RPAを導入すれば、業務効率化が実現できると言われていますが、実際にどのくらいの効果があるのでしょうか？RPA導入の失敗例のひとつとして、「導入したものの効果が実感できない」というケースがあります。どういった業務に導入するのか、また、どこまでの作業をRPAで自動化するのかによっても、効果はさまざまです。だからこそ導入を検討する際には、導入費用に対してどのくらいの効果があるのかを試算しておくことが重要です。また、効果を試算しておくことは、RPA導入に対する社内の協力を得るための説明材料にもなります。ここでは、 RPA導入がもたらす効果から、RPAとマクロやAIとの違い、導入効果の測定方法、導入事例、注意点までをご紹介します。

RPAとは？

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った略語です。システムやソフトウェアに組み込まれたロボットが、人間に代わってデータ事務などの定型作業を行ってくれるツールを指す言葉です。RPAはデジタルワーカーの一種とされています。RPAに任せたい作業があれば、パソコン上での作業手順をシナリオ化し、RPAに記憶させることで、その後はRPAが自動的に作業を反復してくれます。人海戦術で行うような単純な事務作業をRPAに任せることで、人間は面倒な手作業から解放され、なおかつ、人間よりもはるかに高速で処理することができます。

RPAの3段階レベル

RPAは自動化できる業務レベルによって、下記の3つのクラスに区分されています。

RPA

一般的にRPAと呼ばれているのは、クラス1のRPAのことで、最も基本的なRPAです。データ取得やデータ入力作業などの定型的な業務を自動化することができます。人間が作業を行う場合、疲れや注意不足によって間違った処理をすることがあるが、RPAはあらかじめ決められたシナリオに忠実に処理するため、そのようなヒューマンエラーを防止することができます。

EPA

上記のRPAより、自動化レベルが1つ上のクラス2は、EPAと呼ばれています。EPAとは、 「Enhanced Process Automation」の略語です。クラス1のRPAにAIを組み合わせることによって、非定型作業にも対応可能です。たとえば、AI画像認識を組み合わせることによって、請求書を画像認識し、必要なデータを自動的に選んで、システムに登録するといったようなことが可能になります。

CA

EPAよりも、さらに自動化レベルが上のクラス3は、CAと呼ばれています。CAとは、「Cognitive Automation」の略語です。さまざまなデータから必要な情報を集めて、分析し、さらに分析結果に基づいた最適な意思決定までを行うことができるものを指しています。高度に自律化されており、ディープラーニングによって、ロボットが自ら成長していくことが可能です。

関連情報：RPAとは

RPA導入による6つの効果

RPA導入にはさまざまな効果がありますが、ここでは「生産性の向上」「業務品質の向上」「業務プロセスの可視化」「人件費の削減」「人手不足の解消」「働き方改革の推進」という6つの効果について、1つずつ詳しく紹介します。

生産性の向上

データ取得やデータ入力など、手間のかかる作業をRPAに代行させることで、その作業に割いていた労働時間を大幅に削減することができます。削減できた労働時間を、営業活動やマーケティング活動、経営戦略の立案、新サービスの開発など、売上や利益に直結するコア業務に充当することで、生産性を高めることができます。
また、RPAが得意とするような単純作業の繰り返しは、人間にとって退屈だと感じることが多く、担当する社員のモチベーションを下げたり、ストレスの原因となったりします。RPAによって単純作業から解放し、よりクリエイティブな仕事に従事してもらうことで、社員の心理的な負担を減らすことができます。その結果、一人ひとりの社員がモチベーションを高く維持し、本来持っている能力を存分に発揮することができ、企業全体としての生産性向上につながります。

業務品質の向上

人間が作業をする場合、どれだけその業務に慣れていたとしても、体調や心理的な影響によって必ずミスをしてしまいます。しかも、作業内容が単純であればあるほど、集中しつづけるのが難しく、うっかりミスは多くなってしまいます。その一方、RPAは設定されたシナリオに沿って、確実に作業を行います。体調や心理的な影響を受けることがないため、人間のようなミスを起こすことはありません。単純作業をRPAに任せることで、その業務の正確性を高めることができます。
また、単純作業の処理スピードに関しては、人間よりもRPAのほうが圧倒的に速いです。特に膨大な量のデータを扱うような場合には、処理にかかる時間差は大きくなります。作業を早く終えられるということは、納期を短くできるなど、その業務の対応スピードを上げることができ、顧客満足度の向上にもつながります。

