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コラム

組織の生産性の向上 第6回
事務作業を自動化! RPAが変える仕事のスタイル

RPAとはどういうものか

「RPA」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字からとった略語で、「ロボットを使った業務自動化」といった意味の言葉です。 ロボットという言葉が入っているように、元となる技術は、工場で作業を自動化するロボットなどに使われているものです。工場のロボットはハードウエアですが、こうした技術をホワイトカラーの日常業務に応用し、定型的な単純業務をソフトウエアのロボットで自動化する概念をRPAといいます。

上記のような事務作業を自動化し、人の手を煩わせずに済むようにしてくれるのがRPAの導入効果です。 RPAを動かすには、業務内容をプログラミングしたルールが必要です。一度ルールを設定すれば、大量作業・繰り返し作業も苦にせず、人間のように疲れることもないため、高い生産性を実現できます。もちろんミスを出すこともありません。 人間に比べて処理速度と処理精度が高く、人件費を抑制できるのも企業にとってRPAを導入するメリットです。また、それまでアウトソーシングしていたバックオフィス業務をRPAに任せることで、コストを削減できる場合もあります。

RPAとワークスタイル変革

RPAはワークスタイル変革(働き方改革)にも大きな影響をもたらします。単純業務や定型的な業務をRPAに任せることで、人間がその業務を行う必要がなくなり、時間を柔軟に使えるようになります。従来担当していた人員を、生産性が高いほかの業務に振り分けることができるでしょう。企業にとって付加価値の高い業務に多くの人材を充てられるので、人的リソースが不足する中、人材の能力を最大限引き出し、企業の成長につなげることが可能になるわけです。 RPAは、業務内容の難易度や機能に応じて3つの段階に分けられます。 Class1(RPA)は人間が設定したルールに応じて単純に作業を繰り返す段階で、本稿でいう狭義のRPAに該当します。ルールが決められた単純業務・定型業務は得意ですが、ルールで定められない非定型業務は不得意です。 一方、Class2(EPA、Enhanced Process Automation)は非構造データを扱うことが可能で、ビッグデータなど大量のデータ分析と機械学習に基づき、Class1のRPAが不得意としていた非定型業務を任せることができます。 また、Class3(CA、Cognitive Automation)は、ディープラーニング(深層学習)などAI(人工知能)も存分に活用して、判断を必要とする業務や意思決定業務をこなすことが可能になります。
本稿で紹介するRPAは、Class1に限定しています。今後、AIがさらに進展していくことで、Class2、そしてClass 3へと進み、ワークスタイル変革も新たなステージに入っていくことでしょう。 なお、RPAとAIが混同されるケースが多いようですが、AIが状況を自ら判断して動くものであるのに対し、狭義のRPAはあくまで人間がルールを設定することで機能するところが大きく異なります(上で紹介したように、広義のRPAにはAIの活用も含まれます)。

RPAを導入するには

今、企業で行われているさまざまなバックオフィス業務は、個人がそれぞれの方法でこなす“属人的”な業務となっているものが多くあります。担当者が代わると引き継ぎが正確に行われず、新しい担当者のもとでやり方自体が変わってしまうのも一般的です。ノウハウも有効に受け継がれないため、決して効率的な業務スタイルとはいえません。 こうした単純・定型的業務において、今注目されているのが「標準化」という考え方です。 業務のやり方が人によって異なったり、知識・技術・ノウハウが特定の社員だけに偏在したものだったりすると、他の社員にとってはブラックボックスになってしまいます。こういった状況を業務の「属人化」といいます。ある問題が発生したとき、業務が属人化していると「担当者が本日休みなので誰も解決できない」という事態になりがちです。 この正反対となる概念で、特定の社員に依存することなく、誰が担当しても問題なく業務を行えるようにナレッジやノウハウが整理・運用されている状況を「標準化」といいます。 RPA導入の第一歩は、まさにこの業務標準化です。業務が標準化されているからこそ、RPAで自動化することが可能になるわけです。 そのため、RPA導入の前提としては、まず自動化したい業務を棚卸しし、業務プロセスを見直したうえで、標準化しておくことが必要です。標準化された内容をベースに、RPAで行う業務内容について、人間がルールを設定します。

RPAでできること

RPAではどういった業務を自動化できるのでしょうか。

などのバックオフィス業務が代表的ですが、そのほかにも、以下のような業務をRPAによって自動化することが可能です。

単純かつ定型的な業務であれば、あとは標準化に基づいたルールを設定することで、業種・業態に特化した多彩な業務を実行させることもできます。総務人事や財務経理といったバックオフィス業務はもちろん、金融・保険・自治体・小売業などの顧客情報管理でも幅広く活用されています。

まとめ

労働人口が減少し、企業にとっては人材不足への対応が必須となっています。現在の人的リソースを最大限に活用するため、単純業務や定型業務を自動化し、それにより生み出された時間を付加価値の高い作業に投入することで、生産性向上とともにイノベーションも実現できます。 もちろん社員にとっては、単純な業務の繰り返しから解放され、よりクリエイティブな仕事にモチベーション高く臨めるメリットも生み出せます。 社内の業務を洗い出し、導入できる部分で賢くRPAを活用していくことが大切です。

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