従業員の出勤時間を正確に管理する方法と注意点

よくある出勤管理とそれぞれの特徴

現時点で、勤怠管理の方法は大きく分けると5種類あります。いずれのやり方にも長所と短所がありますが、今回は「勤怠状況を正確に把握できるかどうか」という視点を重視して見ていきます。

手書きの出勤簿

導入コストが抑えられることや、専門的なリテラシーが求められないことなどから、慣れた従業員や小規模の企業には扱いやすい管理方法です。一方、従業員の手書きによる記録という点でいえば、不正の温床にもなりかねない側面もあると言えるでしょう。

タイムカード

出勤時に専用のカードをタイムレコーダーで打刻して記録します。打刻行為そのものに難しい手順がないことが特徴ですが、タイムレコーダーがない場所での打刻が難しいため、手書きで対処するケースを考慮すると、正確性に欠けています。

Excel

Excelで管理する場合は、シートに従業員が手入力して記録します。入力ミスや改ざんが起きやすい方法であり、管理者が正確性を判断しにくいのも欠点です。

ICカード

ICカードでの管理は出勤時に記録するため改ざんが難しく、正確性は比較的高いです。ただし、毎日同じ場所に出社する従業員に対しては有効ですが、テレワークをする従業員は別の方法で打刻する必要が出てくるでしょう。

勤怠管理ツール

打刻方法がスマホやタブレットなど複数の種類から選べ、管理者は時間や場所を問わず、従業員の勤怠情報や各種申請を確認することが可能になるため、月末の締めの業務の工数を大幅に削減することが期待できます。

出勤管理で求められていることは変わってきている

近年、勤怠管理が果たす役割には変化が見られています。その理由や背景を具体的に見ていきましょう。

働き方改革関連法成立

日本では、かねてから長時間の時間外労働による健康障害や過労死が問題視されてきました。こうした状況を変えるべく、2018年に働き方改革関連法が成立。労働基準法や労働安全衛生法をはじめとした関連法が一括で改正されました。その後猶予期間を設けながら、2019年4月から働き方改革関連法が順次スタートしました。

法改正が行われたことで、時間外労働には上限規定が設けられ、使用者による有給の時季指定が義務化されるなど、企業運営に大きな影響がありました。さらに違反に対し罰則が設けられたことも大きな変化でしょう。

つまり、働き方改革関連法により、従来労務管理で曖昧にしていた部分も適正な管理が求められるようになったのです。

コロナ過によるテレワークの推進

企業や職種によっては、以前から在宅勤務などの社外勤務を行っていたところもあるでしょう。しかし、新型コロナウイルス感染症まん延の影響で、それまでオフィスに出社していた従業員をテレワークに切り替える動きが出ました。

政府は新型コロナウイルス感染症予防策の一環としてテレワークを推進し、出社せずにITを利用して働けるよう呼び掛けています。企業において、従業員の健康を守るため、最小限の出社で働ける環境づくりが急務になっているのです。

働き方の多様化

テレワーク推進にも通じる話ですが、近年は従来の「同じ時間に出社し決まった時間働く」という勤務スタイル以外の働き方が求められています。共働き夫婦や単身者が増えたことで、育児や介護をしながら働くことを余儀なくされる従業員も多くなっています。

そのため、長い時間自宅を離れられない事情のある従業員に対し、柔軟に勤務調整を行うことが重要です。多様なライフスタイルや価値観を認め、時代に合った職場環境整備が、これからの企業には必要とされるでしょう。

人事労務担当者の負荷が増加

働き方改革を受け勤務スタイルが多様化したことで、従業員のなかには働きやすくなった方も一定数いるでしょう。その一方で勤怠管理の業務は複雑化しており、人事労務担当者の負担は増えているのが現状です。

勤務スタイルが異なる従業員ごとに勤怠状況を把握しなければならず、正確さも要求されます。法律に関する専門的な知識や理解も必要なので、勤怠管理の業務はより高度化しているといえるでしょう。

さらに働き方改革関連法においては、今後も細かな法改正を繰り返すことが予想され、その都度柔軟な対応が必要です。従来の管理方法では、対応しきれなくなる可能性があります。

出勤管理に求められる重要な要素「リアルタイム性」

これからの出勤管理には、正確性だけでなくリアルタイム性も必要です。なぜなら働き方改革による法改正で残業に上限や罰則規定が設けられたため、「あと何時間残業すると法令違反するのか」を分かったうえで、細やかな対応をする必要があるためです。

月末に勤怠管理を集計する従来のやり方では、「気が付いたら法令違反になっていた」と後で知る可能性が高くなります。しかし従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できる勤怠管理ツールを導入すると、勤務時間数の調整がしやすくなります。

勤怠管理ツールの活用で出勤時間の管理を正確に

従来のタイムカードやエクセルシート、ICカードといった出勤管理のやり方では、止めどなく変化する法改正に対応できなくなる可能性が高いでしょう。前述のとおり、これからの出勤管理には、正確さだけでなくリアルタイムで従業員の勤怠状況を把握できる要素が必要です。

勤怠管理システムを活用することで、労務管理の効率化と従業員の勤怠状況が可視化でき、ひいては管理担当者の負担を減らし生産性の向上が期待できます。出勤管理に関して勤怠管理システムの導入・活用をご検討されているご担当者様は、お気軽に当社までお問い合わせください。