テレワークを導入している多くの企業では、ウェブ会議ツールを活用することで、会議や打ち合わせをオンラインで行えるようにしている一方で、社員同士の雑談は減っています。「仕事をするのに雑談なんて不要だ」と思われるかもしれませんが、働く環境という視点から見ると、雑談には重要な役割があります。ここでは雑談の重要性や、テレワークで雑談をする具体的な方法と注意点について解説します。

※本コラム記載の情報は2023年2月時点のものです。

オフィスで仕事をしている場合、目の前に相手がいるため、気軽に話しかけることができますし、話しかけても問題ないかどうかも見えています。一方、テレワークの場合には相手の状況が見えないうえに、わざわざチャットツールやウェブ会議ツールを使う必要があり、話しかけるのをどうしてもためらってしまいがちです。しかし、チームで仕事を行ううえで雑談には重要な役割があります。「雑談＝ムダ」と思われるかもしれませんが、以下で雑談の重要性を説明します。

業務の効率化につながる

仕事を進める中で行き詰ってしまい、どうするべきか悩むことは誰にでもあるはずです。そんなときに、普段から雑談をしていて上司やチームのメンバーに気軽に相談ができる環境が整っていれば、抱えている課題を共有することで、良いアイデアやアドバイスをもらえる可能性があります。ひとりで悩む時間を削減し、スムーズに解決することで、業務効率化につながるのです。これは悩みだけではありません。何かトラブルがあった場合にも、すぐに報告できる雰囲気をつくっておくことで、リカバリーがしやすくなります。
オフィスで対面をしていれば、「悩んでいるかもしれない」「トラブルを抱えているかもしれない」と気づくことができ、声をかけることができますが、テレワークではそれが難しくなります。ささいなことでも報告・連絡・相談ができる環境にしておくことで、業務を円滑に行うことができます。
また、雑談によってチームとしての一体感が生まれることで、モチベーションが維持しやすくなり、業務の質や生産性向上にもつながります。

ストレスの解消につながる

身の回りで起きたことや感じたこと、自分が好きなものなどの話をすることで、気分は明るくなります。また、嫌なことや辛かったことがあっても、それを話して共感をしてもらえるだけで、気持ちが軽くなることもあります。雑談をすることによって、ガス抜きができて、ストレス解消につながるのです。
特にテレワークでは同じ場所に座って、1日中PCに向かって業務を行うことが多くなり、ストレスが貯まりやすい状況です。そんなときに、雑談できる相手がいることや、雑談によってお互いの存在意義を認め合えることは非常に重要なのです。

雑談をすることで若手や新人が相談しやすくなる

前述したとおり、雑談できる雰囲気があることで、報告・連絡・相談がしやすくなるのですが、まだ上司との関係性ができあがっていない若手社員や新入社員はなかなか相談しづらいものです。特にコロナ禍以降に入社した社員の場合、直接会って話したことがない人たちと仕事を進めているケースも珍しくありません。そこで、まずは人間関係を築くために、業務に関係のない雑談をすることが大切です。人となりが分かったり、共通の趣味が見つかったりすることで、気軽に話しかけられる関係性を築くことができます。

テレワーク環境で雑談する時間を設ける際には、気をつけるべきポイントがいくつかあります。
1つ目は、強制しないことです。雑談はあくまで自発的なもので、誰かに「雑談しろ」と言われるものではありません。例えば、ミーティング中に雑談を個人に強制した時点で、それは業務になってしまいます。あくまで雑談してもいい環境をどう整えるかに注力しましょう。
2つ目は、自由に発言できることです。上司や同僚とする雑談には、何でも好きなことを発言しても問題ないという自由さが大切です。「こんな話をしたら業務遂行や評価に影響が出るのではないか」といった不安を抱えていては、雑談が盛り上がらずに、ガス抜きにならなくなってしまいます。自由に話してもいいという心理的安全性を確保するようにしましょう。
3つ目は、信頼関係です。2つ目とも関連するのですが、会話が弾むかどうかは相手との関係性が重要です。信頼関係があれば自由に話しても大丈夫だと思うことができますし、相手を知っていれば盛り上がる話題を提供することもできます。ただし、前項で説明した若手社員との場合には、信頼関係がまだ築けていないので、最初から会話が弾ませることを求めず、まずはお互いを知るための雑談をして、徐々に関係性を築いていきましょう。

