企業が生産性向上や収益向上のために取り組むべきことのひとつとして挙げられるのが、ルーティン業務（ルーティンワーク、ルーティン作業）の見直しです。ルーティン業務は、ほとんどすべての業界業種で行われていて、企業活動において必要なものであり、それ自体が悪いわけではありません。ただし、ルーティン業務は、改善される機会もなく、昔からの慣習をそのまま引き継いで行われているケースが多いため、無駄な作業が発生してしまっていることがよくあります。そのため、見直しをすることによって、業務を大幅に効率化できる可能性があると言えます。
本コラムでは、ルーティン業務が生む課題や効率化するための具体的な方法、さらに業務自動化に有効なRPAについて解説します。

ルーティン業務とは？

ルーティン業務の意味

ルーティンは「日課」や「決まった所作」という意味の英語です。スポーツ選手が意識を集中したり、パフォーマンスを安定させたりするために、決まった所作をすることを指して使われることがあります。
ルーティン業務とは、毎日や毎週など日常的に繰り返し行われる定型業務のことです。定型業務であるため、作業の順番ややり方が決まっていて、多くの場合、作業内容がマニュアル化されています。また、イレギュラーな対応が求められるケースはほとんどなく、誰がやっても品質に差が出にくいという特徴があります。

ルーティン業務の仕事の例

ルーティン業務に該当するものとしては、発注書や請求書といった伝票処理、勤怠管理やそれに伴う給与計算など、PCを用いた事務作業がまず挙げられます。その他にも、例えばマーケティング業務の中で決められたデータを定期的に取得し保存したり、日報や週報といった報告書の作成をしたりする仕事も、これに該当します。また、デスクワークだけでなく作業順序や工程が決まっている製造業務、いわゆるライン作業もルーティン業務のひとつです。

ルーティン業務によって生じる課題

ルーティン業務は手順ややり方が決まっており、ずっと繰り返しているうちに、本当にそのやり方が最適なのかどうかを考えなくなってしまう傾向があります。より効率的に、同じ成果が得られる方法があるにもかかわらず、それを採用できていないとすれば、知らず知らずのうちに企業としての生産性向上を阻害してしまっている可能性があるのです。
また、ルーティン業務はマニュアルにしたがって作業をするだけでできてしまうため、それに従事する従業員のモチベーションが低下してしまうという傾向があります。自分の頭で考えたアイデアを生かすような業務であれば、成果を上げることで、会社や周りの仲間に貢献できていることを実感できます。しかしルーティン業務の場合は、「自分でなくてもできる」「誰がやっても結果は同じ」という気持ちから、仕事にやりがいを見出しづらくなります。従業員がルーティン業務に慣れてしまい、仕事に対して受け身になる癖がついてしまったり、退屈さから離職してしまったりするケースも少なくありません。このようにルーティン業務は従業員が持っている能力を引き出しづらく、本来であればより大きな付加価値を埋めるはずの人材を、生かせていないという状況につながってしまうリスクがあるのです。

ルーティン業務を効率化する方法

上記のとおり、生産性を低下させかねないルーティン業務ですが、決してそれ自体が悪いわけではありません。ルーティン業務は、企業活動を下支えする大事な仕事であり、生産性低下を防ぐためには、いかに効率化するかが重要になってきます。ここからは、その方法について順を追って説明します。

ルーティン業務を洗い出す

まずは普段行っているルーティン業務のフローを一つひとつ詳細に書き出して、可視化します。その際に気をつけるべきことは、無意識に行っている動作も含めて、すべての手順と作業内容を洗い出すことです。
業務の洗い出しができたら、次に各作業の目的を言語化するようにしましょう。いつも決められた手順にしたがってやってきた作業の目的を言語化しようとすると、なかなか難しいと感じることがあるはずです。そうなってしまうのは、自分の中で作業が習慣化してしまい、「なんとなく」で仕事を片付けてしまっている証拠です。一つひとつ細かく洗い出すことで、その作業が「本当に必要なのか」「無駄になっていないか」を確認することができます。
なお、実際にこの洗い出しをやろうとすると、それだけで手間と時間がかかってしまい骨が折れると思います。しかし業務効率化を進めるうえで、課題を見つけ出すこのプロセスが非常に重要な土台になるので、手を抜かずしっかりと取り組みましょう。

