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RPA業務自動化ソリューション 【コラム】RPA専門家に聞いた! ニューノーマル時代のRPA×テレワーク活用のための課題とは

テレワーク中でもRPA環境が整うようにするための課題や解決方法とは

「RPA×テレワーク」を実現するうえでは、経営層の意識の問題、セキュリティの問題、野良ロボットの問題など、さまざまな“問題”があります。それらを解決して、快適な環境を整えるためのポイントを、“RPAの専門家”である株式会社完全自動化研究所の代表取締役社長 小佐井 宏之さんが解説します。

小佐井 宏之 氏の写真

株式会社完全自動化研究所 代表取締役社長

小佐井 宏之 氏

京都工芸繊維大学同大学院造形工学専攻修士課程修了後、客先常駐のプログラマーとしてエンジニア人生をスタート。小売企業の情報システム部に所属後、2010年に個人事業主として独立。2017年に株式会社完全自動化研究所を設立。RPAシステムを構築するためのコンサルティング支援やセミナー講師などを行っている。

著書:『オープンソースで作る!RPAシステム開発入門』『UiPath業務自動化最強レシピ RPAツールによる自動化&効率化ノウハウ』(以上、翔泳社)、『実務者のための失敗しないRPAシナリオ設計入門』(秀和システム)

事例も紹介! RPA×テレワークを実施するためには、運用管理ツールの活用がおすすめ

事例も紹介! RPA×テレワークを実施するためには、運用管理ツールの活用がおすすめ

テレワークでもRPAを職場で十分に活用することができる「RPA×テレワーク」の環境を整えるためには、RPAシナリオを外部からリモートで動かせるようにしましょう。RPAシナリオをクラウドで管理し、リモートで動作させることができる運用管理機能を持っているRPAツールもありますし、さらに高度で複雑なシナリオ管理やスケジュール管理を行いたい場合は、RPAに対応した統合運用管理ツールを導入するという選択肢もあります。ここではRPAの運用を支援できるツールという意味で、総合して「RPA運用支援ツール」と呼びます。

RPA運用支援ツールは、自宅のパソコンからだけでなく、外出先のスマートフォンやタブレットなどでも利用することができるものも多いため、「RPA×テレワーク」を実現するうえで欠かせない存在です。また、在宅時にはパソコンでの作業がメインになる人がほとんどだと思いますので、自宅のインターネット環境も整備しておく必要があります。

RPA運用支援ツールにより、「RPA×テレワーク」の環境を整えることができれば、さまざまなメリットが生まれます。

私が業務自動化の支援をしている、とある小売業の会社の事例を紹介しましょう。

【事例】小売業の会社のRPA×テレワーク活用事例

とある小売業の会社では、本社業務の営業部門・人事部門・経理部門の多くで書類作成業務があり、それらを自動化しています。単純に工数削減できるというのが、RPAのメリットの1つです。

他のメリットとして、会社に行かなくてはできなかったことが自動化できることです。
RPA導入前は前日の売上集計を行うため、毎日システム部員が始業前に出社して作業を行っていました。RPA導入後はこの業務が完全に自動化され、システム部員の始業前の出社は無くなりました。RPAシナリオはRPA運用支援ツールで管理され、スケジュール実行されていますので、誰かが実行ボタンを押す必要もありません。

同じように、自動化されたため出社しなくても滞りなく実行される業務がたくさんあります。その結果、社員が出社して行うべき仕事と自動で行われる仕事の切り分けが進んできたため、テレワークできる社員も増えています。

改めて「RPA×テレワーク」について助言するとすれば、「ITだけに固執せず柔軟に発想を変えましょう」ということです。「RPAを導入したから直ちにテレワークできる」ということはありませんし、逆に「テレワークありきで、なんでもかんでもRPA化する」というのも極端です。

人がやるべき仕事とコンピュータがやるべき仕事を整理し、コンピュータが自動でできる仕事は一元的に運用管理する、という発想に転換しましょう。手当たり次第にRPA化するのではなく、テレワークのボトルネックになっている業務から先にRPA化を進めることも大切です。また前回の記事で紹介した「RPA×ワークフローシステム」の考えも加えると、人がITを上手に活用して、テレワークでも効率を上げる道筋が見えてきます。

RPA×テレワークの環境を整えるためには、「セキュリティ」と「社内との信頼関係」が重要

RPA×テレワークの環境を整えるためには、「セキュリティ」と「社内との信頼関係」が重要

「RPA×テレワーク」の課題として外せないのが、「セキュリティ」です。

これはテレワーク以前の話ですが、私のようにRPAを利用する立場の人間からすると、セキュリティの機密性があまりにも強固な状態だと、必要なファイルやアプリケーションへのアクセスができなくなることがあるため、シナリオ作成が難しくなります。一方で、システム部門にとっては機密性の確保は重要な仕事です。そのため、システム部門との信頼関係を築くことも、重要な仕事になります。