ここからはテレワーク環境で雑談をする際に、その内容や進め方などに関して、気をつけるべきこととして「相手の都合を考慮する」「長い時間雑談しないようにする」「雑談不要と思っている人への配慮」「ハラスメントに気を付ける」という4つのポイントを説明します。また、具体的にどうすれば良いのかという対策も合わせて確認しましょう。

相手の都合を考慮する

こちらが雑談をしたくても、相手にとっては業務の妨げになってしまう可能性もあるため、相手の都合を考えることが大切です。しかし、オフィスで働いている場合には「忙しそうだから話しかけないでおこう」「手が空いていそうだから話しかけても大丈夫かな」というように、目の前にいる相手の状況を見て判断することができますが、テレワークでは相手の状況が分かりません。テレワーク環境でも相手の状況を把握する方法が必要です。その方法として考えられるのは、カレンダーアプリの活用です。カレンダーアプリにメンバーそれぞれが自分のスケジュールを入れておき、それをチーム内で共有することによって、相手の状況を推測できるようになります。ほかの方法としては、チャットツール内でのやりとりを確認することで、相手が今どんな業務をしていて、対応に追われているかどうかをある程度は推測できます。タイミングを見計らって雑談を持ちかけるようにしましょう。

長い時間雑談しないようにする

ウェブ会議ツールやチャットで雑談をする際には、話が盛り上がっているとつい時間を忘れてしまい、雑談が長くなりすぎることがあります。雑談はあくまでガス抜きなので、業務に支障が出ないように気をつけましょう。そもそもテレワークで雑談が長くなってしまうのは、オフィスと違って、人の目を気にしなくなるからです。オフィスであれば周囲に別の従業員がいるため、雑談をしている姿を見られているという意識がありますが、テレワークだとそういった意識が薄くなり、つい長くなってしまうのです。長くなりすぎないための方法としては、チャットで雑談をする際にはダイレクトメッセージではなく、ほかのメンバーからも見えるチャンネルでするようにしましょう。人の目を意識して、長くなるのを抑制できます。また、ウェブ会議ツールを使う際にはあらかじめ時間を決めておくのが良いでしょう。

雑談不要と思っている人への配慮

テレワークで雑談することの重要性については前述しましたが、それでも「雑談なんてせずに仕事に集中するべきだ」と思っている人はいるので、そういう人への配慮を忘れないようにすることが大切です。
例えば、チームミーティングの途中で雑談タイムを設定する場合にも、あくまで雑談には自由参加であるということを説明することで、雑談は不要だと考えている人の意見を尊重しましょう。特定の人物がいつも会話に入ってこない場合には、単純に話すのが苦手な人もいますが、雑談が不要だと思っている可能性もあります。いずれにしろ無理に巻き込まないようにします。また、後述する雑談用のグループチャットで雑談をしているときに、リアクションがない人がいても、むやみにメンションをつけて話を振るようなことはせず、雑談のメリットを感じられる人同士でコミュニケーションを楽しみましょう。

ハラスメントに気を付ける

基本的には何を話してもいい雑談ですが、ハラスメントには気を付けなければなりません。これはテレワーク環境であっても、オフィスであっても同じです。雑談だとプライベートな話をすることも多くなりますが、踏み込み過ぎたことでセクハラなどになってしまう可能性もあるため、難しい問題です。
テレワーク環境では、ウェブ会議ツールを通して、相手の自宅の様子や部屋に置いてあるものが見えてしまうこともあります。雑談の話題としてついつい触れたくなってしまいますが、ハラスメントになるリスクがあることを理解しておきましょう。重要なのは、相手との信頼関係がどの程度築けているのかを意識することと、ビジネス上の仲間としての節度あるコミュニケーションを心掛けることです。
上記のウェブ会議ツールの例に関しては、背景を見えないようにしておくことがひとつの対策になると考えられます。踏み込まれたくない部分があるという意思表示にもなります。お互いが心地よい距離で雑談を楽しめるような環境を整えるようにしましょう。

