そもそも電子サインとは？

電子サインとは

電子サインとは、紙文書に対して署名をする代わりに、電子的な手段を使って、本人であることを証明するもの全般を指した言葉です。代表例としては、電子文書に対して、タッチペンなどを使用してタブレットの画面上で署名をし、それをデータとして保存するものが挙げられます。それ以外にも、メールアドレスとパスワードを使った認証や指紋を使った生体認証も、電子的な措置を使った本人証明で、電子サインのひとつと言えるでしょう。
遠隔地にいる当事者がオンライン上で契約を締結することが増えたため、本人証明の手段として、電子サインを利用する場面はどんどん増えています。

電子サインに法的な効力はあるのか？

本人によるものであることを証明できれば、電子サインにも法的な効力があります。その点では、紙文書に対する署名と同様と言えます。
たとえば、メールを使った認証では、本人にだけ送った固有のURLをクリックさせて契約をすることで、本人であることを確認しています。確かに本人確認のプロセスを経ているので有効と言えますが、メールアドレスが乗っ取られている可能性もあるので、万全な仕組みとは言えません。
一方で、「電子署名及び認証業務に関する法律」という法律があります。これは電子署名法とも呼ばれている法律で、厳格な要件を満たした電子署名を付した電子文書は、本人によって真正に契約が成立していると推定できるとしており、法的な効力を認めています。 ここで問題になるのが、電子サインと電子署名が同じなのか、違いがあるとすれば、どんな違いがあるのかということです。

電子サインと電子署名の違い

電子署名は、電子サインの一種です。電子サインは上述のとおり、広い概念の言葉であるのに対して、電子署名は電子署名法が求める要件を満たした電子サインのひとつです。
電子署名では、電子署名法が求める要件を満たすために、電子証明書とタイムスタンプという手段を用いるものが一般です。電子証明書は、暗号技術を用いて、信頼できる第三者機関が本人であることを証明する仕組み。タイムスタンプは、ハッシュ関数というデータ技術を用いることで、タイムスタンプを付した時点から電子文書に改ざんがないことを証明する仕組みです。このように電子署名は、電子サイン一般に比べて、「本人によるものであること」「改ざんされていないこと」を証明するための仕組みが厳格であるため、それだけ法的に見て、証拠力が強いと言えます。
では、電子署名以外の電子サインはどうかというと、電子証明書という仕組みがありません。しかし、本人によるものであると一定程度は認められるので、電子署名が「実印」で、電子サインが「認印」と考えると、その証拠力の違いがイメージしやすいでしょう。

紙の契約書と電子契約書の違い

紙の契約書と電子契約書には、さまざまな違いがあります。
1つ目は、言葉のとおり、紙の契約書は紙形式であるのに対して、電子契約書はPDFのようなデータです。
2つ目は、物理的に存在する紙の契約書には署名や押印をすることで、証拠力を担保していますが、電子契約書ではそれに代えて、電子サインや電子署名を用います。
3つ目は、本人であることの証明手段です。紙の契約書に押印する際の印鑑は、印鑑登録証明書をセットにすることで、本人のものであること第三者に証明してもらう仕組みがあります。一方、電子契約書の電子署名では、上述したとおり、電子証明書がその役割を果たしています。
4つ目は、内容が変わっていないことの証明手段です。紙の契約書では、契約書の抜き取りや差し替えを防ぐために契印をしたり、改ざんを防ぐために割印をしたりします。電子契約書では、上述したとおり、タイムスタンプという技術を用います。
これら以外にもさまざまな違いがあり、その違いが電子サインを用いるメリットになっていますので、次にそのメリットを説明します。

電子サインのメリット

電子サインのメリット

コストが削減できる

電子サインを活用した電子契約では、紙を使いません。当然、印刷する必要もありませんし、契約の相手方に郵送をする必要もありません。これにより、紙代、印刷代、郵送代を削減することができます。
また、紙の契約書と違い、電子契約の場合には、印紙を貼る必要がありません。このことは国税庁や政府の見解として示されています。つまり、電子契約にすることで、印紙代も削減することができるのです。

