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連載:テレワークの専門家に聞いた!中小企業のワークスタイルの変化と、ニューノーマル時代の勤怠管理や労務管理について

#2:2021年は多様性のあるワークスタイルが前提の環境整備が必須!人事労務管理は本腰を入れてツールの見直しを

新型コロナウイルス感染拡大によってテレワークが推進されている昨今、働き方は今後もさらに多様化していくことが考えられます。その中で、企業はコミュニケーション方法やオフィス環境、就業管理方法など、見直すべきことがたくさんあります。株式会社ルシーダ 代表取締役社長・(一社)日本テレワーク協会客員研究員、国家資格キャリアコンサルタントの椎葉怜子さんが解説します。

監修者

椎葉 怜子

株式会社ルシーダ 代表取締役社長
(一社)日本テレワーク協会客員研究員、国家資格キャリアコンサルタント

椎葉 怜子

2012年、情報システム学会で「ICT(情報通信技術)活用による女性の働き方研究会」を発足。2014年、日本テレワーク協会の客員研究員に就任。以降、テレワーク関連省庁、東京都のテレワーク普及促進事業に携わる。2015年よりテレワーク先進企業の経営者・人事担当者を対象とする研究会の部会長として研究活動を行う。2020年7月 、研究成果レポート「経営・人事戦略の視点から考えるテレワーク時代のマネジメント改革」を発表。著書:「テレワークで働き方が変わる!テレワーク白書2016」(共著・インプレスR&D)、「テレワーク導入・運用の教科書」(共著・日本法令)。

コロナ禍で変化した働き方にあわせた、コミュニケーション方法&オフィス環境

企業の働き方改革提案その1:リアルなコミュニケーション機会の減少を、オンラインコミュニケーションによって補う

新型コロナウイルス感染拡大によりテレワークの導入が進んだ結果、社内の雑談機会の減少や会社としての一体感の欠如が問題視されはじめています。緊急事態宣言終了後は、テレワークと出社を組み合わせたハイブリット型の働き方が当たり前の働き方になり、テレワークと出社を社員自身が選び、週に1回しか出社しない社員も珍しくなくなるでしょう。

企業は、このコミュニケーション機会の減少に伴う問題の解決に取り組む必要があります。テレワークでも社内のコミュニケーションを活性化させるために、チャットなどでの雑談の機会の創出や社内ポータルでの各部門のメンバーや活動の紹介、経営者からの定期的なメッセージ発信などは今まで以上に重視した方がよいと思います。

私は日本テレワーク協会で、2015年から人事役職者向けのテレワークの研究会の部会長を担当しています。2018年ごろから、2020年以降はテレワークが定着していくと想定して、テレワーク時代の人材マネジメントを研究会のテーマにしてきました。コロナ前であれば、職場での部下の働きぶりを見たり、飲みニケーションしたりすることが管理職のマネジメントと見なされているようなところがありましたが、テレワークが浸透すると従来のマネジメントが通用しなくなるためです。研究会に参加するテレワークの先進企業の多くで、1on1ミーティングが取り入れられています。

1on1ミーティングとは、職場のリーダーがメンバーと1対1で対話する場を定期的に設定して、メンバーの仕事上の課題やプライベートでの悩みを傾聴し、部下の不安材料を取り除いたり解決に導いたりするマネジメント手法です。新型コロナウイルス感染拡大以前から大企業やスタートアップ企業などで取りいれられていましたが、テレワーク体制で遠隔でもチームをうまくマネジメントしていくために中小企業でも有効な手段として注目され始めています。ただ、気づいたら上司ばかり話していた……というケースもよく聞くので、そんなことにならないように注意したいところです。

それでは1on1ミーティングでどのようなことを話し合えばよいかといいますと、仕事の進め方などの相談に加え、職場の人間関係の悩み、キャリアパスに関する相談、また体調やテレワーク環境(自宅でテレワークしづらいなど)など、部下が悩んでいると考えられる幅広いテーマで話し合うとよいでしょう。また、話す内容(アジェンダ)は部下自身にも考えてもらいます。

また、コミュニケーションのオンライン化が進んだことで、「部下と直接会う機会が減ったため、仕事の状況のみならず部下の心身の状態に気付くことが難しい」とも言われています。そこで定期的に1on1を行って対話することで、部下の仕事の状況や心身の状況についても把握しやすくなります。心身の状態については部下から切り出しにくいこともあるので、「最近、調子はどう?」と軽い投げかけを盛り込んでみるのもよいでしょう。部下にとっても、自分の考えや状況を上司に受け止めてもらっているという安心感が生まれ、上司への信頼感やチームへのエンゲージメントを高めることができます。

企業の働き方改革提案その2:オフィス環境を、オンライン会議しやすいように整備する必要がある

また社員が出社する頻度が減った今、今の会社の間取りや部屋の構造そのものを見直す必要もあると考えます。たとえば現在ですと、社内のあちこちでオンライン会議に出席しているなど、コロナ以前では見られなかった光景が増えた会社も多いのではないでしょうか。