作業内容を整理する

ルーティン業務の洗い出しができたら、次に各作業に優先順位をつけましょう。優先度に対して時間をかけすぎている、つまり無駄が発生している作業を見つけやすくなります。ここからは、無駄を削減する方法を具体的に検討していきます。簡単な例としては、作業を行う順番を入れ替えるだけで、無駄なひと手間を減らせるケースがあります。他にも、Aという業務とBという業務があり、それぞれに共通するCという作業があると仮定します。洗い出しを行った結果、Aの担当者とBの担当者で、Cの作業をする際の手順ややり方に違いがあることが分かった場合、どちらが効率的かを検証します。より無駄のない方法を共有することで、組織としての業務効率化を進めることができます。また、Aの担当者がCの作業だけを行ない、Bの担当者がCの作業以外の部分を行うというように、業務のフローを分解し、分担を変えることで効率化できるケースもあります。
このように新たなシステムやツールを使うことなく、作業内容を整理して、まとめ方を変えるだけでも業務効率化を図ることはできるのです。

自動化を検討する

上記のとおり、業務フローや作業分担を変えることで業務効率化が進むこともありますが、限界もあります。膨大な量を扱うデータ入力を手作業で行うには、やはり人手と時間がかかってしまいます。そこで次に検討すべきは「自動化」です。自動化ツールとして、身近なものとしてはMicrosoft社のExcelに備わっている「マクロ」が挙げられるでしょう。マクロを活用すれば、Excelを使ったさまざまな業務を、ボタン一つで自動的に処理することができます。特に「マクロの記録」という機能を使えば、プログラミングをすることなく、誰でも簡単にマクロを作成できます。さらにExcel業務だけでなく、幅広いPC作業を自動化したい場合には、近年多くの企業で導入が進んでいるRPAが有効な手段となるでしょう。
またルーティン業務の自動化は、業務効率化に役立つだけではありません。詳細は「RPAにルーティン業務を任せるメリット」の項で後述しますが、企業や従業員にとってさまざまなメリットがあります。

RPAによるルーティン業務の自動化

RPAについては、皆さんはどのくらいご存知でしょうか？RPAはDXを進めるうえでも、重要な役割を果たすITツールとして今注目されています。ここからはRPAを使った自動化について、「RPAとは何か」から導入するメリットまでを分かりやすく説明します。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）とは、PCを使って行うデスクワークを自動化することができるテクノロジーのことです。ソフトウェアロボットにPC作業の手順を記憶させ、再現させることで、業務を自動化できるという仕組みです。
なお、RPAという言葉には広義と狭義があるので注意しましょう。狭義の場合、RPAは定型業務を自動化できるツールを意味します。一方広義の場合には、自然言語解析や画像解析、音声解析といったAI（人工知能）の技術を組み合わせた業務効率化ツールを意味します。つまり、広義のRPAであれば、非定型業務も自動化することができます。
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RPAで自動化しやすい業務

次にRPAで自動化しやすい業務ついてですが、ここでは狭義のRPAとして紹介します。RPAに向いている業務には以下の3つの特徴があります。

上記3つのような特徴を持つ業務は、直接的な利益を生みにくく、なおかつ、人手を必要とするものである場合が多く、自動化するメリットはかなり大きいと言えます。

参考：オンデマンドセミナー紹介「RPA活用事例：業界ごとのRPA適用例から電子帳簿保存法対応まで」

RPAにルーティン業務を任せるメリット

ルーティン業務を効率化するツールとしてRPAを説明してきましたが、そのメリットを6つ紹介します。

RPA導入の成功事例

ここから日立ソリューションズがRPA導入支援を行った企業の事例を紹介します。

RPAなら日立ソリューションズにお任せ

まずは日立ソリューションズで販売しているRPAツールの一部を簡単に紹介します。

日立ソリューションズでは、前項の事例以外にも、さまざまな業界業種のお客様に対してRPA導入支援を行っており、年間約30万時間という労働時間の削減に成功した、RPA活用ノウハウを持っています。そういったノウハウやRPA導入のための費用などを、資料として配布しています。以下からダウンロードが可能ですので、RPA導入を検討されている方はぜひ参考になさってください。また、RPA関連のセミナーや展示会も開催しています（2022年8月現在、オンラインのみとさせていただいています）。

• 資料ダウンロード
• セミナー・展示会

関連情報：「日立ソリューションズのRPA業務自動化ソリューション」

まとめ

企業としてさらなる成長を遂げるためには、生産性低下を招きかねないルーティン業務には、早めに手を打つべきです。本コラムで紹介したルーティン業務を効率化するための方法やRPA導入のメリット、各社の成功事例を参考にしながら、業務効率化を進めていきましょう。また、ルーティン業務を自動化した場合、働き方が大きく変わる可能性があります。自動化する目的や従業員にとってのメリットを示し、実際にルーティン業務に携わっている現場の方々の協力を得ながら、取り組むことをおすすめします。

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