保管スペースが不要になる

帳簿書類には、法律によって保管することが義務付けられているものがあります。法律によってその期間は異なりますが、5年や7年、10年とかなり長期間におよびます。紙の契約書を保管するためには、物理的なスペースが必要ですが、電子契約書であれば、サーバーやクラウドなどにデータとして保管することができます。そのため、保管スペースに悩む必要もなく、またスペースが要らないことによるコスト面でのメリットもあります。

業務効率化が図れる

紙の契約書で相手方とやり取りをする場合には、印刷や押印、郵送に時間と手間がかかってしまいます。それに対して、電子サインを使った電子契約であれば、オンライン上で契約手続きをすべて行うことが可能です。これにより、契約締結までに要する時間が圧倒的に短くなり、手間も大幅に削減することができるため、業務を効率化することができます。

電子サインを実際に使用する方法

電子サインを使用するには、電子サインを作る必要があります。電子サインの作り方と使用方法には、いくつかのやり方があります。

1つ目は、タブレット端末を使用するやり方です。タッチペンを使用して、実際にサインを手書きし、それを画像化することで、電子サインを作ることができます。あとは、電子サインを付与したい電子文書に、作成した画像を貼り付けるだけです。

2つ目は、PDFソフトなどを使って、電子サインを作成し、電子文書に対して電子サインをするやり方です。
手順としては
①ソフトの画面の指示にしたがって、デジタルIDを作成します
②サインをしたいPDF形式の電子文書を開き、電子サインをする場所を選びます
③付与したいデジタルIDを選びます
以上で、電子文書に電子サインを付与することができます。

この2つの方法なら、手軽に電子サインを作ることができます。その反面、誰にでもできてしまうため、なりすましのリスクがあります。こういった電子サインは、重要な文書には向かないものと考えておいたほうが良いでしょう。

３つ目は、電子サインサービスを利用するという方法です。第三者が間に入り、本人確認プロセスを経ることで、上の2つに比べて、なりすましのリスクを減らすことが可能。比較的証拠力の強い電子文書を作成するために有効な電子サインと言えます。

電子サインが使用できる機会

社内承認

多くの会社において、担当者個人の権限だけでは決定できない事案については、稟議書を作成し、関係者に回覧して、社内の承認を得る必要があります。紙の稟議書では、回覧に時間がかかることも多いですが、電子サインを使用すれば、押印のために出社するといったこともなく、スムーズに承認手続きを進めることができます。

人事

労働基準法で交付することが義務付けられている労働条件通知書とは違い、雇用契約書は作成・交付する義務がありません。ただ、多くの企業では雇用契約書を作成し、雇用しようとする人に押印をしてもらっており、その人数が多い場合にはかなり煩雑な業務になります。昨今ではリモートで面接をし、採用することもあり、そういった場合には特に電子サインが有効な手段と言えるでしょう。

法務

業務提携や共同プロジェクトなどにおいては、企業法務として、外部企業とNDA（秘密保持契約）を結ぶことがあります。NDAを締結するまではプロジェクトが安全に進められないため、なるべく早く締結したいところですが、紙文書では時間がかかってしまいます。電子サインなら、関係者が多くてもスムーズに締結ができ、すばやくプロジェクトに取りかかることができます。

業務委託

自社の業務を外部業者に委託する場合に作成されるのが、業務委託契約書です。法的に作成が義務付けられたものではありませんが、委託した業務の内容や条件などを紙の契約書に記載し、押印することで、後からトラブルになることを防いでいます。業務委託を利用する頻度が多い企業にとっては、押印に代えて、電子サインを導入することで、かなりの業務効率化を図れるでしょう。

契約業務

業界によっては、契約を締結する前に、申し込み書を作成することがあります。たとえば、ローン契約では、申し込みのあとに審査があり、そこで承認を得る必要があります。こういった意思確認のための紙の申し込み書には、押印を求めることが多いですが、電子サインに代えることで、対面ではなくても申し込みを受け付けることができます。

まとめ

企業活動の中で、紙文書への署名や押印の代わりに電子サインを利用することによって、手続きがより円滑に進む場面はかなり多くあります。電子サインと電子署名の証拠力の違いを理解したうえで、うまく電子サインを活用しましょう。
ただし、実際に業務に適用するにあたっては、法律への対応やリスク対策も重要です。電子サインサービスを利用する際には、提供機能だけでなく、セキュリティやデータの管理方法などにも注意して、最適なサービスを選んでください。

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