クラウド型が注目される背景には、働き方改革の推進により社員の働く場所や時間の選択肢が増え、勤怠管理においても柔軟性が求められるようになったことが挙げられます。サーバーの購入や管理、システムの構築を自社でおこなう必要がなく、ITに詳しい人材が不足している小規模企業でも導入が容易なことから、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が着実に増えてきている状況です。

クラウド型とは「サービス事業者が提供するシステムをインターネット経由で利用するもの」、オンプレミス型とは「サーバーやシステムを自社で所有・管理するもの」です。クラウド型とオンプレミス型には、費用や運用開始までの期間、カスタマイズ性、セキュリティなどにおいてさまざまな違いがあります。

両者を比較すると、クラウド型の方が費用を抑えやすく、自社でシステム構築する必要がないためにオンプレミス型よりもスピーディーに運用を始められます。一方、カスタマイズの自由度が高いのはオンプレミス型で、自社のサーバー内にデータを保管することでセキュリティも強化されます。クラウド型の場合、カスタマイズ性やセキュリティ面においてはサービス事業者に依存することになります。

クラウド型の勤怠管理システムを提供するベンダー企業は数多くあり、それぞれ備わっている機能は多種多様です。各社で共通する基本性能としては以下のようなものがあります。

• 出退勤時刻の打刻
• 勤怠情報の集計
• シフト管理
• アラート通知
• 休暇・残業の申請・承認確認

さらに、勤怠管理を効果的に行うのに役立つ勤怠管理クラウドの機能には以下のようなものがあります。勤怠管理システムを選定する際は、自社にとって必要な機能が備わっているかどうか、ぜひ確認してみてください。

クラウド型ならではの特徴として、スマートフォンなどのモバイル端末からでも勤怠管理がおこなえる点が挙げられます。出退勤の打刻はもちろん、休暇などの申請・承認や勤務状況の確認も可能です。テレワーク中だけでなく、出張中や外出中にも操作ができることで、打刻忘れや申請漏れの防止につながります。

テレワーク中でもオフィス出勤時と変わらない利便性で打刻や申請ができるため、離れた場所にいる社員の勤務状況をリアルタイムで把握し、勤務の偏りや長時間労働の是正、年休取得推進などがおこなえます。テレワーク機能を利用すれば、勤務場所の登録やGPS打刻によるテレワーク実施状況の確認も可能です。また、勤怠管理と連動した工数管理の機能により、テレワーク中の労働生産性も測ることができます。

サーバーの購入やシステムの構築を自社でおこなう必要があるオンプレミス型の勤怠管理システムとは異なり、クラウド型はサーバーを自社で保有する必要がなく、サービス事業者が開発したシステムを契約後すぐに利用できます。オンプレミス型と比べ、導入にかかる費用や時間の負担を抑えられるメリットがあります。

勤怠管理クラウドの場合、サーバーの管理やシステムの構築はサービス事業者がおこなうため、自社でサーバーの運用やメンテナンスを実施する手間を省けます。災害時の対策を考えたサーバーの設置場所や、高度な知識・経験を持つIT人材を自社で確保する必要がない点もメリットといえるでしょう。

勤怠管理クラウドの大きな特長である、勤務場所や端末（ PC・スマホ・タブレットなど）を問わない利便性は、複数の拠点を持つ企業やテレワークをしている社員が多い企業の勤怠管理に適しています。離れた場所で働く社員の勤務状況も即時に把握することができ、残業時間や労働生産性の適切な管理に役立ちます。

労働基準法や労働安全衛生法など、勤怠管理に関わる法律はたびたび改正されるため、勤怠管理システムにおいても対応が必要になります。勤怠管理クラウドであれば、法改正への対応はサービス事業者がおこなうため、自社で法改正に合わせたシステム改修を実施する必要はありません。企業側は勤怠管理クラウドのバージョンアップと社員への周知のみで、法改正への対応が完了します。

自社でサーバーやシステムを保有・構築するオンプレミス型と比較すると、サービス事業者が提供するクラウド型はカスタマイズの自由度が低くなります。セキュリティ性についてもサービス事業者が提供している機能に依存するため、高度なセキュリティ環境を構築したい場合はオンプレミス型の方が適しているでしょう。

ただし、システム構築を自社でおこなわないことは業務の属人化やシステムの複雑化を防ぐことにつながるため、この点は一長一短といえます。

勤怠管理クラウドのサーバーやシステムに障害が起きた場合、基本的に対応をおこなうのはサービス事業者となります。自社での対応が不要な点はメリットともいえますが、復旧にかかる時間はサービス事業者次第となるため、復旧完了までの見通しがわかりにくい場合があります。

勤怠管理クラウドの利用料はユーザーごとの月額課金制となっているのが一般的で、1ユーザーあたり数百円がかかります。社員数が多い企業では毎月のコストが大きくなるため、サーバーやシステムの購入・運用費用、IT人材の人件費などを考えても、コストメリットの面ではオンプレミス型がクラウド型を上回る可能性があります。

サービスを選ぶ際は、勤怠管理クラウドの導入によりどのような目的を達成したいのか、どのような状況を実現したいのかを明らかにしておくことが重要です。単に便利な機能があるものや機能が多いものを選んでも、自社の目的に役立つサービスでなければうまく活用することはできないからです。

労働生産性の視点も含めた勤怠管理をおこないたい場合は工数管理が可能なサービスを、勤怠データの活用をおこないたい場合はデータ出力機能が充実しているサービスを選ぶなど、自社で何を優先すべきかあらかじめ明確にしておきましょう。

勤怠管理クラウドの多くは無料トライアルが可能で、導入前に実際の使用感や利便性を確かめることができます。自社の勤務体系に合った管理がスムーズにおこなえるか、管理者の視点だけでなく社員の視点でも利用しやすいかを確認し、自社に最適なサービスを選ぶことで、導入後の社内への浸透も円滑になるでしょう。