システム部門と協力してRPA環境を整えなければならないことは他にもあります。RPAは既存の業務を自動化するので、稼働中の業務に影響を与えないようにシステム部門に協力してもらい、テスト環境を作成してもらう場合もあります。RPAにより「基幹システムのデータをめちゃくちゃにしてしまった」「本来外部に送ってはいけないデータをメール送信してしまった」といったことが起これば、RPAへの信頼を一気に失ってしまうことになるので十分な注意が必要です。

また、RPAシナリオ稼働に必要なシナリオやファイルデータなどの、バックアップも重要です。RPAをインストールしたパソコンが壊れても、すぐにRPAの稼働が復旧できるように備えておかないと、業務に支障をきたします。ここでもシステム部門との連携が必要になるでしょう。

信頼関係は、経営層や人事部門、経理部門とも築く必要があります。RPAは人事や経理などのバックオフィスを自動化するために使われることが多いので、それらの部門には外部に漏らしてはいけない機密情報がたくさんあるからです。安心して開発や運用を任せてもらえるように、利用する目的やメリットをしっかりと伝えなければなりません。場合によっては、外部からはアクセスできないセキュアな環境で動くシナリオを作成する、などの対応も必要です。

テレワークの面でいうと、RPA運用支援ツールを利用した「RPA×テレワーク」を実現することでセキュリティが高まると言えるでしょう。外部からVPN接続で社内ネットワークに入って社内のパソコン上で業務を行うよりも、社内のパソコンで行う仕事はRPAで自動化し、クラウド上のRPA運用支援ツールから実行する方がセキュリティ面での安全性は高いからです。

このように「RPA×テレワーク」にセキュリティ面も加味して実現していくには、構築に費用と工数がかかることがわかります。経営者層にメリットと課題を正しく伝えて理解してもらうこともポイントとなります。

テレワーク中に起こりがちなエラー対策のためにも、運用管理ツールの利用は必須

RPAシナリオをリモートで運用管理できる環境を整えるだけではRPA運用体制が整ったとはいえません。なぜなら、クラウドアプリケーションのバージョンアップ、ネットワーク障害、RPA稼働に必要なファイルがユーザーにより誤って削除される、などの予期しないエラーがたびたび発生するからです(「RPAに起こりがちなエラーは「例外」と「変更」。その原因と対策をRPAのプロが解説」参照)。
それらのエラーに素早く対応できるような運用支援体制を構築することが重要です。

また「RPA×テレワーク」が軌道に乗ってくると、RPAシナリオ実行端末(ロボット)の台数が増えてきます。RPAシナリオの稼働に必要なファイルの更新やRPAシナリオのバージョンアップなどのたびに、何台ものパソコンにリモートアクセスしてメンテナンスするのは多くの工数がかかります。

さらに、RPAシナリオをユーザー部門が自由に作成できるようにした場合、使わなくなったシナリオが放置される、いわゆる「野良ロボット」が発生しやすくなります。テレワークの場合はなおさら「野良ロボット」の発生を防ぐことは難しくなります。

上で挙げた「エラー発生時に素早い対応が必要」「複数のRPAシナリオ実行端末(ロボット)の管理が面倒」、「野良ロボットが発生する」という問題の対策にも、「RPA運用支援ツール」は必須です。RPA運用支援ツールでRPAシナリオのエラーを検知し、関係者に通知することで、エラー発生に素早い対応が可能となります。
また、「特定のエラー発生時には、別のシナリオを実行する」といった、RPAシナリオよりさらに上位のシナリオを作ることも考えられます。 さらにRPA運用支援ツールには複数のRPAシナリオ実行端末(ロボット)を管理できる機能があり、RPAシナリオの稼働に必要なファイルやデータの更新や、RPAシナリオのバージョンアップなどを効率化することが可能です。すべてのRPAシナリオをRPA運用支援ツールに登録するというルールで運用することにより、そもそも野良ロボットが発生することもなくなります。

このような利便性の高いRPA運用支援ツールを使って、快適な「RPA×テレワーク」環境を整えましょう。
なお、既存のロボットの移行作業や使い勝手が変わるということで、ハードルが上がりますが、エンタープライズRPA製品へのリプレースという選択肢もあります。ロボット管理やROI(投資対効果:Return on investment)の分析、セキュリティ対策など、より高度な管理・運用が可能になり、さらにロボットの開発生産性やメンテナンス性が向上します。またクラウド・ブラウザーベースのRPA製品は、テレワーク環境での管理・運用やロボット開発・メンテナンスなど、将来的なメリットを考えると、一つの有力な選択と言えるでしょう。

まとめ:RPA運用支援ツールを利用して、テレワーク環境を整える以上に業務全体の自動化を行いましょう

「RPA×テレワーク」を実現するためには、企業ごとにさまざまな課題を抱えていると思います。ですが、RPAを単なる「パソコン業務の自動化」とは捉えず、広く「業務の見える化・業務全体の自動化」と捉えることが重要です。また業務自動化の手段の一つとしてRPAを導入したものの、その管理が煩雑で効率が悪くなる…となっては元も子もありません。そうならない為にも、RPA運用支援ツールを活用して効率よく業務の自動化を実現できれば「RPA×テレワーク」のメリットも享受できるようになるでしょう。

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