業務プロセスの可視化

RPAを導入した結果として直接的に得られる効果ではありませんが、RPAを導入する際に副次的に得られる効果としては、業務プロセスが整理されて、改善の糸口が見つかるということが挙げられます。RPAを導入する前には、どの業務を自動化するかを決定するため、一旦さまざまな社内業務を洗い出し、どのようなフローで業務を行っていたのかを詳しく書き出す必要があります。すると、日々何の疑いもなく当たり前と思ってやっていたために気づくことができなかった問題点や、無駄なプロセス、担当者によって大きなムラが発生してしまうような作業などが見つかるケースがあります。RPAを導入するよりも簡単に効率化できる方法が発見できたり、業務品質を均一にするためのヒントが見つかることもあるので、業務効率化ができる絶好の機会と捉えて業務プロセスを見直しましょう。

人件費の削減

上述したとおり、事務作業をRPAに代行させることで、その作業に割いていた労働時間を削減することが可能です。RPAが得意とするような単純作業には手間のかかる手作業が多く、できるだけ短い時間で人間が処理しようとすると、それなりに人数を必要する業務も含まれています。それらをRPAが代行することで、その分の人件費を削減することができます。特に、繁忙期と閑散期があるような業務の場合には、繁忙期に合わせて人材を確保しておく必要があり、企業としては大きな負担になります。これを削減できる効果はかなり大きいと考えられます。
また、単純作業がストレスの原因となって離職していた人材もいると考えらえます。RPAを導入することによって、人間が担当する業務が変わり、そういった離職を抑止する効果も見込めます。結果として、人材確保に要するコストを削減することにつながります。

人手不足の解消

現在の日本社会は少子高齢化が進み、労働力人口が減少しています。労働力人口とは、15歳以上人口のうち、就業者と完全失業者を合わせた人口のことで、現在の日本の総人口の約62%がこれに該当します。経済産業省が平成30年に作成した「2050年までの経済社会の構造変化と政策課題について」という資料によれば、2050年には日本の総人口は約1億人まで減少する見込みであり、生産年齢人口^（＊1）比率の減少が加速し、55%を下回ると予想されています^（＊2）。これは社会問題であり、業界業種を問わず、あらゆる企業が人手不足という課題に直面することを意味しています。しかし、RPAを導入すれば、人間に代わる労働力として活用することができ、これまで必要だった人員が不要になります。24時間365日稼働することができるRPAは、人手不足解消において非常に大きな役割を果たします。

• ＊1　15歳以上65歳未満の人口
• ＊2　平成30年9月経済産業省「2050年までの経済社会の構造変化と政策課題について」より抜粋

働き方改革の推進

少子高齢化による労働力不足を背景に、働き方改革が進められています。その目的は、一人ひとりが働きやすい環境を整備することです。RPAを活用することで、社員の労働時間を削減することが可能です。そして、労働時間の見直しを行うことで、過酷な長時間労働や残業を減らすことができ、働く環境が改善されると考えられます。短時間勤務が可能になることで、従来よりも育児や介護などとの両立がしやすくなります。
また、上述したとおり、RPA導入は業務プロセスの見直しにつながります。その際に、RPAに任せらえる業務は任せて、人間とうまく分業することで、リモートワーク導入を同時に行うことも可能です。
働き方改革を進め、働きやすい環境を整えることは社員の満足度向上につながり、なおかつ、企業に対するイメージアップにもつながります。

RPAとマクロやAIとの違い

RPA以外にも、業務を自動化・効率化するものとして、マクロやAIが挙げられることがあります。そこで、RPAとマクロとの違い、RPAとAIとの違いについて解説します。

マクロとの違い

マクロは、RPA同様、パソコン上で行う操作を自動化するための機能です。その中でも、一般的に広く活用されているものが、Excelマクロです。Excelマクロは、自動化のためにVBAというプログラミング言語を用いるため、その知識が必要です。RPAを扱うためにも一定の知識は必要ですが、プログラミング言語は必須ではありません。また、マクロはExcelなどのMicrosoftのアプリケーション内の操作に限られますが、RPAは「パソコン上のすべての操作」をカバーすることができます。

AIとの違い

AIとは、「Artificial Intelligence（人工知能）」の頭文字を取った略語です。人間と同じような知能を持ったソフトウェアや、その機能を指す言葉として使われています。AIは、機械学習を通じて、与えられたデータから一定の法則やルールを見つけ出し、AI自身が主体的に判断することができるようになります。一方、RPAはあくまで人間が作成したシナリオに沿って自動的に作業を行うシステムです。また、RPAとAIは排他的な関係ではなく、両者を組み合わせることで、さらに有用なツールになります。

RPAの効果測定方法

RPA導入の失敗例として、「思ったほどの効果が得られなかった」「効果があったのかが分からない」といったケースがあります。効果が実感できないと、RPAを導入する業務を拡大させることができなくなり、その価値を存分に享受することができなくなってしまいます。そういったことのないよう、正しく効果を測定するための方法は抑えておきましょう。

