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メール送受信における情報漏洩リスクを軽減する「活文 メールゲートウェイ」

 

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活文 メールゲートウェイ
機能

誤送信防止

クライアントでの宛先事前チェック

メール送信前の宛先確認画面表示

Outlookの「送信」ボタンを押した後のウィンドウで、全ての宛先が危険度レベルごとに色分け表示されます。送信しようとしたメールに注意が必要な宛先が含まれていた場合は、赤系の色で表示されるため、視覚的な注意喚起が行えます。

  • 赤色: 危険度レベルが高く、誤送信のリスクが高い宛先
  • 黄色(注意マーク): 自分のアドレス帳に登録されていない宛先
  • 青色: 危険度レベルが低く、誤送信のリスクが低い宛先

添付ファイルがある場合は、大きなアイコンを表示することによって注意を促し、送信前に送信者自身が誤送信のリスクを認識することで事故防止への効果を高めることができます。

メール送信前の宛先確認画面表示の図

メール送信キャンセル

一時保留中に送信キャンセル可能

社外宛の送信メールはサーバで一時保留します。送信後にメールの間違いに気づいた場合でも保留中は送信をキャンセルできるため、より多くの誤送信の防止が可能。なお、保留時間はユーザごとに設定できます。一定時間内に、メール送信操作が行われない場合は、自動で送信キャンセルすることも可能です。

メール送信キャンセルの図

社内外で時間差送信

社内みんなで安全確認

社内外にメールを一斉送信する際に、社外宛は保留し、社内宛は即送信するという設定が可能。社外へ送信する前に送信者だけでなく社内の同僚も送信メールを確認できるため、誤送信の見逃しを減らすことができます。

社内外で時間差送信の図

メール無害化

画像変換・振り分け機能

外部メールをインターネットメールサーバと
総合行政ネットワーク(LGWAN)メールボックスの両方に転送可能

活文 メールゲートウェイ ではメールの振り分け機能を持っています。インターネットから受信するメールは、一旦 活文 メールゲートウェイ が受信し、振り分けを行います。

画像変換・振り分け機能の図

メールアーカイブによるオリジナルメールの確認

インターネット端末でのオリジナルメール確認

画像変換する前の添付ファイルが必要な場合には、オリジナルメールを確認します。活文 メールゲートウェイ では、インターネット端末を利用して2通りのオリジナルメール確認の手段を提供します。
1つ目は、インターネットメールサーバに転送したオリジナルメールを受信して確認する方法です。2つ目は、活文 メールゲートウェイ サーバ内に蓄積するアーカイブを確認する方法です。
どちらの方法でも、インターネット端末にてオリジナルメールを確認できますので、お客さまの構成に合わせて選択していただけます。

オリジナルメールの確認:メールアーカイブの図

暗号化ファイル解凍機能(ZIP形式)

暗号化された添付ファイル付きメールの安全な配送が可能

添付ファイルが暗号化(ZIP)されているとメールセキュリティサーバは安全性をチェックできないため、リスクがあってもそのまま受信するメールシステムが一般的でした。
活文 メールゲートウェイ では、暗号化ファイルが添付されたメールは配送せずに一時保存し、受信者がWebブラウザからパスワードを入力して、暗号化を解除。メールセキュリティサーバによるチェックを経由して安全にメールを受け取ることが可能です。

暗号化ファイル解凍機能(ZIP形式)の図

機能一覧

基本機能

誤送信防止

メール送信キャンセル 社外宛の送信メールはサーバで一時保留。送信後にメールの間違いに気づいた場合、キャンセルできます。一定時間、メール送信操作が行われない場合、自動で送信キャンセルすることも可能です。
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社内外で時間差送信 社内外にメールを一斉送信する際に、社外宛は保留し、社内宛は即送信することが可能。社外への送信前に社内で送信メールを確認でき、誤送信の見逃しを低減できます。
もっと詳しく
誤送信リスク通知
社外宛の送信メールに「社外秘」とある、機密情報が含まれたファイルが添付されている、などを自動検知。送信者が誤送信に気づいたらメールをキャンセルできます。
※検知するキーワードや添付ファイルの種類などはお客さまごとに設定可能
保留時間の自動延長 社外宛の送信メールに「社外秘」とある、機密情報が含まれたファイルが添付されている、などを自動検知した場合、保留時間を延長。誤送信の発見を促します。
※検知するキーワードや添付ファイルの種類などはお客さまごとに設定可能
送信者宛自動送信 社外宛の送信メールはサーバで一時保留するとともに、送信者に自動送信。メールの間違いに気づいた場合は送信をキャンセルできます。保留時間はユーザーごとに設定可能です。
ワンタイムパスワード 送信メールの添付ファイルは、ワンタイムパスワード付きのZip 形式に自動変換可能。ファイル内のデータを保護して送信します。
ユーザ指定パスワード 送信者が指定したパスワードで添付ファイルを保護し送信することが可能。受信者は送信者からメールあるいは電話などで知らされたパスワードで、ファイルを解凍できます。
送信メールポリシ設定 特定のメール送信者アドレスやメール宛先アドレスなど、送信メールに条件を設定して、条件ごとに、一時保留や即時送信などのアクションを設定することができます。

