契約業務全体のデジタル化へ

機密保持契約書（NDA）、注文書、販売契約書、リース契約書、非正規社員契約書、作業指示書…企業と企業、企業と個人との間で交わされるさまざまな取り決めにおいて、「紙」が使われており、これが生産性向上のボトルネックになっていた。そこでいま注目されているのが電子契約のクラウドサービスだ。

しかし契約業務は、文書のやりとりだけでは済まない。必ず事前の社内審査と事後の監査がセットになっている。契約部分だけ電子化するのではなく、契約業務全体をデジタル化すれば、業務効率が飛躍的に向上する。それを実現するのが、日立ソリューションズの"電子契約ソリューション"だ。

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 フロントソリューション部 主任技師の植木伸補は次のように語る。
「世の中の電子契約クラウドサービスは、そのほとんどが社外との電子文書のやりとりに特化したものです。一方、日立ソリューションズの"電子契約ソリューション"は、社外とのやり取りはもちろん、社内での契約内容の審査や、契約書類の保管まで、一貫してデジタル化します。電子署名の『ドキュサイン』とビジネスデータ活用の『活文』の、それぞれの特長の相乗効果をお客様に提供します」。

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
フロントソリューション部 主任技師 植木伸補

契約前から契約後まで一気通貫でサポート

"電子契約ソリューション"は、活文の仕組みを使って、契約内容の登録・審査・承認という社内フローを回すことができる。そして、社内審査を経た書面をそのままドキュサインの機能を利用して相手先に展開し、契約を交わせるのだ。
また書類には電子サインのほかに、会社名や契約金額や商品名や数量などさまざまな情報を入力するが、電子書類を保管する際には活文がそれらの情報も属性情報として保存する。だから検索によって自由自在に以前の書類を参照できる。さらに"電子契約ソリューション"では、業務の内容に応じて検索結果の表示を切り替えることもできるのだ。

「業務によって見たい項目は違ってきます。そこで例えば、契約書の一覧では、項目として契約日や契約者や契約金額を表示したい。申込書なら申込日や申込の種類や申込者を表示したい。こうした声に応えて、業務に最適な形で表示する機能を用意しました。
これにより、ファイルサーバーとは異なり、業務に適した形で文書を共有することができ、情報資産の活用を強力に支援します」。

情報資産の活用を推進し、企業力を向上

この業務視点でのファイル表示により、監査時に必要な書類をすばやく見つけられる。
また検索結果はCSV出力できるため、企業ごと、地域ごと、契約金額ごと、などさまざまな属性を切り口として成約率の高い契約内容を分析可能だ。
メール通知機能を使えば、契約更新時期が迫った契約を関係者にメール通知してくれるから、更新タイミングを見過ごさず顧客にアプローチできる。
活文では署名を完了した文書と合わせて原本を管理することができるため、契約更新時に原本を再利用して新しい書類を作成することも容易だ。さらに、クリップ機能を使うことで、契約書とあわせて契約関連資料などをまとめて管理することができるため、契約に付随する情報も合わせて管理することができる。このように活文には、業務視点での便利な情報活用の機能が豊富に盛り込まれている。

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 フロントソリューション部 技師の田所哲男は、さらに機能を拡充させたいと語る。
「ほかにも、特定ユーザーに対するアンケート調査など、"電子契約ソリューション"の機能を適用できる業務がいろいろとあります。今後さまざまな要件をお伺いしていく中で、お客様と一緒に新しく機能を増やしていけたらと考えています」。

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
フロントソリューション部 技師 田所哲男

長年の情報活用や法対応のノウハウを凝縮

「バイタルレコード」と呼ばれる契約書をはじめとする企業間で交わす文書には、法に則した厳重な管理と、生産性を上げるための柔軟な活用が求められる。その両方を兼ね備えたのが、これまで2回に分けて紹介してきた"電子契約ソリューション"だ。
最後に田所が締めくくった。
「長年にわたりセキュアな情報活用のしくみを追求し続け、同時に法対応の知見も蓄積してきた『活文』が、本ソリューションの基盤です。企業間で取り決めを交わすあらゆる文書をデジタル化し、飛躍的に生産性を向上できます。ぜひ私たちの知見と技術をお役立てください」。