就業管理とは、社員の出欠勤や休暇取得などの勤怠情報を把握し、法令に基づいた企業の就業規則が守られているかを確認し、管理することです。これらの管理記録に基づいて、多様な働き方をする社員の健康管理や給与・残業代の計算がおこなわれるため、就業管理は正確性・確実性・柔軟性が求められる業務といえます。

つまり就業管理システムとは、社員の出勤時刻や休憩時間、退勤時刻、休暇取得状況などを適正に管理するシステムのことです。業種・規模を問わず、近年の多様な雇用形態や勤務形態にも対応し、これまで紙ベースの手作業で起こりがちだった課題を解決できるITツールとして、さまざまな企業の人事戦略・経営戦略に活用されています。

似たような意味で用いられる「勤怠管理」とは、社員の労働時間の管理を指すもので、数字面における管理がメインとなります。労働時間に限らず、社員の心身の状態まで把握し守ることが就業管理とされており、勤怠管理はその中に含まれるといえますが、実際の使い方に大きな違いはなく、ほぼ同様の意味として考えてよいでしょう。

働き方改革への対応やコロナ禍における労働環境の整備などにより、多くの企業が導入を進めている就業管理システム。複雑な作業や工数が多く、人事部門に過度な負担がかかっているなど、以下にあげるような課題が顕在化している企業においては、適正な就業管理をおこなうためにシステムの導入が必要になると考えられます。

ただし、社員数が少ない企業ではシステムを導入するよりも、エクセルやアナログな管理方法の方が手間をかけずに管理しやすい場合もあるでしょう。システムの導入については、自社の状況に合わせて検討が必要です。

就業管理における企業の主な課題は次の5つです。

これらに加え、2019年の労働安全衛生法改正で「客観的方法による労働時間把握」が義務化され、社員の自己申告による記録だけでは法的な要件を満たさなくなったことも、就業管理システムの必要性に大きく関連しています。罰則規定はないものの、社員の労働時間を把握していない場合は法令違反となり、是正勧告の対象となります。

法令を遵守した適正な就業管理をおこない、業務効率化による人事部門の負担軽減や組織のパフォーマンスの最大化につなげるためには、客観的かつ正確に記録・管理ができる就業管理システムの導入が必要不可欠となるでしょう。

就業管理システムの導入は、自社に合ったシステムの選定が大変重要になります。

導入に成功すれば、これまでの企業課題が解決し、多くのメリットを得ることができますので、就業管理システムを選定する際には、次にあげる導入形態と選定基準を踏まえて検討を進めていきましょう。

就業管理システム導入のポイントは、ツールの「操作性・使いやすさ」にこだわることです。せっかく導入したシステムでも、社員がうまく使いこなせなければ適切な就業管理がおこなえず、導入前よりも業務負担が増えてしまう可能性があります。

システム導入においては、情報システム選任者がいなくても簡単に使えるような、誰にとってもわかりやすい設計のサービスを選ぶことが重要です。社員一人ひとりが迷わずに直感的に操作できるユーザーインターフェイスであれば、システムによる就業管理が社内にスムーズに定着するでしょう。これまで自社に起こりがちだった人事課題・企業課題の解決に加え、組織・個人のパフォーマンス向上にも期待が持てます。

また、システム導入には一定のコストがかかるため、コストをかけても導入を進めるべき理由を明確にしておくことも大切です。まずは自社に潜在している課題を洗い出し、導入後のコストパフォーマンスはどのくらいか、導入前と導入後でどれだけ業務を効率化できるのかなど、システムによる費用対効果を比較・検討するとよいでしょう。

就業管理システムとは、社員の出欠勤や休暇取得状況などの勤怠に加え、就業規則が適正に守られているか確認する作業をITの活用によって運用できるシステムをいいます。就業管理システムの導入を成功させるためには、システムの導入形態や選定基準について十分に理解したうえで、その成果や費用対効果を比較・検討し、自社に最適なサービスを選ぶことが大切です。

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記事公開日：2023年4月26日

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