有償オプション機能

誤送信防止:上長承認

宛先の自動BCC 化 メールマガジンやメールニュースなどにおいて、本来Bcc 欄に入れるべきメールアドレスを、ToやCc 欄に入れて送信してしまうミスを防止。たとえば10 名以上のアドレスが入力されている、あるいはfrom にメールマガジンのアドレスが入力されているなど、設定された条件に応じて宛先を自動でBCC 化できます。
部下送信メール
サマリー通知
上長は、部下が外部に送信したメール通数の集計通知を定期的に受け取ることができます。また、サマリー通知メールから、部下が外部に送信したメールの詳細をWeb で確認可能。さらにアーカイブオプションでは、部下が送信したメールの内容を確認できます。
リアルタイム監査 あらかじめ登録された上長は、部下が送信する社外宛メールをBCC で受け取ることができます。上長は部下に知られることなく即時にメールの内容を確認。期間の指定や、特定の部下の指定も可能です。

誤送信防止:Web アップロード

Web アップロード 一定サイズ以上の添付ファイルは、Web ダウンロードに切り替えることが可能。1つまたは複数の添付は、1つのパスワードZIP に変換され、添付アクセス用パスワードはメール送信者にのみ通知します

誤送信防止:メールアーカイブ

メールアーカイブ 送信/ 承認操作履歴も含め、メール本文の内容を監査可能。監査者を組織単位で設定可能。その監査者は特定の部署についてやりとりされたメールを、上長承認まで含めて監査でき、問題点の早期発見を支援します。

誤送信防止:冗長構成

冗長構成 活文 メールゲートウェイを冗長構成で使用される場合に必要となるオプションです。

誤送信防止:宛先確認ツール for Outlook®

メール送信前の宛先確認画面表示 全ての宛先が危険度レベルごとに色分け表示され、視覚的な注意喚起が行えます。添付ファイルがある場合、大きなアイコンの表示によって送信前に注意を促し、送信者自身が誤送信のリスクを認識することができます。
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メール無害化

画像変換・振り分け機能 受信メールの振り分けを行います。LGWAN メールボックス向けには「添付ファイル除去」「HTML メールのテキスト変換」「添付ファイルの画像変換」を行い、無害化したメールを転送。インターネットメールサーバ向けにはオリジナルメールを転送します。
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メールアーカイブによる
オリジナルメールの確認
画像変換前の添付ファイルが必要な場合のために、インターネット端末を利用したオリジナルメール確認の手段を2 通りご提供。1 つは、活文 メールゲートウェイ サーバ内に蓄積するアーカイブを確認する方法。2 つ目は、インターネットメールサーバに転送したオリジナルメールを受信して確認する方法です。お客さまの構成に合わせてお選びください。
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上長承認による
オリジナルメールの転送
インターネット端末だけでなく、LGWAN 側端末でオリジナルメールの添付ファイルが必要な場合、上長承認を得た上での転送が可能です。インターネット端末にてLGWAN 側に転送したいオリジナルメールの件名先頭に【オリジナル転送】というキーワードを追加してLGWAN メールボックスに転送することで、自動的に上長へ承認依頼を発行。承認されると指定したLGWAN メールボックスにオリジナルメールが転送されます。
暗号化ファイル解凍機能
(ZIP 形式)
ZIP 形式などで暗号化されたファイルが添付されたメールは配送せずに一時保存します。そして受信者がWeb ブラウザからパスワードを入力して、暗号化を解除することで、メールセキュリティサーバがチェック。クリーンであれば受信者にメールを配送します。
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