ファイルサーバの容量不足を解決し、ファイルサーバのスリム化、管理を支援。ファイルサーバスリム化 [活文 File Server Optimizer]

/機能

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機能 活文 File Server Optimizer

  • 1st 見える化
  • 2nd スリム化
  • 3rd 活性化
  • 適正化
  • 暗号化

1stステップ 見える化

ファイルサーバの利用状況を可視化・分析し、不要なファイルを見える化します。

ファイルサーバの可視化・分析

フォルダごとのファイル容量推移や容量分布、更新年別分布、アクセス年別分布など、ファイルサーバの利用状況がわかるレポートを表示します。レポートはブラウザ上で利用者全員で共有できるため、利用者のデータ整理に対する意識が向上します。

サーバ概況レポート

ファイルサーバの分析条件

ファイルから自動抽出したファイル名や更新日時などのファイル情報をもとに、様々な条件で分析できます。

一定期間更新がない ▶  "ファイルの更新日時"をもとに判断

一定期間アクセスがない ▶  "ファイルのアクセス日時"をもとに判断

作業用フォルダ・ファイル ▶  "フォルダ・ファイル名"をもとに判断

保管期限切れ ▶  保管期間が設定されたファイルに対し期間が過ぎているか確認

業務と無関係 ▶  "ファイルの拡張子"をもとに判断

大容量ファイル ▶  "ファイルの容量サイズ"をもとに判断

所有者 ▶  所有者毎のファイル合計容量をグラフ化

フォルダ ▶  選択フォルダ直下にあるフォルダ毎にファイル合計容量をグラフ化

分析結果の解説

分析結果を活文 File Server Optimizerが解説し、削除候補となるファイルをアドバイスします。これにより、効率的にスリム化をすすめることができます。

2ndステップ スリム化

利用者による不要ファイル整理<削除>

管理者から利用者に使用状況レポートを配信することで、利用者による不要ファイル削除を促します。利用者はレポート画面から不要ファイル一覧を確認し、不要ファイルを削除します。

不要ファイルの確認・削除支援

管理者による不要ファイル整理<退避>

管理者主体で利用者に手間をかけずファイルを整理することも可能です。あらかじめ設定した条件に該当するファイルをファイルサーバから別サーバもしくはクラウド*に自動的に退避。元のファイルサーバに移動先のリンクファイルが残るため、利用者に意識させることなくファイルサーバのスリム化を推進できます。

*クラウドへの退避は別途オプション製品が必要です。またクラウドにはAmazon S3を利用できます。Amazon S3はお客さまでご準備ください。

3rdステップ 活性化

ファイルサーバ内のファイル名や属性情報などからファイルを見つけやすいように、自動で仮想的なフォルダを作成し分類します。これにより、目的のファイルを探しやすくなり、日々の業務を効率化します。

解析結果をもとに分類

ファイル名や属性(抽出済みの属性、付与したタグ情報)を解析し、出現頻度によって仮想フォルダを生成し、分類することができます。

解析結果をもとに分類

検索結果の情報共有

検索により表示されたファイルまたは選択したファイルだけをリスト化し、そのURLを取得できます。URLはメールに貼りつけて関係者に展開できます。ファイルをメール添付する必要がなく、各自の重複保管を抑止できます。

組織内の関心事で自動分類

利用者が検索したキーワードの統計から、頻出キーワードで自動的に分類用フォルダを作成し、自動分類、整理して表示します。これにより、利用者が適切なキーワードを知らない、思い出せない場合も、欲しいファイルに到達することができます。

※全文検索オプションが必要です。

組織内の関心事で自動分類

適正化

大規模化するファイルサーバの運用において、アクセス権の適正化を支援します。

適正化では、上位フォルダとアクセス権の不整合があるフォルダを警告表示し、設定したルールに従ってアクセス権を修正することができます。

アクセス権管理

不整合のあるフォルダを警告表示

上位のフォルダとアクセス権を比較し、不整合がある部分を一覧に表示します。整合性のチェックを自動で行うため、企業内の組織変更や人事異動の際もアクセス権の設定誤りや漏れを抑止できます。

設定したルールに従って簡単に修正可能

不整合のあるフォルダのアクセス権を、適正化画面で設定したルールに従って簡単に修正が可能です。ファイルサーバ管理者の負担軽減が図れます。

暗号化(オプション)

規定の機密フォルダに格納された機密文書を自動的に暗号化。利用者への負担がなく、早期にファイルサーバのセキュリティ対策を実現!

規定フォルダに格納されたファイルを自動で暗号化します。また、ファイル名に含まれるキーワードで自動的に機密ファイルを検出して暗号化することも可能です。ファイル参照時は、利用者がクリックしたら自動で復号化されるので利用者は意識することなく、これまで通りに作業ができます。(利用者のPCに復号用のモジュールのインストールが必要です。)

※暗号化は多くの企業で実績ある情報漏洩防止ソリューション「秘文」の技術で実現しています。

セキュリティオプション

サーバにプレインストールしてご提供するモデルもご用意しています。

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