2023年10月よりインボイス制度が開始されます。企業に大きな影響を及ぼすインボイス制度は、多くのメディアでも取り上げられている注目度の高い制度です。一方で、インボイス制度の開始に向けて何を行えばよいのか、つかみきれていない方も多いのではないでしょうか。インボイス制度に対応するためには、システム改修や業務フローの見直しも必要となり、早急な対応が求められます。
この記事では、インボイス制度において必要な取り組みや、請求書受領後の業務効率化に有効なAI-OCRの活用方法について解説します。

インボイス制度の概要

インボイス制度（正式名称：適格請求書等保存方式）とは、2023年10月1日より開始される、消費税の処理に関する制度のことです。インボイス制度の開始以降は、買い手が仕入税額控除を受けるための要件として、売り手から交付を受けた「適格請求書」の保存が必要となります。消費税を扱うすべての事業者は本制度への対応が必須です。要件を満たさない請求書では仕入税額控除の対象にすることができないため、自社の納税額が増えてしまいます。
具体的には、現行の請求書（区分記載請求書）に以下の情報を追記する必要があります。

• 登録番号：適格請求書発行事業者として登録を受けた際に発行される番号
• 適用税率：税率ごとに区分して合計した対価の額に対し、10% または 8%のどちらの税率が適用されるか
• 税率ごとに区分した消費税額等：10% または 8%の税率ごとに計算された消費税額

インボイス制度と電子帳簿保存法の関係

インボイス制度への対応とあわせて、電子帳簿保存法への対応についても考慮しなければなりません。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について、電子化されたデータでの保存に関する要件などを定める法律です。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子データで帳簿・書類を保管しやすくなるよう要件が緩和された一方で、電子取引情報（メール・EDI・電子FAXなど）は電子データでの保存が義務付けられました*。
電子データで適格請求書を発行・受領する場合、電子帳簿保存法の電子取引情報の要件に準拠した保存が必要となります。

*やむをえない事情によりシステムの整備などが間に合わない場合、宥恕措置期間として2023年12月31日までは電子取引情報の紙出力保存が認められている。なお、令和5年度税制改正の大綱では、2024年1月1日以降の猶予措置の開始についても触れられている。

インボイス制度のスケジュール

インボイス制度は、2023年10月1日に開始されます。なお、適格請求書を発行するためには、適格請求書発行事業者として事前に登録を行う必要があり、原則として2023年3月31日までに登録申請を済ませる必要があります（事業者登録の期限は、令和5年度税制大綱で、実質的には2023年9月末まで延長されています）。登録申請書の受付は2021年10月から既に開始済みです。
また、インボイス制度に対応できるよう、企業ではシステム面の整備が必要となることもあります。一般的にシステムの整備には時間がかかるため、まだ対応できていない企業はすぐにでも着手すべきでしょう。

インボイス制度の詳細については、以下の記事も参照ください。

それでは、インボイス制度の開始に向けて、企業はどのような対応をとるべきなのでしょうか。インボイス制度への対応では「請求書発行側」と「請求書受領側」の両方で対応が必要であり、それぞれ必要な対応は異なります。
多くの企業では、請求書のフォーマットを変える必要があるということで発行側に注目しがちですが、実は請求書受領側の業務も負荷が高いことに注意するべきです。
具体的には、請求書受領側として以下の対応が必要となります。

• インボイスの受領：「適正」な適格請求書を発行企業から受領する
• 帳簿への記録：必要事項を帳簿へ記録し、保存する
• 請求書の保管：受領した適格請求書を法令が定める要件にしたがって保管する

要件を満たしていない場合、企業は消費税の仕入税額控除を受けることができません。これらの対応には業務フローの見直しやシステム改修が必要となるケースが多く、業務への影響も大きいため、早急な取り組みが求められます。

請求書の受領側として、インボイス制度と電子帳簿保存法に対応するためには、具体的にどのような検討が必要となるのでしょうか。

適格請求書のチェック

適格請求書の要件を満たしていない請求書では、仕入税額控除は認められません。チェック作業は念入りに行う必要があります。
特に移行期では、要件を満たさない適格請求書が発行されるリスクが高まります。「登録番号が正しく記載されているか」「税率ごとに税額が記載されているか」などの確認が必要です。

請求書の保管

電子データで受領した適格請求書の場合、上述のとおり電子帳簿保存法への対応も必要です。電子帳簿保存法においては法令で定められた「真実性の確保」の要件を満たす必要があります。具体的には、「訂正・削除などの履歴が残る」もしくは「訂正・削除ができない」システムやクラウドサービスを用いて、保存されたデータが改ざんされていないことを客観的に証明できるようにします。
また、これまで電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存していた場合、今後はすべての電子データを電子保存しなければならないため、業務フローの変更が必要となるでしょう。電子データの保管ルールを定めたうえで、社内に周知・徹底しなければなりません。

