テレワーク時代の最適な勤怠管理とは？
勤怠管理システムを選ぶポイント

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワーク勤務では、社員の勤務に対する姿勢や時間を直接目視できないため、多くの問題点が生まれます。テレワークの勤怠管理の問題点には、とりわけ次の4つが挙げられます。

従業員の勤務時間の正確な把握が難しい

テレワークでは従来の出勤形態と異なり、従業員の実務労働を対面で確認することができません。そのため、勤務時間を正確に把握することが難しいという問題があります。法律で定められた労働時間を超えてしまったり、サービス残業が発生する恐れがあります。そのような労働時間面でのコンプライアンス違反のリスクが高まることにも注意しなければなりません。

業務評価が曖昧になりやすい

従業員の勤務状況を目視できないということは、業務評価が曖昧になりやすいという問題にもつながります。業務の成果が定量化しやすい営業職やエンジニアなどの職種であれば、テレワーク下でも適切な評価が行いやすいでしょう。しかし、成果が目に見えにくいような業務、たとえばバックオフィス系の職種では、評価の判断基準が労働時間を軸としたものになりやすいため、業務評価が曖昧になりがちです。業務内容や仕事の質などを総合的に評価するのが難しいため、就業状況が見えにくくなるテレワーク下では、従業員の不満が増す可能性もあります。

不正打刻や打刻忘れが起こる可能性がある

出退勤の記録を自己申告にして一任する場合には、申告内容の信頼性が問われます。不正申告や申告忘れなどが起こり、正しい労働時間を計算できない場合があります。テレワーク環境ではとくに不正打刻や打刻忘れが防げるような体制を整えておく必要があります。

固定された端末でしか作業できない

勤怠管理を固定された端末で行っている場合には、打刻できる場所が限られてしまいます。タイムカードで勤務時間を記録している場合には、テレワーク中に打刻ができないほか、管理者はオフィスに出勤して集計作業を行う必要もあります。

テレワーク中の勤怠管理はシステム活用が鍵

上述したさまざまな問題を解決するためには、勤怠管理システムを導入することが有効です。ここからは、勤怠管理システムとはどういうものか、導入するメリットをご紹介します。

正確な勤務時間を記録できる

勤怠管理システムを導入すれば、従業員はスマホやPCから打刻できるようになります。これにより、正確な勤務時間を記録することができるようになります。パソコンの使用時間などを客観記録と連携可能なシステムであれば、不正打刻を防ぐ効果も期待できます。勤務時間を正しく記録することで、労務コンプライアンス強化や働き方改革の推進にもつながります。

管理者の負担を軽減できる

従業員が勤怠管理システムに打刻すると、システムが自動で勤務時間を集計してくれます。タイムカードの情報を転記したり、エクセルで集計作業を行ったりといった手間・労力を削減できるため、管理者の負担を軽減することができます。

また、データ集計を自動化することで、手作業により発生しがちな集計ミスを防ぐこともできます。適切な労働時間の算出、給与計算にも役立ちます。

勤怠状況をリアルタイムに把握できる

タイムカードやエクセルで勤怠管理をすると、勤務時間を集計するまで労働時間を把握することができません。勤怠管理システムを活用することで、打刻と同時に勤務状況が反映されるため、労働時間や休日の取得状況などをリアルタイムで確認できるようになります。

これにより、残業が続いている時には声かけをしたり、休日を別日に替えてもらったりなどの柔軟な対応が可能になります。長時間労働や過労などを未然に防ぐ効果も期待できます。

勤怠管理ツールは「クラウド型」がおすすめ

勤怠管理ツールはさまざまなものがありますが、「クラウド型」が特におすすめです。自社でサーバーやシステムを構築する必要がなく、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。

オフィスに出社しなくても、自宅や外出先から打刻やデータ集計が可能になるため、テレワーク時の勤怠管理に役立ちます。

また、法改正があった際には、システムのアップデートで最新の状態に維持することができます。自社でシステム変更を行う必要がないことも、クラウド型勤怠管理システムの魅力といえるでしょう。

クラウド型勤怠管理システムを選ぶポイント

クラウド型の勤務管理システムと一口にいっても、その種類はさまざまです。ここでは、クラウド型勤怠管理システムを選ぶためのポイントをご紹介します。

自社の勤務体系とマッチしているか

企業により勤務時間や働き方は異なります。1日の中で働く時間を自由に決めることができたり、フレックスタイム制を導入している企業もあるでしょう。システムを選ぶ際は、それぞれの勤務体系に合ったシステムを選ぶことが大切です。

各種申請に対応しているか

勤怠管理システムの中には、勤務時間だけではなく、残業や休日の申請ができるものもあります。各種申請をシステム上で行うことができれば、その分管理者の負担を軽減できます。そのため必要な申請に対応しているシステムを選びましょう。
また残業や休日の申請がシステム上で行えるようになれば、残業や休日の取得状況を可視化できるため、適切な労務管理が可能になります。

サポートの充実度やトライアル期間が設けられているか

勤怠管理システムによっては、無料のお試し期間を設けられているものも存在します。この無料お試し期間を活用して「自社の就業規則に沿った管理ができるか」「人事部門が望む勤怠管理ができるか」などを検証しましょう。

また、お試し期間の間に、操作面やシステム面、ベンダーによるサポートなどがどこまで充実しているかを確認しておきましょう。

まとめ：テレワーク環境での勤怠管理は「クラウド型」がおすすめ

テレワークの導入は、感染症対策や多様な働き方に対応できるというメリットがある一方で、勤務状況を目視できないことにより、さまざまな問題があります。

クラウド型勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムかつ正確な就業状況を把握できるため、法令を遵守した勤怠管理が可能になります。遠隔地からの打刻・データ集計も可能になるため、テレワーク時の勤怠管理に役立ちます。テレワークを含む新しい働き方が今後ますます推進されていく中で、自社の就業規則や管理体制に合ったシステムの導入を検討してみてください。