日本では少子高齢化に伴う労働力人口の減少を背景として、労働力不足の解消や生産性の向上といった目的のために、さまざまな企業で業務効率化が図られています。そこで、業務効率化ツールとしてよく話題になるのが「RPA」と「マクロ」です。この2つには、「定型業務を自動化することができる」という共通点があるのですが、どんな違いがあるのかご存知でしょうか。また、これらと同列に語られることの多い「VBA」との違いは、どこにあるのでしょうか。ここでは言葉の意味や具体的な違い、活用できる場面について解説します。それぞれの企業に適した業務効率化ツールを導入するための知識として、抑えておきましょう。

RPAとマクロ

現在日本では少子高齢化が進んでおり、労働力人口が急速に減少することが見込まれています。それによって発生する事態は、働き手が不足するということです。企業にとって自社の成長を支える人材の確保は必要不可欠であり、働き手不足は大きな課題です。そのため、これに先んじて手を打っておく必要があり、人間に代わる労働力としてRAPやマクロの導入が進められています。他にも企業としての競争力強化のために、生産性向上を実現するツールとして、RPAやマクロを導入する企業も増えています。
では、なぜRPAとマクロなのでしょうか。それはRPAとマクロはどちらも「業務効率化」を得意としているからです。どちらも「パソコン上の定型作業を自動化する」という方法で、業務を効率化します。人間が手作業で行うよりもはるかに高速で、業務を遂行することができるのです。これにより労働時間の削減を実現し、人手不足解消につなげています。
そこで気になるのが、RPAとマクロの違いがどこにあるのかということです。本記事では、RPAとマクロそれぞれについて説明し、その違いを具体的に紹介します。さらにRPAを活用すべき場面、マクロを活用すべき場面まで詳しく解説します。

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、「ロボットによる業務の自動化」と訳されています。製造現場では以前から技術革新やシステム化によってオートメーション化が進められてきましたが、オフィスでデスクに向かって行うような事務系の業務は、人の手で行われてきました。しかし、ソフトウェア技術の進化に伴い事務作業を自動化する方法が生まれました。そのひとつがRPAです。RPAではソフトウェアロボットに作業手順を覚えさせることによって、パソコン上のさまざまな作業を自動的に行うことができるようになります。

関連情報：RPAとは

マクロとは

マクロとは、パソコン上の操作を自動化することができる機能のことを指して使う言葉です。現在、一般的な企業で使用されているマクロの多くは、Excelマクロです。作業手順をプログラムすることで、元となるデータから複数の伝票を自動作成したり、条件に合ったデータからグラフや表を自動で作成したりといったことが可能になります。

VBAとは？

VBAとは、「Visual Basic for Applications」の略で、ExcelやPowerPoint、OutlookといったMicrosoft社のOfficeアプリで利用できるプログラミング言語です。上記のExcelマクロを実行する際には、このVBAを利用します。逆を言えば、VBAを扱えるようになると、ExcelをはじめとするOfficeアプリ上で、プログラムを作成し、実行することができるようになります。さらに機能を拡張することも可能です。
またVBAと似たものとして、VBというものがあります。VBもMicrosoft社が開発したプログラミング言語で、Visual Basicの略です。名前が示すとおり、VBAはVBを元につくられた言語で、Officeアプリに特化したものです。VBでアプリを制作すればそのアプリを単体で動作させることができますが、VBAはExcelなどのOfficeアプリの機能を拡張させる際に使用する言語であり、単体での動作はできません。

RPAとマクロの違いとは？

RPAとマクロは、どちらも「パソコン上の定型作業を自動化する」という目的のために利用されるものですが、それぞれ異なる特徴があります。ここからは両者にどんな違いがあるのかを紹介します。なお、以下ではExcelマクロをマクロの代表例として、RPAと比較しています。

自動化できる対応範囲

RPAもマクロも定型作業を自動化するものですが、自動化できる業務領域に違いがあります。ExcelマクロはExcel上での作業を自動化するものであり、VBAを駆使しても、自動化できるのはMicrosoft社のアプリを使った作業に限られます。一方で、RPAはその種類によってできることの範囲は異なるが、Officeアプリを含めて、さまざまなアプリやシステムを使った作業を自動化することができます。そのため、RPAが自動化できるのはOfficeでの作業に限定されません。Webサイトから複数のデータをダウンロードし、そのデータでExcel上でグラフを作成し、さらにそのExcelをチャットツールで複数名に送付するというような、複数のアプリやシステムを横断して行う作業も、RPAを活用することで自動化することできます。

プログラミングの知識

RPAもマクロも作業を自動化するためには、どんな動作を実行するのかを最初に人間が指定しておく必要があります。ここまで述べてきたように、マクロではVBAというプログラミング言語でコードを書くことによって動作を指定し、作業を自動化することができます。そのため、マクロを扱うにはVBAの知識が必須です。
一方で、RPAはツールの種類にもよりますが、テンプレートがあったり、管理画面上で自動化したい作業を人間が一度実践することで、その作業手順をシナリオ化して設定してくれるものもあるので、プログラミングの知識がなくても使用できます。ただしRPAの場合でも、より複雑な作業を自動化したり、トラブル時の対応やメンテンナンスをしたりする際には、プログラミングに関する知識があったほうが良いでしょう。

