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連載:テレワークの専門家に聞いた!中小企業のワークスタイルの変化と、ニューノーマル時代の勤怠管理や労務管理について

#3:業務の”見える化”を進める企業は、今後の人材獲得にも有利に働く

「一元的な働き方」から「多様な働き方」が認められつつある、まさに働き方改革の激動期ともいえる2021年2月現在。企業が今後の経営戦略に必要なのは、クラウドサービスを利用した「見える化」だと、株式会社ルシーダ 代表取締役社長/(一社)日本テレワーク協会客員研究員、国家資格キャリアコンサルタントの椎葉怜子さんは分析します。テレワーク環境を整備した中小企業の事例や、採用のメリットなどを交えて紹介します。

監修者

椎葉 怜子

株式会社ルシーダ 代表取締役社長
(一社)日本テレワーク協会客員研究員、国家資格キャリアコンサルタント

椎葉 怜子

2012年、情報システム学会で「ICT(情報通信技術)活用による女性の働き方研究会」を発足。2014年、日本テレワーク協会の客員研究員に就任。以降、テレワーク関連省庁、東京都のテレワーク普及促進事業に携わる。2015年よりテレワーク先進企業の経営者・人事担当者を対象とする研究会の部会長として研究活動を行う。2020年7月 、研究成果レポート「経営・人事戦略の視点から考えるテレワーク時代のマネジメント改革」を発表。著書:「テレワークで働き方が変わる!テレワーク白書2016」(共著/インプレスR&D)、「テレワーク導入・運用の教科書」(共著/日本法令)。

多様な働き方に対応するため、業務の「見える化」が求められている

今後、社員一人ひとりの働き方はさらに多様化していくことが想像されます。時代の変化に合わせて、信頼できるクラウドサービスを活用し、積極的に業務の「見える化」を進めていきたいところです。

今回は、なぜ社員の働き方が多様化すると業務の「見える化」が必要なのか、ということをお話します。

今まで手作業によって進められていた就業管理方法

テレワークが普及する以前は、多くの会社が「出社」を前提とした就業管理を行っていました。「社員が出社・退社時にタイムカードに打刻し、その情報を人事総務が手入力でExcelなどに入力して集計する」「有給休暇の取得などの労務管理面での申請は、申請者が申請用紙に記入したうえでハンコを押して上司に承認印を押してもらって、最終的に人事に申請する」というようなワークフローでした。

出社前提の企業は、現在も社員の勤務状況をExcelで管理しているところのほか、社内からしか入力できない自社システムや人事労務のソフトを利用しているところもあります。これらの場合は、「社外(自宅など)からアクセスして勤怠情報を入力すること」はできません。出社することが大前提にあるため、社外から出勤や退勤の入力をする、という発想もなかったのです。

今後のワークスタイルに必要な就業管理方法

今後はさらに、副業をはじめる社員やワーケーションに積極的な社員も増えていくかもしれません。従来の出社を前提とした紙ベース・ハンコベースでの勤怠管理・労務管理では多様な働き方をマネジメントしていくことができません。時代に合わせて、業務を効率化していくことが多くの企業に求められています。

また、テレワークやフレックスなど多様なワークスタイルを選択できるようになる今後、社員それぞれがどんな働き方をしているか、上司や人事管理者が、より1人ひとりの勤務状況を把握しやすくする必要があります。

就業状況の「見える化」は、社員本人のマネジメントスキル向上にもつながる

勤務状況を把握するためには、就業管理クラウドサービスなどを利用して、勤怠データをわかりやすくグラフなどにして、「見える化」することが重要なポイントです。人事担当者や管理職は、社員それぞれの多様な働き方や、社員が過重労働になっていないか、有休を取得できているかなどの状況を、クラウドにアクセスすることで簡単に把握できるようになります。就業状況の「見える化」は、人事部や管理職のみならず、社員本人にとっても非常に重要です。

働き方改革の先進企業では、テレワークは社員の自律的な働き方を促す手段として導入されています。テレワークに加え、フレックスタイム制や時間当たりの年次有給休暇の導入、副業の解禁、ワーケーションなど、働き方の多様化が進みつつあります。また社員には働き方・休み方を自分自身でマネジメントしていくスキルが求められます。これからは社員一人ひとりが自身の勤怠データを把握し、適切な働き方・休み方を自らデザインしていく時代なのです。

法改正対応や導入実績の多さなど、人事担当者が安心して利用できる要素の多い就業管理システムがおすすめ

さらに今後の就業管理には、「見える化」以外にどのようなサービスや機能が求められるでしょうか。まずは、働き方改革関連法案などの法改正にも対応できるサービスです(画面1)。労務管理は労働基準法など法令順守が大前提となりますので、日本独自の法改正や多様化するワークスタイルの実態に、柔軟に対応できるサービスを活用する必要があります。