定量的効果の測定

定量的効果とは、数値として表すことができる効果のことです。RPAがもたらす効果の中で、数値として表しやすいもののひとつは、人件費の削減です。たとえば、1年間で人件費をどれくらい削減できたかを知るためには、以下のように計算すると良いでしょう。

1年で削減できた人件費＝担当者が1件処理するために要する時間×担当者の時給×RPAが1年で処理した件数

また、削減できた人件費とRPA導入に要した費用を比較することで、費用対効果を検証することができます。

定性的効果の測定

定性的効果は、定量的効果とは異なり、数値で表すことができない効果のことです。たとえば、「社員のモチベーションが上がった」「働きやすくなった」などです。また、そこから波及して、業務が円滑に遂行されるようになった結果として売上が上がるということもありますが、測定しづらい面があるため、定量的効果だけで、RPAの効果を測定しがちです。しかし、RPAの導入効果を正確に測定するためには、定性的な効果も含めて、総合的に判断することが重要です。RPA導入後との比較ができるように、導入前にアンケート調査などを実施し、定性目標を明確にしておくと良いでしょう。

RPA導入事例

ここからは、RPA導入の効果について、具体的にどのような課題を持ち、RPA導入によってどういった効果があったのかを事例に基づいて紹介します。同じような課題を持つ企業にとって、RPA導入を成功させるための参考になるでしょう。

POSデータ活用の効率化

ある食品メーカーでは、小売企業が開示しているPOSデータを分析し、その結果を営業活動に生かしていました。しかし、小売店も商品のカテゴリーも多数あり、毎日すべてのPOSデータをダウンロードして分析することは時間的に不可能でした。そこで、小売企業のWebサイトを自動で巡回し、POSデータをダウンロードするRPAを導入。毎日すべてのデータをダウンロードして、整理できるようになり、より細かい分析ができるようになりました。

採用業務の効率化

ある企業では、人材確保のため、さまざまな採用サイトを同時並行に利用していました。採用業務担当者は、応募があるたびに、その採用サイトの管理画面から応募者の情報を取得し、社内システムに入力。また、スカウトメール、面接のリマインド、イベント告知など、メール配信も行っていました。そこで、RPAを導入。応募者の情報を漏れなく登録することができるようになったほか、連絡漏れや送信ミスをなくすことができました。

関連情報：導入事例

RPA導入の注意点

これまでに述べてきたように、RPAは業務効率化に有用なツールで、効率化以外でも企業活動におけるメリットが多数あります。しかし、導入する前に知っておくべき注意点もあるため、3つご紹介します。

情報漏洩

取得したデータを自動で社内システム登録をさせるために、RPAに社内システムのIDやパスワードを埋め込むことがあります。しかし、プログラムの不具合や人為的なミスにより、外部からの不正アクセスを受ける可能性があります。もしRPAが乗っ取られて、IDやパスワードに関する情報が漏洩してしまった場合には、第三者が社内システムに自由にログインできてしまうという危険性があります。そのため、通信データや機密情報を暗号化するなど、万全のセキュリティー対策を講じる必要があります。RPAツールを選ぶ際には、セキュリティー機能をしっかりと確認することが大事です。

突発的な業務停止

RPAはサーバーやパソコンにソフトウェアをインストールすることで稼働します。そのため、システム障害やバグ、サーバーダウンなどがあった際には、RPAが停止し、業務もストップしてしまう可能性があります。当然RPAで自動化している作業が多ければ多いほど、業務に大きな影響が出てしまいます。突発的な事故を完全に防ぐことは難しいですが、メンテナンスやサーバー環境の強化を行うことで、なるべくリスクを抑えるようにしましょう。また、システムの画面デザインが変更されたことによって、RPAが停止するケースもあります。これに対しては、高い認識技術を備えたRPAツールを使ったり、ロボットの稼働状況を監視することができるツールを導入することで、対策が可能です。

ブラックボックス化

RPAは、あらかじめ決められたシナリオに沿って自動で作業を遂行します。そのため、シナリオを設定するとき以外は、業務の内容や手順を把握しておく必要がありません。だからと言って、担当者が引き継ぎをせずに異動や退社してしまうと、RPAがどんな作業をしているのかを把握している人がいなくなり、業務内容がブラックボックス化してしまいます。そうなってしまうと、誤作動が発生しても、誰も間違いに気づけないというリスクがあるため、RPAが担当している業務内容をマニュアル化し、きちんと引き継ぐようにしましょう。

まとめ

少子高齢化による労働人口の減少、働き方改革の推進によって、RPAは多くの企業にとって欠かせないツールとなると考えらえます。しかし、ただRPAを導入するだけで、課題がすべて解決するわけではありません。その効果やリスクを把握したうえで、きちんと効果測定も行いながら、少しずつ導入していくことが重要です。また、効果を実感するための大前提として、RPAを導入する目的を明確にし、社内で共有するようにしましょう。

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