は、業種を問わず対応できる上、導入事例も豊富です。自社の業務に適したソリューションを見極め、テレワークを始めとするワークスタイル変革と業務効率化を図りましょう。