そこで、安心してオンライン会議に出席できるようにするためにハウリングや音漏れ対策を施したブースを作ったり、会社に数名、社外で数名と複数のweb会議ができるような会議室を設けたりすれば、よりオンライン会議を効率よく進めることができるでしょう。その他、オンライン会議中に通信が中断しないように社内のWi-Fi化やネットワーク回線の増強、ケーブルの抜き差しが不要なのでスムーズに画面の切り替えができるワイヤレス対応のプロジェクターを導入したりするのもよいでしょう。最近ですと、ウェビナー用に特設スタジオを設けている会社も増えているのをよく耳にします。

コロナ禍以降稼働率の下がった社員食堂を廃止し、代わりにおいしいスナックを常設する企業もあります。社員が出社した際に快適に過ごせるような便利なオフィスをめざすことは、今まで以上に求められているといってよいでしょう。

企業の働き方改革提案その3:突然のサイバー攻撃などにも対応できる、テレワークのセキュリティ対策に精通した企業と契約

セキュリティに関しても、本格的な整備は必要です。テレワークの急増にともない、サイバー攻撃は日増しに高度化しています。セキュリティ対策のトレンドや技術は日進月歩で変化しています。個人情報を扱う業務が多い企業は、これからの時代に必要な投資と考えて、セキュリティ対策に強みのある企業と契約しておく、または目星をつけておき、いざという時はすぐにサポートを受けられるようにしておくと安心だと思います。多くの中小企業が税理士や社会保険労務士と契約しているように、今後はテレワークのセキュリティ対策についても相談できる企業と契約しておくのが当たり前になってもいいと思います。

一元的から多様的に変化していくワークスタイル……従来の就業管理方法では対応不可能!?

最近、「人事は柔軟な働き方を促すファシリテーターにならないといけない」という考えをもつ人事担当者が増えてきています。今後、ワークスタイルは一人ひとり異なるのが主流になるため、これまでの就業管理の方法ではカバーできない点が多々出てくることが予想されます。

数年前まで多くの日本企業は社員のワークスタイルが固定的で、社員の勤務時間は会社から一元的に管理されるスタイルでした。今までの社員は朝の決まった時間に出社して、決まった時間で休憩時間をとり、夕方の決まった時間に帰宅、という画一的なワークスタイルを取っている場合がほとんどでした。そのため、就業管理もまさに「管理」といった感じで、決まった時間を記録しておけば十分でした。ですが、現在ではそのような考えでは成り立たなくなっています。

これまでのように勤務時間をエクセルに記入して社員1人ずつのデータを集める……といった今までの管理方法では、多様な働き方のマネジメントが間に合いません。さらに、テレワークで会社にいない社員がリアルタイムに働いている状況を把握することも、Excelに入力したりタイムカードを利用したりといった方法では難しいでしょう。

その解決策の1つが、クラウドサービスを利用することです。自社開発しようと思ったら、開発だけで多額のコストがかかるだけでなく、そのシステムが完成する半年後や1年後には働き方のトレンドが変わっていて、「最新の情勢に対応できないシステムだった」というリスクもあります。

特に、今後は厚生労働省の「テレワーク・ガイドライン」が改定される予定もありますし、働き方改革関連法も変化していくことが予想されます。現在、リリースされている就業管理のクラウドサービスは働き方改革関連法に則して、たとえば残業時間をオーバーしていたらアラートを出す仕組みなどがあります。人事担当者が多様な働き方をする社員の状況を把握することには限界があるため、それを可能にする就業管理のツール導入・活用が必須です。

経営者や人事担当者が「やめられない」と語る、クラウドサービスの就業管理ツール

テレワークの導入を検討する中小企業からは、就業管理のクラウドサービスを導入したいというご相談をいただくことが増えています。2020年4月より中小企業にも残業時間の上限が設けられるようになり、働き方改革関連法に沿った働き方が求められていることが大きく影響しています。

私はクラウドサービスを導入した中小企業の経営者や人事担当者に話を聞くケースがありますが、みなさん「就業管理をクラウドサービスのものに切り替えてみたらとても便利すぎて、絶対にやめられない」とおっしゃいます。

就業管理クラウドサービスのほかにも、人事労務クラウドサービスを入れると、さまざまな手間を省くことができます。たとえば、社員が引っ越したときの住所変更の手続き、給与振込口座の変更、扶養家族の増員、入社手続きなど、以前はすべて、人事部が紙とハンコを使って処理していたものでも、クラウドサービスを導入すれば、紙とハンコが不要になり、入力作業の工数も削減することができるでしょう。

適切にクラウドサービスを利用すれば、非効率な社内作業をスマートに効率化することは可能であると、現在は多くの中小企業が証明しています。

まとめ:社員がテレワークでもオフィスワークでもより快適に働ける環境を用意することは、企業の生産性向上につながる

世の中全体が急激な変化の真っただ中にある現在は、会社のあり方やシステムを見直すいい機会なのかもしれません。社員のニーズと企業のリソースのバランスを取りながら、1人ひとりが働きやすく、企業の生産性向上も期待できる環境の整備に取り組んでみましょう。その施策の1つとして、多様性のある働き方にも対応できる就業管理クラウドサービスを利用するという選択肢は、入れておいてもいいかもしれません。

記事公開日:
就業管理労務管理
 

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