テレワーク時の労務管理の課題とは？
解決策やツール活用について解説

テレワーク時の労務管理から見えてくる課題点

テレワークを導入すると、従業員がどのような作業に着手しているか、進行状況はどうかといった、従業員一人ひとりの勤務状況を把握することが難しくなります。テレワークにおける労務管理には、以下の課題があります。

正確な労働時間の把握ができない

まず、従業員の出社時刻や退社時刻を、オフィス内にあるタイムカードで打刻することが不可能になります。
そのため少人数の組織の場合、テレワーク時の勤怠管理を行っていない企業も多く存在しています。
勤務管理を行わないでいると、従業員の間には「少し遅刻してもわからない」という気持ちが生まれ、正確な労働時間の管理ができなくなります。
反面、業務過多で残業時間が多く発生している従業員がいてもリアルタイムに把握して対応・フォローすることができないという問題も起こります。

適切な仕事量の振り分けがしづらい

自宅というプライベート空間で行う業務は、従業員のオンとオフの切り替えが上手くできない場合があります。
そのため、会社に出勤している時と同じ仕事量を任せたい場合、従業員に対するコミュニケーションとフォローが大切になります。
各従業員がどのくらいの業務量を抱えているか把握していないと、業務の適切な振り分けができずに長時間労働を助長し、また長時間労働になっている現状を把握できなくなる、といった悪循環を生み出す原因となります。

人事評価が難しい

働く姿が見えないので、評価判断が難しくなります。
成果で判断できる場合は評価もしやすいですが、必ずしも目に見える成果が現れる仕事ばかりではありません。その場合は、プロセス・過程を評価対象としている企業がほとんどではないでしょうか。しかしテレワーク中の従業員の様子が分かりにくいので、プロセスを評価することに不満の声も上がりやすくなります。評価制度を細分化して、従業員が個々で自己評価する制度を設けるなどの工夫が必要になります。

法令を遵守した適切な労務管理が必要

適切な労働管理とは、厚生労働省が義務化している「従業員の労働時間を客観的に把握」のことです。
労働基準法のうち、労働時間に係る規定が適応されるすべての事業所が対象となっており、企業の大小に関わらず従業員を雇う企業は、守らなければ法律違反となります。

ここでいう「労働時間」とは、従業員が使用者である上司から、指揮命令の元に置かれている時間を指します。
つまり客観的に従業員の行いが、「使用者の指揮命令によるもの」と評価されるかどうかで判断されます。
企業によっては朝礼や、指示があり次第対応できるよう待機する「拘束時間」なども含まれる場合もあるので注意しましょう。

労働時間の把握には原則、客観的な記録が必要となります。そのため従業員が個々でExcelに就業時間を記入するといった方法ではなく、勤怠管理システムなど「客観性のあるシステム」を用いて管理することが重要になります。

正しく従業員の労働時間を把握できないと、法定労働時間に違反して長時間労働させてしまう場合もあります。また法令違反となるだけではなく、従業員の大きなストレスや過労にもつながります。そのような状況に置かれた従業員は離職も多く、有能な人材の流出にもなりかねません。
他にも、従業員が適切に業務した時間を知ることで、本来支払わなくてはいけない残業代の未払いを防ぎ、労働に対する適切な給与の支払いを行うことが可能となります。

テレワーク時の労務管理には「ツール活用」が有効

テレワーク時の労務管理においては、従業員の稼働状況を目視できないという問題をカバーするためにも、システムやツールの活用が有効と考えます。
たとえばクラウド型の勤怠管理システムを活用することにより、インターネットを通じて自宅や外出先からの出勤・退勤の打刻が容易になります。
また勤怠管理だけでなく情報システムに関するさまざまなツールを活用することで、長時間労働を防ぐためのメール送信の抑制や、深夜や土日のシステムへのアクセス制限設定、時間外労働する従業員に自動的に注意喚起のアラートを出すなどの対策を取れます。
このように、テレワークという遠隔での業務でも、従業員の就業状況をなるべく手間のかからない方法で管理やフォローするために、「ツール活用」は非常に有効な手段になります。

テレワークでの労務管理に適切なツールの選び方

それではテレワーク下での労務管理に役立つツールを選ぶ場合に、どのような観点が重要になるでしょうか。いくつか例をあげて説明します。

始業時刻から終業時刻まで、柔軟に労働時間を記録できるか

例えば就業管理システムであれば、自社の就業ルールに則した労働時間の記録ができるかどうかをチェックしましょう。
フレックス制など柔軟な働き方を取り入れている企業の場合は、1日の中で｢中断」や｢中抜け」と呼ばれる時間の記録も行える機能も必要です。
労働から一時的に離れる時間を休憩時間に変更したり、時間単位で取得できる有給休暇として申請する機能が備わっていれば、申請する側も、申請を受ける労務管理者側の負担も減らせるでしょう。
企業ごとに就業規則はまちまちですので、よく比較検討し、自社に合った機能を持つものを選びましょう。

給与計算や人事管理など、人事労務関連のソフトとの連携ができる

給与計算・人事管理とデータ連携が取れると、人事・総務部門にとって効率の良い業務を行えます。
有給休暇の残日数や残業代の計算など、手間が掛からずに自動で楽に管理が可能です。
企業は「賃金台帳」｢労働者名簿」「労働者出勤簿」など、労働に関する記録を労働基準法により3年間保存しなくてはいけません。
賃金台帳には、労働日数や時間・時間外労働など適正に記入することが義務付けられています。これらを自動で記録・保存が可能な労務管理ツールもあります。

ツール活用で労務管理の課題を解決！

通勤時間がなくなり有効活用できる時間が増すことで、生産性の向上が期待できるテレワークですが、遠隔での業務であるがゆえに、就業状況の可視化がしにくいなど、労務管理面でさまざまな問題点があるのも事実です。
ただそれらの問題点はいずれも適切なシステムやツールを導入し、正しく運用・活用することで、解決できる問題でもあります。
テレワーク時代における新しい労務管理を実現するためにも、自社にあった人事管理や就業管理システムの見直し・検討をされることをおすすめします。