最近では、フレックスタイムや裁量労働制というように勤務体系が多様化してきています。従来のエクセルやタイムカードで管理する方法では、個々人の労働時間や残業時間などの計算が複雑になり、計算ミスや管理が行き届かないといった問題が発生する恐れもあります。

社員数が多くなるほど、社員の労働時間や出勤日数を集計する作業が煩雑化し、管理者の負担が大きくなります。その結果、人事担当者の残業を招いたり、業務効率の低下につながることがあります。

勤怠管理を従来どおり人の手で集計していくと、どうしても作業途中で人的ミスを引き起こす可能性があります。

管理側の負担だけでなく、従業員側でもヒューマンエラーが発生する可能性があります。タイムカードの打刻漏れをはじめ、エクセルで管理している場合には、入力ミスや誤ってデータを削除してしまうといったトラブルも想定されます。従業員の数が多くなるほど、何らかの人的ミスが発生しやすくなります。

タイムカードやエクセルでの勤怠管理は「誰が何時間残業しているか」「休暇をしっかり取れているか」といった状況をリアルタイムで把握しづらい課題があります。

労働時間を正しく把握していないことで、過労や長時間労働による離職、メンタルヘルス不調などの健康問題につながる可能性もあります。その結果、従業員のモチベーション低下を招き、生産性の低下も招くことでしょう。

社員一人ひとりの労働時間を可視化できるため、残業のしすぎや休日の取得状況がひと目で確認できるようになります。

残業のしすぎを防げるほか、稼働状況に応じてタスクの割り振りが可能になることで、業務効率化につながります。また、有給休暇や休日の取得状況も把握できるため、休日を取っていない従業員に対して声掛けを行うこともできます。

勤怠管理をエクセルやタイムカードで行っている場合、残業申請の手続きを上司が対応したり、労働時間や出勤数を集計するのに、多大な手間と労力が必要になります。
小規模の会社であれば負担は少なくて済みますが、企業規模が大きくなるほど、担当者の負担が大きくなり、残業につながるケースもあります。

クラウド型勤怠管理システムを利用すれば、一人ひとりの労働時間や出勤数、休日数などを一元管理できます。勤怠管理者の業務負担を軽減できるほか、集計作業などの業務の効率化によって、人事部門の生産性向上にもつながるでしょう。その結果、残業による人件費を抑えることも可能になります。

勤怠管理システムによって労働時間を「見える化」することで、残業が多い社員、休日を適切に取得できていない社員など、労働基準法に違反するリスクを未然に防ぐ効果が期待できます。

一定の残業時間を超えると上長や人事部門に知らせてくれるような「アラート機能」を活用することで、法令に違反した時間外労働を防げるほか、有給休暇の未消化も防ぐことができます。適切な労務管理が可能になることで、過労によるメンタルヘルス不調などによる離職のリスクも低減できます。

働き方改革では、労働者が働き方を自由に選択できる社会の実現が推進されています。また、最近は新型コロナウイルスの拡大もあり、場所や時間に捉われずに働くテレワーク業務を導入する企業が増えています。

クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、オフィスに出勤してタイムカードに打刻する必要がなくなります。インターネット接続環境があれば、どこからでもアクセスできるため、テレワークやリモートワークの実現にも役立つでしょう。誰がいつ、何時間勤務したかといったデータを一元管理することで、テレワーク中の長時間労働を防止するといった役割もあります。

このように、時間や場所に縛られない多様な働き方が実現できることにより、離職の防止、モチベーション向上といった効果も期待できるでしょう。