処理可能なデータの量

Excelマクロで作業を行う場合、その処理能力はExcelを使用するパソコン本体のスペックに依存します。そのためパソコンのスペックが低い場合には、一度に大量のデータを扱うような作業をマクロで実行しようとすると、動作が遅くなったり、処理しきれずにパソコンが止まってしまうことがあります。RPAの中でも、デスクトップ型RPAはパソコンにRPAをインストールするため、マクロ同様に処理能力がパソコンのスペックに依存し、パソコンのスペックが足りない場合は処理しきれないことが発生します。しかしサーバー型やクラウド型であれば、パソコンのスペックに関係なく、サーバーやクラウド上で大量のデータ処理を高速で行うことができます。

導入方法やコスト

Excelマクロは、Excel自体に元から搭載されている機能のひとつです。そのため別途ツールやシステムを導入する必要はありません。Excelさえあればマクロを使って作業を自動化することができ、追加で支払う費用も発生しません。一方で、RPAはさまざまなツールがベンダーから販売されており、その中からライセンスを購入することになります。前項で少し触れたように、RPAにはデスクトップ型、サーバー型、クラウド型という種類があります。RPAを導入するための費用としては、デスクトップ型やクラウド型で数十万円～数百万円、サーバー型で数百万円～が必要になると言われています。自動化できる業務の範囲が広いため、それなりにコストはかかると考えておいた方が良いでしょう。

RPAとマクロの共通点は？

上記のとおり、RPAとマクロにはさまざまな違いがありますが、共通する部分もあります。「パソコン上の定型作業を自動化する」ということ以外に、どんな共通点があるのかを簡単に紹介します。

非定型作業が不得意

RPAとマクロは、どちらも定型作業を自動化することは得意ですが、非定型作業を自動化することは苦手です。あくまで作業手順が決まっているものを、その手順どおりに実行、反復することによって自動化するからです。
ただしRPAについては、AIと組み合わせることで、一部の非定型作業にも対応できるツールも開発されています。

ヒューマンエラーを防止できる

RPAとマクロは、人間が手動で行うと手間と時間のかかるような作業を、人間がやるよりも速いスピードで処理することができます。さらに、人間であれば疲れや集中力の低下が原因で作業を間違えてしまうことがありますが、RPAやマクロにはそういったヒューマンエラーがありません。決められた作業を人間よりも早く確実に実行することができます。

メンテナンスが必要

RPAとマクロは、最初に設定したとおり作業を自動的に繰り返し実行できますが、その作業に関わるアプリやシステムがバージョンアップなどで仕様が変わった際には、エラーを起こして再設定のためのメンテナンスが必要になることがあります。そのため、両者とも導入の際には後からメンテナンスしやすい状態にし、担当者が変わる場合には、きちんと引き継ぎをするようにしておきましょう。

RPAを活用できる場面

既存システムと連携させたい場合には、マクロではなく、RPAを活用しましょう。RPAであれば、財務会計システムや生産管理システム、販売管理システムといったさまざまな業務支援システムとの連携が可能です。また、大量のデータ処理をする際も、マクロではパワー不足になることが予想されるので、クラウド型やサーバー型のRPAを活用するのがおすすめです。特に金融業界や小売業界は、顧客データや売上データといった大量のデータを扱う事務業務が多く、RPAの活用に向いていると言われています。社内にプログラム知識を持った人材が少ない場合にも、マクロよりもRPAを活用するほうが良いでしょう。RPAも取り扱うためには一定の知識を必要としますが、ベンダーのサポートを受けることもできます。

マクロを活用できる場面

RPAとマクロの違いとして紹介したとおり、ExcelマクロはExcelに元から備わっている機能です。そのため、すでにExcelを利用しているのであれば、導入するためのコストがかかりません。導入や開発のためのコストをかけずに定形作業を自動化したい場合には、マクロを活用してみましょう。
たとえば、フォーマットの決まっている請求書であれば、Excelの売上管理表などから顧客別に、毎月請求書を自動作成することができます。また、顧客管理表から氏名やメールアドレスといった情報を拾い、定期的にOutlookでお知らせメールを送るといったことも可能です。
他にも、日々の売上を自動でグラフ化したり、売上データを拠点別・担当者別などに集計し、一覧表を作成したりなど、マクロはそれほど高速で膨大なデータ処理をする必要がない場面に適しています。

まとめ

RPAとマクロは、どちらも業務効率化を図るうえで有効な手段です。ここで紹介した両者の特性や違いを理解し、業務内容に応じて上手く使い分けてください。またRPAとマクロを併用することで、さらに業務効率化が図れるケースもあります。
なお、どの業務にRPAやマクロを導入していいかに迷う場合には、まずは社内で行っているすべての業務を一度整理するところから始めてみるのも良いでしょう。業務フローを見直すだけでも、業務効率化や生産性向上につながることがあります。

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