文書管理とは

文書管理とは、社内の書類やファイルなどの追加・変更の履歴を管理したり、作成者や更新者、閲覧者を管理したりすることです。
ここでは、はじめに、社内文書の種類と文書管理を行う目的について解説します。

社内文書の種類は非常に多い

社内文書は、設計書や報告書、手順書、マニュアル、契約関連の書類など種類が多く、文書ごとに保管場所や保管期間などが規定されています（紙媒体だけではなく電子データも含まれます）。
また、社内文書は大きく「個人文書」と「共有文書」の二つに分類されます。

個人文書とは、個人で管理している書類のことです。備忘録や業務を遂行するうえでのメモなど、自身の業務を円滑に進めるために利用します。

一方の共有文書は、企業全体で保存・管理を行う文書を指します。企業内にはさまざまな業務がありますが、社内文書や関係するデータ（日付や地域、分類情報など）を作成したり、活用したりして業務を行うことがほとんどです。社員一人ひとりが業務を遂行するうえで、共有文書の利用は欠かせません。

文書管理の目的

文書管理は、「文書の所在や文書の利用者を把握できる状態にする」ことを目的としています。ただ保管するだけではなく、適切な場所に保管し、活用したいときにいつでも取り出せる状態にしておく必要があります。

文書の履歴の管理や人の管理に加えて、保管期限を過ぎた書類の処分や書類を把握しやすいように分類する作業も求められます。文書管理は、これらのサイクルを一元管理した状態で行わなければいけません。

文書管理が重要視される理由

文書管理を適切に行うことは、社内の生産性向上につながります。文書管理がなぜ重要視されているのか、その理由を解説します。

業務の効率化につながる

企業には、中長期的に保管しなければいけない文書もあれば、業務を行ううえで利用する文書もあります。たとえば業務で使用する文書を探す場合に、保管場所が分からなかったり文書検索のための環境が整っていなかったりすると、多くの労力と時間を要するでしょう。

文書管理を日頃から適切に行っておけば、必要なデータをすぐに取り出せます。文書検索に費やしていた労力や時間の大幅な削減だけでなく、業務の効率化や生産性アップにもつながるでしょう。

サービスの品質向上と顧客満足度アップにつながる

文書やデータがきちんと整理されている状態であれば、問い合わせの対応に必要な文書やデータの閲覧を求められた際に、すぐに見つけられます。
問い合わせをした顧客を長い時間待たせることなく、スピーディーな対応が可能となるため、自社のサービスの品質向上や顧客満足度アップにもつながるでしょう。

企業のコンプライアンス強化につながる

社内文書のなかには、顧客の個人情報や会社の機密情報など、外部に流出させてはいけない情報が記載されているものもあります。これらの情報が外部へと漏洩してしまうと、社会的信頼の低下や経済的損失などにつながりかねません。そのため、適切な文書管理を通じて、情報漏洩や個人データの盗難・改ざんなどのリスクを回避することが大切です。

そのほか、法律によって「保存の義務」や「保管期間」が厳密に定められている文書も存在します。提示を求められた際に該当文書を見つけることができないと、説明責任や罰則を科される恐れがあります。企業のコンプライアンス強化のためにも、文書管理は非常に重要といえるでしょう。

文書管理システムを導入するメリット

実際に文書管理を行う際には、文書管理システムの利用がおすすめです。
ここでは、文書管理システムを導入するメリットについて解説します。

必要な文書の保存や管理が簡単になる

文書管理システムで企業内の文書やデータをすべて登録しておけば、これまで手間がかかっていた文書の保存や管理を簡単に行えるようになります。

たとえば紙媒体の文書管理を行う場合、紙を保管する場所（倉庫など、物理的な場所）の確保が必要です。また、必要な文書を探し出す際には時間を要します。
しかし、文書管理システムを利用すれば保管場所が明確となり、目的の文書やデータを素早く簡便に見つけ出せるようになります。

ペーパーレス化を推進できる

文書管理システムを導入すれば、文書を紙で管理する必要がなくなるため、ペーパーレス化を推進できます。

ペーパーレス化の推進によって、紙の保管場所の確保や保管のための移動作業が不要となるため、管理コストの削減につながるでしょう。また、保管していた場所を別の業務で利用できるほか、紙の仕分けやファイリングなどの手間を軽減できるメリットもあります。

紙の文書をデジタル化するためには、スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能が必須です。文書管理システムを選定する際は、スキャナや帳票の電子化、データ連携などの機能を確認しましょう。

必要なデータや情報をスピーディーに取得できる

文書管理システムの検索機能を利用すれば、必要な文書をすぐに見つけられるため、スピーディーな情報共有が可能となります。その結果、社内全体の生産性アップが期待できるでしょう。

アクセス制御によりセキュリティを強化できる

文書管理システムの「アクセス制御機能」を活用すれば、自社のセキュリティ強化にもつながります。
「事業計画などの文書の閲覧は上層部や関連部署に限定する」「チームで行う作業の文書や作業管理表は、チーム内のメンバーのみが編集できるようにする」など、詳細なアクセス権限の設定が可能です。

まとめ

文書管理の対象は、設計書や報告書、手順書・マニュアル、契約関連の書類など多岐にわたります。文書管理を適切に行うことで、必要なデータをすぐに取り出せるほか、顧客へのスピーディーな対応にもつながるでしょう。
「文書管理システム」を導入すれば、時間がかかる文書の保管作業の効率化が可能です。ペーパーレス化の推進や、管理コストの削減などの効果も期待できます。