従業員が法定労働時間を超える残業を行うためには、「36協定」（正式名称：時間外・休日労働に関する協定書）の締結が必要です。この協定は、労働基準法第36条に基づくものであり、企業が従業員に法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える残業や休日労働を命じる場合には必須です。企業は従業員の過半数代表者または労働組合とこの協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る義務があります。

36協定では、上述のとおり、原則として残業時間の上限を月45時間・年間360時間としています。ただし、それを超える場合には「特別条項付き36協定」が必要となります。この特別条項は臨時的かつ突発的な事情がある場合に限り適用されますが、詳細な規定内容について次項で説明します。

既述のとおり、大企業は2019年4月1日から、中小企業は1年の猶予期間を経て2020年4月1日から残業時間の上限規制が適用されています。中小企業の範囲は業種によって異なり、資本金や出資額と従業員の数のいずれかが定められた基準を満たす場合、中小企業と判断され、基準以上の企業は大企業と判断されます。

＜中小企業の範囲＞

出典：厚生労働省ホームページ（時間外労働の上限規制　わかりやすい解説）

一部の業種・業務においては、残業時間の上限規制の適用が5年間猶予され、2024年4月1日から適用が開始されました。上限規制の対象に加わったのは以下の業種や業務です。

2024年3月31日までは、残業時間の上限規制はありませんでしたが、同年の4月1日以降、災害の復旧・復興の事業を除き、上限規制がすべて適用されています。
災害の復旧・復興事業については、2024年4月1日以降も時間外労働と休日労働の合計の月100時間未満、2～6カ月以内の平均80時間以内の上限規制は適用されません。

自動車運転の業務とは、雇用契約上の業務が自動車の運転であり、労働時間の半分以上で自動車の運転をしているケースを指します。具体的にはトラック運転手、タクシー・ハイヤー運転手、バス運転手が当てはまります。

自動車運転の業務の場合、上限規制適用後、特別条項付き36協定を締結する場合の年間の残業上限が960時間となります。また、月45時間以上の時間外労働を年6回まで、時間外労働と休日労働の合計の月100時間未満、6カ月以内の平均80時間以内とする規制は適用されません。

2024年4月1日から医師の時間外労働の上限は年960時間となりました。ただし、地域医療の確保をするためなど、年間960時間を超える時間外労働をさせる必要がある場合には、1,860時間まで上限を引き上げることが可能です。ただし、その場合は都道府県知事からの指定が必要となります。

また、退勤から次の出勤までには原則9時間を空けるルール（勤務間インターバル制度）や時間外労働時間が月100時間を超える医師には、面接指導実施医師による面接指導を受けなければならないというルールが適用されます。

鹿児島県と沖縄県の砂糖製造業においては、業務量が季節によって大きく異なるため、2024年3月31日までは、時間外労働と休日労働の合計の月100時間未満、2～6カ月以内の平均時間を80時間以内とする規制は適用されませんでした。しかし、2024年4月1日からはすべての上限規制が適用されています。

ほとんどの業種・業務において残業時間の上限規制が適用されているにもかかわらず、残業の上限規制の適用から除外されている業務があります。それが新技術・新商品などの研究開発業務です。

ただし、この業務についても時間外労働が月100時間を超えた場合は、対象の労働者に対し、医師の面接指導を受けさせることが罰則付きで義務付けられました。また、医師の見解に応じ、企業は必要があれば部署移動や職務の変更、有給休暇の付与などの措置を講じなければなりません。

まず、従業員の労働時間を管理する立場にある管理者や人事は、従業員の残業時間が上限を上回らないように勤務時間を把握しなければなりません。しかし、月末や翌月初めに1カ月の勤怠状況を集計する方法では、気付いたときには1カ月の上限残業時間をすでに超過してしまっている可能性があります。上限を超えないようにするためには月の途中で労働時間を調整しなければなりません。そのためにはリアルタイムで勤怠状況を把握する必要があります。

厚生労働省では「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が2017年に策定されています。このガイドラインでは、使用者は労働時間を適正に把握する責務があるとともに、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録する必要があることを示しています。さらに、やむを得ない場合を除き、勤怠はタイムカードやICカード、パソコンのログイン・ログアウト時間などの、客観的な記録をもとに把握しなければならないと規定している点にも注意しなければなりません。

出典：厚生労働省ホームページ（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）

残業時間の上限規制を守るためには、1カ月ごとの残業時間を把握するだけでは十分な対応は難しいでしょう。既述のように、特別条項付きの有無にかかわらず、企業は1年を通して2～6カ月以内の残業時間（時間外労働と休日労働の合計）の平均を常に80時間以内に抑えなければなりません。

したがって、月単位での残業時間の把握だけではなく、複数月の残業時間を合算し、2カ月、3カ月、4カ月、5カ月、6カ月のそれぞれの平均の残業時間についても管理する必要があります。

残業時間の上限規制に対応するためには、管理をする側だけでなく、従業員の意識改革も必要です。残業時間の削減を推進するためには、従業員にとって残業をしないことがメリットになる取り組みも必要でしょう。

残業時間が減れば、それに伴う人件費を削減できます。そのため、残業をした人に残業代を支払うのではなく、残業をせずに仕事を終えた人にインセンティブを与えると、従業員も積極的に時間内に業務を終えるという意識が芽生えやすくなります。

残業を削減している企業が行っている取り組みとして多いのが、残業の事前申請制度とノー残業デーの導入です。いつでも自由に残業できる環境の場合、無駄な残業が発生しやすくなります。しかし、事前に残業が必要になる理由と残業をする日時の申請を求めるようにすれば、不必要な残業の抑制につながります。また、全員が残業をせずに定時で退勤するノー残業デーの導入も、組織全体の残業の削減には効果を発揮する取り組みです。

残業を削減するためには、業務内容の見直しや業務の効率化も検討しなければなりません。業務内容や業務プロセスを見直し、一部の従業員や部署だけに業務負担が偏っている場合、人員配置の見直しが必要になるでしょう。また、作業に無駄があるようであれば、より効率が良い業務フローを作成すべきです。そのほか、デジタル化の推進も業務効率の向上に寄与します。勤怠管理システムや給与計算ソフト、タスク管理ツールなどの導入も残業の削減につながるでしょう。

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