エンタープライズサーチとは

はじめに、エンタープライズサーチとはどのようなものか、基本的な機能について解説します。

エンタープライズサーチ = 横断検索エンジン

エンタープライズサーチとは、企業内にある膨大なデータを横断的に一括して検索できる仕組みです。「横断検索エンジン」とも呼ばれており、企業内のあらゆるデータを素早く検索できます。

企業のデータは、ファイルサーバーやクラウドストレージサービスなどさまざまな場所に分散して保管されています。そのため目的のデータを見つけ出すには、多大な時間と労力を費やさなければならないのが現状です。

そこでエンタープライズサーチを活用すれば、企業内にあるさまざまな種類のデータをスピーディーに検索でき、データを探す手間を大幅に削減できます。

エンタープライズサーチの基本機能

エンタープライズサーチは、業務に役立つ多彩な機能を搭載しています。ここでは、3つの基本機能について見ていきましょう。

• 検索機能
  企業内に保管しているデータを横断的に検索し、高速でレスポンスを返します。検索対象のファイルはOffice系のファイル（Word、Excel、PowerPointなど）やPDF、CSVなどのテキストデータ、動画などさまざまです。
  また、あいまい検索によって表記ゆれや誤認識にも対応でき、自然文検索も可能で、目的の資料を素早く見つけ出すことができます。
• サジェスト機能
  キーワードの一部を入力して、次に続くキーワードの候補を表示する検索補助機能です。
  仮にデータ名を正確に覚えていない状況でも、サジェスト機能によって目的のデータ名での検索が可能となります。
• 検索結果を分かりやすく表示
  検索結果として該当キーワード部分を強調して表示させたり、サムネイルやプレビューを表示させたりすることができます。
  わざわざファイルを開いて詳細を確認しなくても、目的の書類かどうかを一目で判断することが可能です。

エンタープライズサーチのメリット

ここでは、業務におけるエンタープライズサーチの主なメリットを解説します。

データの収集時間を短縮できる

企業内の保管場所が分からないデータを手作業で探し出す場合、多大な労力と時間を要します。そこでエンタープライズサーチを活用すれば、データの収集にかかる時間を短縮することができます。

作業者一人当たりの「探す時間＋文書作成時間」を約12時間（1カ月）削減できるという試算もあります。

エンタープライズサーチでは、フォルダ名やファイル名だけではなく、ファイル内に記載されているテキストも検索対象に含まれます。あらゆる検索方法で必要な情報やデータをインターネット検索と同じ感覚で手軽に見つけることが可能です。

社内の情報共有を円滑にできる

エンタープライズサーチを導入することで、部署間での社内情報の共有を円滑に行えるようになります。

企業には、作成者または所属部署内の社員しか保管されていることを知らないデータがまだまだ多く存在します。エンタープライズサーチを利用することで、部署や働く場所を問わず社内データへのアクセスが可能となるため、社員同士の情報共有をよりスムーズに行えます。それにより、社員同士の連絡や確認作業の効率化にもつながるでしょう。

社内業務の分析

社内業務の分析につながることも、エンタープライズサーチのメリットの一つです。

検索されているキーワードの統計、検索結果からよく参照されているファイルの統計を取ることで、「最近、社員が何を探しているか？」「何が探せずに困っているか？」などの課題や傾向を知ることができます。
また、よく参照されているファイルの作成者は誰か確認することで、その業務に貢献している人やその技術に詳しい人を知ることもできます。
このように、検索で得られた情報から現在の課題や特定の分野に強い人などを見つけることができます。

エンタープライズサーチを活用した業務の例

最後に、エンタープライズサーチを活用した業務の例を紹介します。

顧客の情報やデータを新商品開発に活用する

エンタープライズサーチでは、顧客の情報や商品の購入履歴などのデータ検索も可能です。

新商品の開発を行うためには、顧客ニーズの把握や、過去の販売実績などのデータが不可欠です。エンタープライズサーチで収集したデータを有効に活用することで、新しいビジネスへとつなげられる可能性があります。

カスタマーサポートのサービス向上

エンタープライズサーチによって、顧客情報や商品情報、対応マニュアルなどを瞬時に検索できます。「どの情報が頻繁に検索されているのか」「顧客がどのような用件で問い合わせをしたのか」を把握できるため、自社のカスタマーサポートのサービス向上が図れるでしょう。
また検索キーワードが定かでない場合も、検索頻度の高いキーワードがサジェストされるため、スピーディーに対応を進められます。

カスタマーサポートやコールセンターでは、スピード感のある対応が求められます。必要な情報を即座に検索できるエンタープライズサーチは、このような業務でも役立ちます。

契約内容照会の利便性向上とコスト削減

日本を代表するケーブルテレビ事業・番組供給事業統括運営会社として知られるJ:COM（JCOM株式会社）では、サービス加入世帯数が順調に伸び続けたことによって、次の２つの課題を抱えることになりました。

1. ①毎日1万5千件から2万件のデータが新たに発生するため、契約内容を照会する処理負荷が増大した
2. ②データ量の増加に合わせてストレージを買い足していたため、コストが増大した

J:COMは、これらの課題を解決するために日立ソリューションズが提案した、エンタープライズサーチを行う「活文 企業内検索基盤」と文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」「Microsoft Azure」を組み合わせたシステムを採用しました。その結果、表示速度が以前より速くなり、オペレーターからは検索しやすくなったという声が上がりました。また、照会システムを統合したことで、顧客の地域によってログイン先を切り替える手間をなくすこともできました。

さらに、クラウドストレージの活用と保管期限が過ぎたデータの自動削除によって、データ量増加の課題に対しても、柔軟かつ適正なスケールアップが可能になったなど、カスタマーサービスの品質向上につながるさまざまな成果を手にしています。

詳細はこちら：https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/case39/

まとめ

エンタープライズサーチは、企業内のデータ検索を横断的に素早く行えるシステムです。
エンタープライズサーチの優れた検索機能を活用すれば、カスタマーサポートのサービス向上や、新しいビジネスチャンスの獲得も期待できるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

日立ソリューションズでは、大量データの高速検索を特長とするサーチエンジン「Elasticsearch」との連携で企業内の情報検索を効率化する「活文 企業内検索基盤」の提供を行っています。
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