テレワークでは従来の出勤形態と異なり、従業員の実務労働を対面で確認することができません。そのため、勤務時間を正確に把握することが難しいという問題があります。法律で定められた労働時間を超えてしまったり、サービス残業が発生する恐れがあります。そのような労働時間面でのコンプライアンス違反のリスクが高まることにも注意しなければなりません。

従業員の勤務状況を目視できないということは、業務評価が曖昧になりやすいという問題にもつながります。業務の成果が定量化しやすい営業職やエンジニアなどの職種であれば、テレワーク下でも適切な評価が行いやすいでしょう。しかし、成果が目に見えにくいような業務、たとえばバックオフィス系の職種では、評価の判断基準が労働時間を軸としたものになりやすいため、業務評価が曖昧になりがちです。業務内容や仕事の質などを総合的に評価するのが難しいため、就業状況が見えにくくなるテレワーク下では、従業員の不満が増す可能性もあります。

出退勤の記録を自己申告にして一任する場合には、申告内容の信頼性が問われます。不正申告や申告忘れなどが起こり、正しい労働時間を計算できない場合があります。テレワーク環境ではとくに不正打刻や打刻忘れが防げるような体制を整えておく必要があります。

勤怠管理を固定された端末で行っている場合には、打刻できる場所が限られてしまいます。タイムカードで勤務時間を記録している場合には、テレワーク中に打刻ができないほか、管理者はオフィスに出勤して集計作業を行う必要もあります。

勤怠管理システムを導入すれば、従業員はスマホやPCから打刻できるようになります。これにより、正確な勤務時間を記録することができるようになります。パソコンの使用時間などを客観記録と連携可能なシステムであれば、不正打刻を防ぐ効果も期待できます。勤務時間を正しく記録することで、労務コンプライアンス強化や働き方改革の推進にもつながります。

従業員が勤怠管理システムに打刻すると、システムが自動で勤務時間を集計してくれます。タイムカードの情報を転記したり、エクセルで集計作業を行ったりといった手間・労力を削減できるため、管理者の負担を軽減することができます。

また、データ集計を自動化することで、手作業により発生しがちな集計ミスを防ぐこともできます。適切な労働時間の算出、給与計算にも役立ちます。

タイムカードやエクセルで勤怠管理をすると、勤務時間を集計するまで労働時間を把握することができません。勤怠管理システムを活用することで、打刻と同時に勤務状況が反映されるため、労働時間や休日の取得状況などをリアルタイムで確認できるようになります。

これにより、残業が続いている時には声かけをしたり、休日を別日に替えてもらったりなどの柔軟な対応が可能になります。長時間労働や過労などを未然に防ぐ効果も期待できます。

企業により勤務時間や働き方は異なります。1日の中で働く時間を自由に決めることができたり、フレックスタイム制を導入している企業もあるでしょう。システムを選ぶ際は、それぞれの勤務体系に合ったシステムを選ぶことが大切です。

勤怠管理システムの中には、勤務時間だけではなく、残業や休日の申請ができるものもあります。各種申請をシステム上で行うことができれば、その分管理者の負担を軽減できます。そのため必要な申請に対応しているシステムを選びましょう。
また残業や休日の申請がシステム上で行えるようになれば、残業や休日の取得状況を可視化できるため、適切な労務管理が可能になります。

勤怠管理システムによっては、無料のお試し期間を設けられているものも存在します。この無料お試し期間を活用して「自社の就業規則に沿った管理ができるか」「人事部門が望む勤怠管理ができるか」などを検証しましょう。

また、お試し期間の間に、操作面やシステム面、ベンダーによるサポートなどがどこまで充実しているかを確認しておきましょう。