オンプレミス型とクラウド型の違いとは？メリット・デメリットを解説

オンプレミス型とクラウド型、それぞれの特徴について

ひと言で「勤怠管理システム」といっても、オンプレミス型とクラウド型にはそれぞれに特徴があり、導入する際には自社に合うものを選ぶ必要があります。
ここからは、オンプレミス型とクラウド型それぞれの特徴について紹介します。

サーバーが必要な「オンプレミス型」

オンプレミス型とは、自社の業務に合わせた専用システムを開発して、構築する場合に採用される形式のことです。

自社のネットワーク内で利用するため、社内ネットワークが整備されている中規模から大規模の企業に適しています。

また、システムカスタマイズの柔軟性が高いため、自社で機能をカスタマイズしたい場合や、他のソフトウェアと連携させるといった対応も可能になります。これから従業員数や事業規模を拡大し、さまざまな機能追加や変更の発生が見込まれている場合なども、オンプレミス型の方が向いているといえます。

サーバー不要な「クラウド型」

クラウド型とは、以前はASPやSaaS/PaaSとも呼ばれ、インターネット接続によって、システムやソフトウェアを利用するサービス形式のことです。

サーバーを自社で購入する必要はなく、インターネット接続ができる環境ならどこからでも勤怠管理システムを利用できるようになるため、導入のハードルが低い点も特徴です。
従業員が少人数から1,000人以下規模の中小企業で、少しでもコストを抑えたい、すぐに導入したいという場合にはクラウド型が適しているといえます。

オンプレミス型・クラウド型の違いを徹底比較

オンプレミス型は自社サーバー内でのシステム構築が必要になるため、初期費用が高くなる傾向があります。導入までに時間がかかるのも特徴です。しかし、自社でシステムを構築・管理するため、カスタマイズの自由度が高く、自社の働き方や業種に合わせた運用が可能です。また自社専用システムとなるため、開発初期費用だけでなく保守運用費用などのランニングコストも高くなりがちですが、利用人数単位で費用が発生する訳ではないので、従業員人数が多い大企業の場合は結果として従業員一人当たりコストが安くなる場合もあります。

クラウド型は、インターネット環境があれば導入できるため、低コストかつ短期間で導入できるのが特徴です。一般的な料金体系は使用する人数に対して課金される形式のため、比較的小規模組織にとっては費用負担が軽くなりやすい、という特徴があります。ただし、導入するのが簡単である反面、カスタマイズ性についてはオンプレミス型よりも低くなります。

尚、勤怠管理システムのメーカーやベンダーによっては、無料のお試し期間が用意されているケースもあります。自社の勤怠ルールや運用実務にフィットするのかなど、実際に使用して試すことができますので、事前にトライアルすることをおすすめします。

オンプレミス型・クラウド型のメリットやデメリット

オンプレミス型とクラウド型、それぞれのメリットとデメリットについて詳しくみていきます。

オンプレミス型のメリット・デメリット

メリット

• カスタマイズ性が高く、独自のシステム構築が可能
• 社内ネットワークでのアクセスに制限できる為、セキュリティ対策を強化できる

オンプレミス型の大きなメリットには、カスタマイズの自由度と、高度なセキュリティ環境を構築できる点にあります。

デメリット

• サーバーなどのインフラやシステムそのものの準備に時間とコストがかかる
• システムやサーバーの運用管理まで自社で行う必要がある
• 労働法改正などでシステムのアップデート・改修が必要になった場合も自社で対応する必要がある

このように、サーバーの構築や管理に手間やコストがかかるといったデメリットがあります。社内で運用するには、技術やノウハウのある人材が必要になるほか、法改正へのキャッチアップなど、小規模組織には負担が大きくなりやすいです。

クラウド型のメリット・デメリット

メリット

• 導入費用が抑えられる
• 短期間で導入できる
• 自社でのシステム構築や管理が不要
• 無償アップデートで法改正にも柔軟に対応できる

クラウド型の大きなメリットは、初期費用や運用コストを抑えられる点です。法改正など、利用企業すべてに共通してアップデートや機能追加が必要となる部分については、ベンダー側が都度アップデートしてくれます。社内でシステムの保守運用や開発リソースを確保できない場合でも安心して利用できるでしょう。

デメリット

• インターネット回線を使用してアクセスするためセキュリティ対策が必要
• オンプレミスと比べるとカスタマイズ性が低い

外部インターネット環境で稼働するクラウドサーバーを利用するため、セキュリティ対策が不可欠です。特に情報セキュリティポリシー上、外部ネットワークへのアクセスに一定の制約を設けている企業などは、クラウド型サービスを利用するにあたって、しかるべき情報セキュリティ観点での対応が必須となります。またソフトウェアや機能のカスタマイズが制限されることもデメリットといえるでしょう。

どちらを選べばいい？オンプレミス型vsクラウド型

オンプレミス型とクラウド型の特徴比較やメリット、デメリットを紹介しましたが、どちらを選べば自社に適しているのか判断が難しい場合もあるでしょう。

ここからは、一般的にオンプレミス型が適している企業とクラウド型が適している企業について紹介します。

オンプレミス型が最適な企業

オンプレミス型が最適な企業は、以下のような点が挙げられます。

• 自社サーバーを持っている
• システム構築や保守運用ができる体制が整っている
• 既存の業務系アプリケーションや機能を統合して利用したい
• 人事管理にかかわる情報を社外（外部インターネット環境）へ持ち出したくない

自社でシステム構築や保守運用できる人材がそろっている場合は、オンプレミス型での運用も対応可能です。利用人数が増えるほど、一人当たりの単価が抑えられるため、中規模～大規模な組織を有する企業にも適しています。

社内や専用ネットワーク構築内でのシステム運用ができるため、機密情報を安全に管理したい企業にもおすすめです。

クラウド型が最適な企業

クラウド型が最適な企業は、以下のような点が挙げられます。

• 初期費用を最低限に抑えてスピーディに導入したい
• 少人数から利用したい
• 場所を選ばずログインできるようにしたい
• サーバー構築や保守運用のリソースがない
• 法改正にも迅速に対応したい
• カスタマイズの必要性がない

サーバーやシステム構築するリソースがない場合は、クラウド型の利用がおすすめです。人数に応じてプランが選べるため、スモールスタートも可能です。自社でのカスタマイズが不要な方や、法令を遵守した常に最新のツールを利用したい場合にも、クラウド型が安心です。

まとめ

勤怠管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があり、それぞれに特徴があります。
従業員数やシステムのカスタマイズなど、それぞれでメリットとデメリットがありますので、導入する前にそれぞれの特徴を理解したうえで自社の就業ルールや使用方法と合う提供形態を選びましょう。