雑談部屋（雑談専用グループチャット）を作る

雑談ができる環境を整えるための具体的な方法として、最も簡単なのはビジネスチャットツールで雑談専用のグループチャットや雑談用のチャンネルを作ることです。テレワークを実施しているほとんどの企業がチャットツールを導入しており、どのチャットツールでも容易にグループチャットやチャンネルを新設することができます。
チャットを活用して雑談をするメリットとしては、文字で始められるという手軽さがあります。作業が一段落したときや休憩時間など、それぞれが好きなタイミングで返事ができるというのも大きなポイントです。また、趣味などのテーマ別でチャットを分けたり、投稿するコンテンツの種類で分けたりできるので、アイデアや工夫次第で新しいコミュニティが生まれて、社内コミュニケーションが活発になっていく可能性もあります。

ミーティング冒頭の数分間に雑談タイムを取り入れる

上記はチャットでの雑談でしたが、次にウェブ会議ツールを使った雑談方法を紹介します。
雑談をするためだけに時間を決めて、ウェブ会議ツールを設定することには抵抗感がある人も多いのではないでしょうか。そういった場合には、定期的に開催しているオンラインミーティングの際に、冒頭の数分を雑談タイムとして割くという方法がおすすめです。もしミーティングに遅れている人がいる場合には、雑談をすることで場を繋ぐことにもなります。また、そのミーティングに参加するのが初めての人がいれば、雑談をすることでなじみやすくなる可能性も高くなります。雑談がアイスブレイクになって、発言しやすい雰囲気が生まれれば、コミュニケーションが活性化して、通常よりもさらに生産的なミーティングになるかもしれません。

オンラインランチ会やコーヒーブレイクを実施する

オフィスで仕事をしている場合には、ランチや休憩の時間に同僚と雑談をする人も多いのではないでしょうか。この形が優れているのは、食事や休憩が主な目的で、雑談はそれに付随するものとして自然と生まれるところですが、テレワーク環境でも同じ状況を作ることは可能です。ウェブ会議ツールを使って、あらかじめ時間を決めて設定しておきます。あとはそれぞれが昼食やコーヒーをPCの前に持ち寄るだけで、ランチ会やコーヒーブレイクをすることができます。
オンラインでランチ会をすることのメリットは、いくつかあります。まず場所の制限がないので、お店を予約する手間などがありません。さらに、利用するツールの種類にもよりますが、ほとんど人数にも制限がないと言えます。大人数でのランチ会も容易に実現することができます。また、対面で実施する場合に比べて、部署の垣根を越えた交流もしやすくなります。参加者を募る際には、雑談チャットグループを活用すると良いでしょう。

日立ソリューションズでは、テレワーク環境でのビジネス課題を解決するさまざまソリューションを提供しています。その中でも、本コラムのテーマである「雑談」に役立つものを2つ紹介します。
1つ目は、「仮想オフィスサービス」です。これは、多くの企業で導入されているMicrosoft Teamsと自動連携した仮想オフィス空間を創り、コミュニケーションをより取りやすくすることをめざしたクラウドサービスです。フロアマップを表示することで、チームのメンバーの出勤状況を一目で把握することができます。スケジュールや業務の状況も見える化できるため、雑談を持ちかけて良いかどうかの判断がしやすくなります。また、このサービスを使うこと自体でチーム全体の一体感が生まれやすくなるため、雑談を含めてコミュニケーションが活性化することが期待できます。
2つ目は、「バーチャル背景設定ツール ChromaCam」です。本コラムの「ハラスメントに気を付ける」の中でも触れましたが、自宅でウェブ会議ツールを使用すると自宅の中の様子が相手に伝わってしまうため、背景を設定するのがおすすめです。ChromaCamが優れているのは、PC内蔵カメラに直接背景を追加するため、使用するウェブ会議ツールに背景を設定する機能がなくても利用できるところです。背景を設定することによってプライバシーを保護し、適度な距離感で雑談を楽しむことができます。

関連情報：

• 仮想オフィスサービス
• バーチャル背景設定ツール ChromaCam

雑談は業務効率化やモチベーション維持に役立つものであり、業務を円滑する進めるうえで必要であるということは以前から言われていましたが、多くの企業にテレワークが浸透してきたことによって、より一層その重要性が認識されるようになりました。テレワーク導入前と比べて、社内に活気がないと感じられる場合には、雑談が足りていない可能性があります。ぜひ本コラムを参考に、自社に合ったツールを活用して、雑談が気軽にできる環境を整えてください。

※本コラム記載の情報は2023年2月時点のものです。