検索機能の確保

電子帳簿保存法では、上述した「真実性の確保」のほかに、「可視性の確保」も求められます。保管する帳票・書類のデータを、指定された項目により検索・提示できるようにしなければなりません。
2022年の法改正により検索要件は緩和されたものの、「取引年月日」「取引先名称」などの主要項目で検索し、提示できるように準備する必要があります。

スケジュールを意識した対応

ここまで紹介してきたとおり、インボイス制度および電子帳簿保存法へ対応するためには、システム面の考慮も必要です。システム対応は一定の期間がかかるため、目前に迫ったインボイス制度の開始および電子帳簿保存法の宥恕期間終了までに対応できるように準備しなければなりません。

インボイス制度および電子帳簿保存法へ対応するには、主に以下のプロセスが必要です。

2023年3月31日までに実施しておくべきこと

• 申請・計画：適格請求書発行事業者の登録申請、請求書などの計算方法の見直し、請求書の発行・受領・保存の方法の検討　など

2023年10月1日までに実施すべきこと

• インボイス制度準備：取引先の対応状況の確認、請求書の発行・受領・保存の方法の確立・システム化、電子帳簿保存法の「電子取引情報」、そして「スキャナ保存」を含めた対応の検討　など

2023年10月1日以降

• インボイス制度運用：運用のオペレーションが円滑かどうかを評価、オペレーションの評価結果にもとづく改善・対策　など

このように、業務の整理やシステムの導入・変更への対応、業務やシステムの変更に対する社内教育など考慮すべき作業が多数あります。インボイス制度が開始する2023年10月までにこれらを完了させ、業務フローを確立しましょう。

緊急性が高いインボイス制度および電子帳簿保存法への対応ですが、インボイスのチェックや入力がとても負荷になる点は、AI-OCRを活用することで解決できます。

AI-OCRとは

AI-OCRとは、文字読み取り技術であるOCRにAIを加えたものです。読み取った情報をAIが解析し、書類全体における文字の配置から、多少位置が変わっても同じ目的で使われている文字だと判断したりすることができます。文字の読み取り精度が向上したAI-OCRでは、PCなどで印字された文字だけではなく、手書き文字や非定型の文書なども精度よく読み取ることもできます。
AI-OCRの主な機能は以下のとおりです。

• 文書フォーマットや文字エリアの自動認識
• 文字認識、データ抽出（出力）
• 台形・歪み補正、ノイズ処理

AI-OCRを活用すると、インボイス制度への対応にどう役立つのか

インボイス制度では、受領した適格請求書が必要記載項目を満たしているかを確認する業務が発生します。このような場合、例えば、AI-OCRで適格請求書から登録番号を読み取ることで、チェック業務や業務システムなどにデータ入力する手間を削減できます。
また、請求書は取引先によってフォーマット（レイアウト）が異なります。フォーマットが異なる請求書から必要項目を目で見て探し出し、チェックする作業は非常に大変です。請求書のフォーマットを学習して、多少位置が異なっても同じ目的で使われている情報だと判断するAI-OCRを活用すれば、より効率的にチェック業務を行えます。

「活文 Intelligent Data Extractor」とは

当社が提供するAI-OCR製品「活文 Intelligent Data Extractor」は、紙や電子データで送付された請求書を解析し、必要情報を抽出することで、インボイス制度の受領業務の効率化を支援します。
AI-OCRの製品によっては固定フォーマットのみに対応するものもありますが、「活文 Intelligent Data Extractor」はさまざまな請求書のフォーマットを自動認識し、適格請求書として求められる項目を自動で抽出します。これにより、読み取り作業の負荷を軽減できるほか、読み取った情報を支払いなどの後続業務の自動化に活用することも可能です。
また、多彩な検索機能で文書を発見・活用できる文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」との併用で、電子帳簿保存法の「真実性の確保」や「可視性の確保」の要件を満たした形での請求書保管を実現できます。クラウド環境での利用も可能なため、リモートワークにも対応しやすくなります。
導入においては、システムインテグレーターである当社の実績と知見により、コンサルティングからシステム導入までトータルにサポートします。

なお、インボイス制度への対応を支援するソリューションについては、以下をご覧ください。

この記事では、インボイス制度に対応するための取り組みや、業務効率化に有効なAI-OCRの活用方法について紹介しました。インボイス制度の開始は目前に迫っており、企業は業務面・システム面のどちらにおいても迅速な対応が必要となります。AI-OCRの活用は、インボイス制度対応を効率化するために有効な手段といえるでしょう。