電子契約の勘どころ。契約業務に潜むボトルネック。弊社 契約業務担当者に聞きました。[前編]|活文ラウンジ|活文|株式会社日立ソリューションズ

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電子契約の勘どころ。契約業務に潜むボトルネック [前編]

【前編】締結前、契約内容の社内調整に潜むムダ(全2回)

契約業務の効率化へ、いま電子契約に注目が集まっています。でも実は、契約業務のあらゆるプロセスに「ボトルネック」は潜んでいます。そこで、弊社で長年にわたり国内外ベンダーとのアライアンス契約に携わってきた調達部 千葉に「隠れボトルネック」をインタビューし、その解決策を探っていきます。

この人にお話を聞きました!

日立ソリューションズ 千葉 清幸

電子契約の勘どころ。この人に聞きました!

課題

プロセスが進むと関係者が増える。
その度に経緯を説明。

契約業務のスタートは契約書案の作成です。契約業務担当者は事業部とやりとりを重ね、ビジネスプランが反映されるように契約書案を作っていきます。そして弊社の場合、案がある程度固まるとリーガルチェックのために法務担当者がチームに加わります。このように契約業務ではプロセスが進むと関係者が増えることがありますが、その度に説明資料を作ったりして、これまでの経緯を改めて共有することになっていませんか? この作業、実は「隠れボトルネック」かもしれません。

プロセスが進むと関係者が増える。その度に経緯を説明。

勘どころ

あらかじめ、やり取りしたメッセージや資料を
時系列で整理して残しておけば、一目瞭然!

本来、経緯がわかるメッセージも資料も存在しているはずなのに、貴重な時間を使って新しく資料を作ったり、改めてまとめ直したり。こういう二度手間は減らしたいものです。

でも、どうやって?
課題

契約書案に対して、複数の関係者から
指摘や修正がバラバラにやって来る。

次に契約相手との交渉です。交渉を重ねながら、契約書案の修正が繰り返されることになりますが、社内での文言調整に手間や時間がかかっていませんか。交渉結果をもとに契約業務担当者は修正案を作成し、事業部や法務部など関係各所に展開。指摘や修正がバラバラに戻ってきて、これを1つのファイルにマージして、また各所に展開。またコメントをマージして…と、契約締結までに幾度となく発生するこの作業。これも「隠れボトルネック」です。

契約書案に対して、社内各所から指摘がバラバラにやって来る。

勘どころ

1つのファイルを関係者で共有し、意見交換しながら
共同編集すれば、修正案の作成時間が大幅削減!

指摘をマージしたり、修正案を展開したり。社内調整でこうした作業は何度繰り返されるでしょう。この手間を減らせれば、大きな時短になるのではないでしょうか。

でも、どうやって?
課題

決裁者のサインをもらうための日程調整に右往左往。

交渉が合意に至れば、あとはそれぞれの決裁者が契約書にサインをするだけです。しかしどの企業でも決裁者は多忙なもの。出張の合間にサインをもらおうと狙いを定めていると、相手先からも決裁者の都合により、期日前倒しの要望が。自分の打合せの予定をキャンセルするなどして、さらなるスケジュール調整を強いられます。こうした「隠れボトルネック」により、本来の業務が妨げられてはいないでしょうか。

決裁者のサインをもらうための日程調整に右往左往。

勘どころ

決裁者がどこにいても
契約内容を確認しサインができれば、日程調整は不要!

ビジネスにスピードは重要。条件が整ったら、契約書はすぐに締結したいもの。日程調整などしている間に、競争相手に先を越されてしまうかもしれません。

でも、どうやって?

まとめ

必要なのは、契約の検討・レビューに携わる関係者が
みんなで情報共有や意見交換できるワークスペース。

契約は、複数の部門による様々な観点でのチェックを経て完成されるもの。関係者が複雑なコミュニケーションをシームレスに行えるワークスペースの実現が、「隠れボトルネック」を解消します。

関係者がみんなで情報共有や意見交換できるワークスペース。

日立ソリューションズの契約業務における効果(試算値)

  • 約2,200時間/年を
    削減
  • 締結までにかかる
    時間を約1週間短縮
  • 約12万円/年の
    印紙税代を削減

※印紙代を削減できるのは、紙の文書が交付されない場合に限ります。また契約書の種類によって金額は異なります。

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