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RPA業務自動化ソリューション RPA業務自動化ソリューション

RPA業務自動化ソリューション 【コラム】

RPA運用における成功とは?失敗しないためのポイントを解説

近年、「少子高齢化に伴う労働人口の減少」や「働き方改革の推進」などの社会的背景から「長時間労働の抑制」や「人材流動化対策」が多くの企業のテーマになっています。また、ニューノーマルな働き方を推進するためのデジタル化や業務の省力化が求められており、それらの解決策のひとつとして、仮想知的労働者の概念に基づく「ロボットによる業務の自動化」の取り組みであるRPA(Robotic Process Automation)が注目を集めています。現在は、普及期に入ったことで中小企業にもRPAが浸透し始めていますが、「RPAの導入により成果を出している企業」と「未だに成功の兆しが見えない企業」が明暗を分けているというのが実情です。
そこで、今回の記事では、「RPAにおける成功とは何か」「導入・運用を失敗しないためのポイント」について紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

RPA運用における成功とは?

まずは、RPAの導入・運用における成功とは何か、という部分に焦点を当てていきます。RPAの導入・運用がもたらすメリットにはさまざまなものがありますが、以下に代表的なものを挙げています。

人材不足の解消

はじめに挙げるのが、「人材不足の解消」です。RPAを導入することで、これまで人の手によっておこなわれていた作業の多くをソフトウェアで代替することができます。主にホワイトカラーと言われる業務の自動化を担うことが多いRPAですが、当然、人とは異なり病欠になることはありません。24時間不眠不休で作業をこなし続けるほか、処理速度も圧倒的に速いため、大幅な業務効率化につながります。

ヒューマンエラーの減少に伴う品質の向上

人間が作業をしている以上、「身体的な疲労」や「不慣れな作業」は避けられないため、企業内のヒューマンエラーをゼロにするのは限りなく難しいことです。しかし、RPAには「疲労による精度の低下」もなければ、「ささいな操作ミス」もありません。定められたフローに沿って、ミスなく業務をこなし続けます。人の手によってミスが生じた際は、「ミスを探し出す作業」「ミスを修正する作業」が伴うことで時間を浪費することも珍しくはありませんが、そのような無駄から解放される点も魅力的なメリットのひとつです。

生産性・効率化の向上に伴うコストの削減

人件費を含めた「コストの削減」は、RPAの導入・運用における最大のメリットと言えます。RPAのランニングコストは人件費に比べると安価であり、先述したように作業のスピード・精度も人間の比ではありません。また、RPAで代替できる作業にかかっていた人員の配置を見直し、RPAでは難しい「発想力や創造力が必要な業務」や「高度な判断や意思決定が求められる」本来の業務にシフトできる環境を整備することもできます。このような業務に携わる機会を提供することで、会社に対しての帰属意識が高まる可能性も期待できます。モチベーションの向上による人材離脱のリスク抑制もRPAの導入による副次的な効果のひとつとして考えることができます。

ニューノーマルな働き方に対応した業務フローの最適化

もう一つ重要なメリットは、RPAを業務に適用するために業務手順の可視化と見直しを行う機会を得ることです。 現在コロナ禍により多くの企業ではテレワークを実施。これまでオフィス出社が前提であった業務手順をリモートで行うために、OCRや電子決済によるデジタル化とあわせて業務フローの最適化を進めています。 RPAを導入することで、これまで属人化や保守的な職場の風土により放置されてきた業務フローの無駄や矛盾の見直しを行う大義名分となることでしょう。

失敗しないための導入アプローチ

ここまでRPAの導入・運用がもたらすさまざまなメリットについて紹介してきました。RPAの運用における「成功」を考える場合、先に挙げた効果を数値として算出できる、または定量的に算出できなくても定性的に効果を実感できる状態であれば、「RPAの導入・運用に成功している」状態と言えるでしょう。一方で、RPAの運用に伴い、「ツールの選定が適切ではなかった」「期待したほど業務効率化を実感できない」などの悩みが発生している場合、一度導入・運用プロセスを見直す必要があるかもしれません。先に挙げたような効果を得て、RPAの導入・運用を成功に導くためには「事前の準備」が不可欠です。ここでは、「RPAの導入アプローチ」についてまとめていきます。

RPAの導入アプローチは、大きく分けると「ボトムアップ型(現場型)」と「トップダウン型(直下型)」の2つになります。以下に、それぞれのメリット・デメリットについて紹介していきます。

ボトムアップ型(現場型)のメリット

  • 現場の判断でスタートアップできるため、スピード感をもって導入できる
  • 現場の意見や要望を反映しやすい
  • 特定の部門やチームに閉じた形でスタートできるため、他部門との調整にかかる負荷が少ない

ボトムアップ型(現場型)のデメリット

  • ニュートラルな視点ではなく、特定のチームや個人の「心理的な負荷が高い業務」への適用が優先されやすく、適切な業務範囲を見失ってしまう可能性がある
  • リソースや人材が部門ごとに個別最適された状態になってしまい、大規模な効率化に発展しない可能性がある
  • 他部門へ展開する場合、個別に関係者の説得や調整を行う必要があり、時には現場が抵抗勢力になり中断せざるを得ないこともある

トップダウン型(直下型)のメリット

  • 組織全体を俯瞰(ふかん)的に見て、適切な適用範囲を経営判断できる
  • リソースの再分配ができるため、大規模な取り組みに発展しやすい
  • 現場の業務部門、情報システム部門、経営企画など、組織内の見識を合わせることで部門を横断した推進が可能となる
  • 各現場に協力を得る際、公式な依頼として執行することができる

トップダウン型(直下型)のデメリット

  • 現場の意見や要望が反映されない場合、ギャップを生じる可能性がある
  • 初期段階の導入スピードは遅くなりやすい
  • 投資対効果(ROI:Return On Investment)を明確化する必要があることから、大きな効果が出やすい大規模な業務を前提に選定することで、効果が一部の部門や担当者に限定される

導入時の策定と管理体制の維持

RPAの導入アプローチについてふれてきました。日本国内では、単一事業で成長してきた企業が多いという歴史的な背景もあり、トップダウンで事業改革がされるケースは多くはありませんでした。そのため、RPAにおいても、欧米型とも言われるトップダウン型のアプローチが難しいとされていたこともあり、ボトムアップ型のアプローチが主流となってきました。現在では、初期段階をボトムアップ型でスタートアップすることで、業務のデジタル化を体験し、拡大フェーズでトップダウン型を執るハイブリッド型のアプローチも検討する必要があると言えます。また、「導入のアプローチ」に併せて「導入後の管理体制」についても考えなくてはなりません。RPAの運用を想定する際は、「適切な運用ルール」や「権限を含めたセキュリティ上の問題」から「ロボットの管理」まで、講じるべき対策は多岐にわたります。このような課題を解決するには、「部門横断型」の組織・機能である「CoE」(Center of Excellence)が必要になるため、全社レベルで管理体制を整える必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事では、「RPAにおける成功」や「導入・運用を失敗しないために大切なアプローチ」について紹介してきました。RPAの導入・運用を成功に導くためには、導入前からの適切なアプローチが大切です。スムーズな運用を実現するために、導入から運用までのフルサポートに対応しているサービスを検討するということも肝心です。日立ソリューションズでは、RPAの導入ステップに応じて、「自動化すべき業務やツールの選定」「運用業務の負担軽減」をワンストップで支援し、部門横断で自動化を実現するための支援サービスを提供しています。運用担当者の方をはじめ、RPAについて悩みを抱えている方は、ぜひ相談してみてください。

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