提供会社がセキュリティ対策やシステム開発を重視しており、問い合わせに対しても万全の体制があるしっかりした会社かどうか、働き方改革関連法案などにもスムーズに対応してきた実績があるかどうか、システム開発に伴う追加費用がかからないかどうかを事前に確認するべきです。また、導入企業や導入数などの実績や事例もチェックしておくと、どのような使い方ができるかを知ることができます。

また、使い勝手がいい、わかりやすいインターフェイス(画面)デザインも大切です(画面2)。勤怠管理システムはITリテラシーの高い情報システム部だけが利用するものではなく、リテラシーに差がある幅広い社員が日常的に利用するものです。中途入社の社員でも、スムーズに利用できるインターフェイスデザインであることが重要です。

そのため、システム開発者にしかわからないような理解しづらいインターフェイスのものは避けたほうがよいでしょう。システム導入の担当者でも苦手に感じるものを、ITに使い慣れていない人に使ってもらえるはずがありません。今後は、少子高齢化による労働力人口減少によって、日本語が苦手な外国人の方やITの細かい操作が苦手な人など、さまざまな事情を抱えた社員をマネジメントする必要があります。その際、すべての社員が直感的にストレスなく使えるかどうかは重要なポイントといえるでしょう。

加えて、

  • 管理者による管理画面での項目追加や修正、集計、検索などが簡単にできるかどうか
  • 社員がテレワーク中でも打刻や申請できるよう、PCのみならずスマホからでも申請が可能かどうか
  • 上司による「承認」もクラウドツール内でスムーズにできるかどうか

といった、ユーザー目線での使い勝手のよさも重要な検討項目になります。

(画面1)

(出典:リシテア/就業管理クラウドサービスの個人用管理画面。残業警告値を超過した部下がいる場合は通知が上に表示される。また時間外労働がトータル何時間かかりそうか一目で分かるため、業務改善意識向上にも役立つ)

(画面2)

(出典:リシテア/就業管理クラウドサービスの個人用管理画面。「働く」「休む」「半休」タブを選択すれば、必要な項目だけ表示される。入力頻度の低い項目は折りたたまれた状態で初期表示されるため、使用頻度が高い項目はより見やすくなる)

テレワークを推進することは、今後の有望な人材を確保するための重要な施策の一つ

テレワークを推進してきた企業には、以前から総務省の「テレワーク先駆者百選」、厚生労働省の「輝くテレワーク賞」、日本テレワーク協会の「テレワーク推進賞」など、さまざまな賞が贈られてきました。

毎年、受賞した企業をチェックしていると、2018年頃から“ある変化”が見られるようになりました。それは「以前は受賞企業の大半が大企業でしたが、テレワークを前提とするフルリモートワークを実践するスタートアップ企業が受賞するようになってきている」ということです。

それらの企業は、社員が自宅で働きながらチームとして効率よく業務を進められるよう、データ共有やチャット、web会議ツールはもちろんのこと、勤怠管理や契約締結、タスク管理などの幅広い業務においてクラウドサービスを活用しているという共通点がありました。「紙」や「ハンコ」を前提とする業務フローでは、テレワークがやりにくいだけでなく多くの無駄が発生しますが、クラウドツールの活用で業務の「効率化・見える化」を図り、多様な働き方に沿って、社員が快適に働くことができる環境を整えているのです。

そして、テレワークを推進することは、採用へのメリットが非常に大きいのです。一般的に大企業の方が中小企業より人気が高い傾向にありますが、近年の若者世代は、「テレワークできないと入りたくない」と言いはじめているのです。

リクルートキャリアの調査によると、転職検討者が仕事を選ぶポイントとして「テレワークが認められている」の項目を選んだ割合が、コロナ前の入社時と比べて約3倍アップしている、という結果が出ています。

私が中小企業から実際に伺った事例を紹介すると、テレワークを本格的に導入した岡山県の30人規模のBtoBの会社が、大手企業に混ざって県の新卒希望就職先ランキング4位に選ばれたり、東京都の70人規模の製造業の会社が、テレワークを導入したら優秀な学生からの応募が増えた、というケースが実際にあります。

現在もフルリモートを実践している会社には、全国からの応募者が殺到しています。IT系の採用が比較的難しい人材も、「テレワークだから採用できている」という言葉も耳にしています。私も日本テレワーク協会の研究員として日々さまざまな企業からテレワークの事例を伺うたびに、クラウドを活用したテレワークは、採用面においてとてもよい効果をもたらしていると日々感じています。

このように、テレワークを進めることは業務効率のアップが期待できるだけではなく、これから有望な人材を確保するために必要不可欠な施策なのです。

まとめ

優秀な人材を採用することは、企業が経営を続けていくうえで欠かせない重要な施策の一つです。現在在籍している社員だけでなく、企業の未来を担う社員に「入社したい!」と思ってもらうためにも、まずは就業管理の“見える化”を推進し、テレワークにも対応できる組織・体制にしていくことが求められているといえるでしょう。

記事公開日:
就業管理労務管理
 

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